O sucesso do INVENTÁRIO tem início em um PLANEJAMENTO correto antevendo todas as providências para preparar o trabalho. O plano considera o entendimento das fases a serem cumpridas e a maneira como elas serão realizadas. Envolve um calendário de reuniões, a convocação dos participantes, listagem dos itens, espaço físico, CUT-OFF, contagem, recontagem, checklist, registros, ajustes, reconciliação (justificando as variações ocorridas), atualização e análise da ACURÁCIA. É evidente que não existe uma fórmula exata para este trabalho – cada empresa tem de encontrar a maneira mais adequada de acordo com as suas circunstâncias e CULTURA ORGANIZACIONAL. Porém, há alguns procedimentos básicos na preparação para o INVENTÁRIO.
O INVENTÁRIO de ESTOQUE é uma lista de todos os produtos armazenados em um estoque. Manter a sua atualização é importante para as empresas terem o conhecimento dos itens estocados e tomar decisões mais corretas. Os ESTOQUES são um dos ATIVOS de maior importância por sua influência sobre o resultado (lucro ou prejuízo). Boa parte da ORGANIZAÇÕES ainda prefere realizar o INVENTÁRIO só uma vez por ano (Dezembro). Opiniões mais atualizadas alertam sobre o risco desta forma de trabalho. Qualquer erro ocorrido em Abril só será notado quando na época do levantamento anual.
O entendimento das abordagens TOP-DOWN (TD) e BOTTOM-UP (BU) tem sido decisivo na condução das estratégias de gestão para melhores resultados a resposta das EQUIPES. Assim, será possível atender às demandas e impedir que a empresa caia em um estado de estagnação que, às vezes, poderá ser irreversível . Se no momento o mercado está tão dinâmico e altamente competitivo, é importante adotar uma das abordagens gerenciais mais convenientes diante da situação.
Ao verificarmos a literatura sobre o assunto, é comum que o MODAL VIRTUAL seja trocado pelo conceito do MODAL INFOVIÁRIO. De fato, suas aplicações são semelhantes. Entretanto, o MODAL VIRTUAL é mais relacionado ao meio de transporte utilizado para a entrega de INFOPRODUTOS (os produtos de aspectos não físicos). O MODAL INFOVIÁRIO é mencionado sob o aspecto de que os INFOPRODUTOS são entregues através de uma INFOVIA, o MODAL necessário para o transporte. Outros pontos de vista têm definido o MODAL INFOVIÁRIO ao transporte de DADOS e INFORMAÇÕES para o meio CORPORATIVO.
A ACURACIDADE tem sido uma das preocupações de maior relevância. Diante das incertezas da demanda, os estoques bem controlados dão a segurança para as operações em qualquer empresa e permitem a continuidade do nível de serviço. Porém, se os estoques forem excessivos eles poderão causar perdas em relação ao capital que foi investido. Nos últimos anos o cenário vem trazendo desafios pela maior exigência dos clientes, os produtos têm tido ciclos de vida mais curtos e o comércio eletrônico tem crescido vertiginosamente requerendo formas de GESTÃO mais flexíveis para a intensidade dos fluxos.
O INVENTÁRIO é o processo que faz a classificação, identificação e contabilização dos itens armazenados no estoque. A atividade é importantíssima pois confere se todas as INFORMAÇÕES CONTÁBEIS de entrada e saída de mercadorias (movimentações) estão concordantes com o que está fisicamente no armazém. Desta maneira é possível verificar a ocorrência de prejuízos por perda, extravio, obsolescência, danos etc. Ao mesmo tempo garante a disponibilidade de itens para a venda ou produção.
O processo de TOMADA DE DECISÕES gerenciais, em geral, não é uma tarefa fácil. As escolhas feitas pelos EXECUTIVOS podem gerar impactos tanto de forma positiva quanto de forma negativa. Nesse sentido, a CONTABILIDADE pode ajudar como uma ferramenta útil. A CONTABILIDADE mudou e passou a ser vista de outra forma. Ela apresenta novas vertentes que são muito mais evoluídas e diferenciadas em comparação com a visão habitual voltada para registrar todas as movimentações dos fatos que alteram a situação patrimonial. Hoje, os DADOS e INFORMAÇÕES obtidos pela CONTABILIDADE são fundamentais como o suporte na TOMADA DE DECISÕES e podem ser utilizados para antecipar, evitar ou resolver problemas na ADMINISTRAÇÃO seguindo novas metodologias de análise.
Ao sair do modelo tradicional, que não é capaz de gerar informações mais interessantes para o PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, a CONTABILIDADE ESTRATÉGICA tem um campo de trabalho extenso por fornecer DADOS e INFORMAÇÕES importantes para dar suporte a GESTÃO. Com sua ação integrada e maior exatidão ela traz aprimoramento das formas de controle de todos as áreas da empresa para permitir que se compreenda as falhas, a para a percepção mais nítida de todas as necessidades e, até mesmo, das oportunidades de negócio.
É a CULTURA ORGANIZACIONAL que precisa estar alinhada à NOVA ECONOMIA. A CULTURA ORGANIZACIONAL precisa permitir, de fato, mudanças e a formação de um AMBIENTE LABORAL criativo e inovador. A GESTÃO terá a responsabilidade de esclarecer aos colaboradores as suas responsabilidades, as expectativas sobre os objetivos (os resultados esperados), os desafios e a autonomia para que eles encontrem o melhor caminho para chegar aos objetivos. Assim, a ORGANIZAÇÃO terá sucesso com uma estrutura atuando através de Material Humano de qualidade, Planejamento e Processos adequados.
Não se trata de um modismo passageiro – é por questão de COMPETIVIDADE. As empresas estão se adequando com muita rapidez a uma realidade que os estudiosos denominaram como GESTÃO 4.0. É inegável como a evolução da tecnologia vem exercendo uma enorme influência sobre a atuação dos GESTORES. No presente, as análises sobre DADOS e INFORMAÇÕES se tornaram muito mais acuradas e ágeis para dar segurança às TOMADAS DE DECISÃO. A denominação GESTÃO 4.0 foi criada comparando a evolução histórica do processo de industrialização. A análise tomou por base as transformações ocorridas, avanços tecnológicos e inovações científicas causadas pelas REVOLUÇÕES INDUSTRIAIS.
