INTRODUÇÃO:
Pela abordagem NEOCLÁSSICA, funções do administrador tomam por base quatro princípios: PLANEJAR, ORGANIZAR, DIRIGIR e CONTROLAR, conhecidos pela sigla PODC. Estes princípios, originalmente desenvolvidos por HENRI FAYOL na TEORIA CLÁSSICA, ficaram conhecidos como PREVER, ORGANIZAR, COMANDAR, COORDENAR e CONTROLAR (POCCC ou PO3C).
As ORGANIZAÇÕES não trabalham de forma empírica com base no improviso. O processo administrativo procura ordenar quatro tarefas (funções) básicas numa ordem correta, encaixadas uma a uma, para que a empresa tenha sucesso. Estes princípios ou funções são entrelaçados de maneira homogênea, como um todo. O PODC garante a eficiência de todas as partes envolvidas (departamentos, seções e os ocupantes de cargos).
1 – PLANEJAR
Administrar é trabalhar de forma RACIONAL, estruturada e com LÓGICA organizando as atividades a serem executadas.
O PLANEJAMENTO é básico para qualquer tipo de ORGANIZAÇÃO e é a primeira função do processo administrativo. Tem relação com o FUTURO (imediato e mediato), servirá como base para as demais funções, prevê e antecipa qualquer circunstância pela visão total do trabalho.
É o lado RACIONAL em uma ação consciente e organizada. Define OBJETIVOS a serem atingidos e a forma como eles deverão ser alcançados. Mesmo preestabelecendo OBJETIVOS, METAS e recursos necessários, o PLANEJAMENTO é flexível ao permitir alterações. O processo fica mais claro quando são feitas as perguntas conhecidas como 5W2H. O PLANO é o resultado do PLANEJAMENTO.
1.1 – Definição de Objetivos: é onde se inicia o processo de PLANEJAMENTO e vai definir inicialmente AONDE se quer chegar e COMO chegar até lá. OBJETIVOS são resultados futuros que se pretende atingir em um determinado espaço de tempo (os alvos) usando os recursos disponíveis ou possíveis. A partir da definição dos OBJETIVOS o GESTOR começa o detalhamento dos planos de trabalho.
1.2 – O desdobramento dos OBJETIVOS: os OBJETIVOS de uma ORGANIZAÇÃO também podem ser colocados em uma HIERARQUIA, desde os OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS até os OBJETIVOS OPERACIONAIS. Este processo também é conhecido como HIERARQUIA DE OBJETIVOS.
Portanto, a atividade do PLANEJAMENTO evolve tanto as ESTRATÉGIAS e políticas de longo prazo para se alcançar OBJETIVOS da mesma forma que estabelece um conjunto de atividades detalhadas e rotineiras de um Departamento para se alcançar OBJETIVOS imediatos relacionados a uma ou várias TAREFAS.
A partir dos OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS (Globais, Estratégicos e genéricos) a ORGANIZAÇÃO pode fixar Políticas, Diretrizes, Metas, Programas, Procedimentos, Métodos e Normas:
● Políticas: são afirmações genéricas baseadas na Cultura Organizacional para orientar a ação administrativa tanto em níveis mais elevados, quanto no operacional. Usam as palavras chave COMO – Manter – Seguir – Usar – Tratar – Prover – etc.
● Diretrizes: são as linhas ou um conjunto de instruções estabelecidas para alcançar os OBJETIVOS pretendidos. Os OBJETIVOS são os fins e as DIRETRIZES orientam e mostram os meios adequados.
● Metas: são os alvos de curto prazo – são os OBJETIVOS divididos em partes.
● Programas: dão atividades em sequência para se atingir uma meta.
● Procedimentos: são planos em sequência cronológica de TAREFAS específicas para realizar determinados trabalhos (Rotinas – passo a passo).
● Normas: são regras e regulamentos.
– Abrangência do Planejamento – Níveis: em função da HIERARQUIA dentro de uma ORGANIZAÇÃO, o Planejamento ocorre em 3 níveis distintos:
● PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO.
● PLANEJAMENTO TÁTICO.
● PLANEJAMENTO OPERACIONAL.
2 – ORGANIZAR
É o passo seguinte após o PLANEJAMENTO e uma parte importante da função administrativa. Sua finalidade é ESTRUTURAR, INTEGRAR RECURSOS, INTEGRAR DEPARTAMENTOS ENVOLVIDOS e ESTABELECER RELAÇÕES entre eles dentro das atribuições de cada um. A função ORGANIZAR é dependente do PLANEJAMENTO, da DIREÇÃO e do CONTROLE para formar o processo administrativo. É o modo como é criado um sistema para alcançar OBJETIVOS escolhendo como processar, arranjar, coordenar, disponibilizar, classificar informações e estabelecer TAREFAS.
Também prevê os RECURSOS e como as TAREFAS serão agrupadas (delimitando a cada indivíduo a distribuição de atividades), a hierarquia (linhas de subordinação) e locais definidos. Os RECURSOS podem ser financeiros, técnicos, humanos (PESSOAS), materiais (matérias-primas, suprimentos e mercadorias) e estabelece o que for necessário para a execução do PLANEJAMENTO. A função ORGANIZAÇÃO é:
● Determinar as atividades necessárias e específicas para se alcançar os OBJETIVOS planejados (ESPECIALIZAÇÃO).
● Agrupar as atividades necessárias (DEPARTAMENTALIZAÇÃO).
● Designar atividades para as posições e funcionários (cargos, tarefas e executores).
– Abrangência da ORGANIZAÇÃO: em função da HIERARQUIA a ORGANIZAÇÃO ocorre em 3 níveis distintos:
● ORGANIZAÇÃO ESTRATÉGICA.
● ORGANIZAÇÃO TÁTICA.
● ORGANIZAÇÃO OPERACIONAL.
3 – DIRIGIR
Muitos profissionais consideram esta atividade como sendo somente uma simples distribuição de TAREFAS. Mas, é muito mais importante: é dar andamento ao trabalho transformando o PLANO em ações concretas, efetivas, sendo a mais complexa por envolver o fator humano.
Este é a fase seguinte, após o PLANEJAMENTO e ORGANIZAÇÃO acionando e dinamizando a empresa para colocar em andamento o que foi planejado, utilizando o material humano da ORGANIZAÇÃO, que tem que ser alocado em seus cargos e funções, treinado, engajado e motivado para alcançar resultados.
Esta função pressupõe por parte do GESTOR um grau de LIDERANÇA e HABILIDADE INTERPESSOAL bem maior. Ele deve estar capacitado para criar uma EQUIPE (as PESSOAS) que atenda plenamente ao que foi estipulado no PLANEJAMENTO.
É a função administrativa que orienta e guia o comportamento das PESSOAS em direção aos objetivos a serem alcançados. É uma atividade de comunicação, motivação e liderança com base no relacionamento entre Gestores e subordinados para que o PLANEJAMENTO e a ORGANIZAÇÃO tenham sequência.
– Abrangência da DIREÇÃO: em função da HIERARQUIA a DIREÇÃO ocorre em 3 níveis distintos:
● DIREÇÃO ESTRATÉGICA.
● DIREÇÃO TÁTICA.
● DIREÇÃO OPERACIONAL.
4 – CONTROLAR
A função administrativa CONTROLE garante que os resultados do que foi PLANEJADO, ORGANIZADO e DIRIGIDO esteja o máximo possível de acordo com os OBJETIVOS que foram previamente definidos. Desta forma se verifica se a ATIVIDADE ou TAREFA controlada está ou não alcançando os OBJETIVOS ou os RESULTADOS esperados.
As Fases do CONTROLE
● O estabelecimento de padrões ou critérios: representam o desempenho desejado que é definido por NORMAS que guiam as decisões. Os PADRÕES definem o que deverá ser feito e o desempenho ou resultado a ser aceito como normal ou desejável. Os PADRÕES podem ser expressos em tempo, dinheiro, qualidade, unidades, custos ou índices. TAYLOR desenvolveu padrões como tempo padrão no estudo dos tempos e movimentos na ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA.
● Observação de DESEMPENHO: para se controlar o desempenho de alguma atividade é necessário conhecê-la com ao máximo. O CONTROLE atua para ajustar operações aos PADRÕES determinados previamente e compara os resultados de acordo com a INFORMAÇÃO que recebe. A verificação do desempenho ou (resultado) visa obter informações precisas sobre o que está sendo efetuado.
● Comparação com o PADRÃO: é impossível que qualquer atividade não apresente algum tipo de variação, erro ou desvio. Os PADRÕES devem determinar limites aceitáveis e nem sempre as variações encontradas necessitam de correções, a não ser que elas escapem dos limites.
O CONTROLE mostra as correções necessárias e deve se centrar só nas exceções ou desvios em relação aos PADRÕES. As comparações são feitas por meio de gráficos, relatórios, índices, porcentagens, medidas, estatísticas etc. procurando apresentar DADOS e INFORMAÇÕES com a maior exatidão possível.
● Ação corretiva: a finalidade do CONTROLE é manter os RESULTADOS dentro dos padrões definidos para que os OBJETIVOS sejam alcançados. As variações, erros ou desvios devem ser corrigidos, avaliando-se as CAUSAS e as CONSEQUENCIAS para as devidas providências.
– Abrangência do CONTROLE: em função da HIERARQUIA oCONTROLE ocorre em 3 níveis distintos:
● CONTROLE ESTRATÉGICO.
● CONTROLE TÁTICO.
● CONTROLE OPERACIONAL.
A denominação TEORIA NEOCLÁSSICA é utilizada apenas no Brasil e ficou estabelecida por IDALBERTO CHIAVENATO no seu livro em “Introdução à teoria geral da administração” (Editora Makron Books. Edição 4ª. São Paulo, 1993). CHIAVENATO afirma que “Os autores aqui abordados, (…) muito embora não apresentem pontos de vista divergentes, também não se preocupam em se alinhar dentro de uma organização comum. Em resumo, os autores neoclássicos não forma propriamente uma escola bem definida, mas um movimento relativamente heterogêneo. Preferimos a denominação teoria para melhor enquadramento didático e facilidade de apresentação”.
Sugestão de Leitura
COLTRO, ALEX. Teoria geral da Administração. Editora Inter Saberes. Edição 1ª. Curitiba, 2015.
VIZEU, FÁBIO. Teorias da administração: origem, desenvolvimento e implicações. Editora Inter Saberes. Edição 1ª. Curitiba, 2019.
CHIAVENATO, IDALBERTO. Introdução à teoria geral da administração. Editora Makron Books. Edição 4ª. São Paulo, 1993.
