INTRODUÇÃO:
Para os especialistas em LOGÍSTICA, o sucesso do INVENTÁRIO tem início em um PLANEJAMENTO correto antevendo todas as providências para preparar o trabalho. O plano considera o entendimento das fases a serem cumpridas e a maneira como elas serão realizadas. Portanto, envolve um calendário de reuniões, a convocação dos participantes, listagem dos itens, espaço físico, CUT-OFF, contagem, recontagem, checklist, registros, ajustes, reconciliação (justificando as variações ocorridas), atualização e análise do nível de ACURÁCIA.
Muitas pessoas ainda têm uma visão errada sobre LOGÍSTICA por entendê-la como uma tarefa relacionada apenas ao transporte. É um entendimento raso. A LOGÍSTICA tem sido uma das áreas que vem obtendo destaque por incluir atividades importantes que consideram vários outros processos. Entre estes processos, destaca-se o INVENTÁRIO DO ESTOQUE, uma ferramenta importante na GESTÃO DE ESTOQUE.
É evidente que não existe uma fórmula exata para este trabalho – cada empresa tem de encontrar a maneira mais adequada de acordo com as suas circunstâncias e CULTURA ORGANIZACIONAL. Porém, há alguns procedimentos básicos na preparação para o INVENTÁRIO DO ESTOQUE:
1 – O Espaço Físico: o plano de trabalho poderá considerar o ESPAÇO FÍSICO sob três aspectos:
1.A – Determinar o local apropriado para a contagem e conferência dos itens.
1.B – Aproveitar o trabalho do INVENTÁRIO para organizar, mapear e corrigir eventuais erros de endereçamento. O ESPAÇO FÍSICO precisa estar identificado para facilitar a verificação e a CONTAGEM de cada item. Desta maneira, a GESTÃO e as atividades diárias do armazém serão facilitadas. Os DADOS e as INFORMAÇÔES no sistema permitirão a identificação exata e rápida dos itens e a sua localização pela identificação das prateleiras.
1.C – Aproveitar o trabalho do INVENTÁRIO e racionalizar, de maneira correta, a área de estocagem pelo aproveitamento vertical e eliminação de espaços ociosos.
Assim, será possível dispor o ESPAÇO nas três dimensões (comprimento, largura e altura), aumentar a área útil e diminuir o custo de manutenção (que aumenta na proporção da dimensão do ESTOQUE).
2 – Similaridade: outra medida para facilitar o trabalho do INVENTÁRIO é agrupar os itens por SIMILARIDADE (ou por Categorias e Subcategorias de produtos). O agrupamento dos SKU’S por SIMILARIDADE vai contribuir para tornar o INVENTÁRIO eficiente pela CONTAGEM FÍSICA mais prática, pela conferência de valores com maior exatidão e, principalmente, por possibilitar a correção de divergências por grupo de produtos.
O INVENTÁRIO poderá ser planejado prevendo a contagem dos produtos segundo suas finalidades ou em função de outras características. Tomando uma categoria maior de produtos é possível dividi-la, criar subcategorias e facilitar a organização e a contagem.
3 – Contagem e Recontagem: a forma mais conveniente é estabelecida no planejamento, considerando os tipos de produtos e as particularidades da empresa. Ou seja, a CONTAGEM, a principal finalidade do INVENTÁRIO, deverá ser realizada seguindo um método criado ou adaptado às necessidades.
A forma mais trabalhosa e a mais segura é a CONTAGEM por meio de conferência unitária comparando com os relatórios do sistema. O objetivo é a comparação com os registros, eliminar divergências, corrigir erros, evitar o RETRABALHO e minimizar ao máximo o CUT-OFF. Muitas empresas dividem a equipe de INVENTARIANTES em dois grupos para Contagem e Recontagem. A equipe da Recontagem fará a comparação dos seus resultados com a equipe que efetuou a Contagem. É a garantia da confiabilidade e exatidão total do INVENTÁRIO (em quantidade/valores).
4 – O uso da tecnologia: por menor que seja o ESTOQUE, no presente não é mais possível exigir a rapidez e a exatidão do INVENTÁRIO. O uso das inúmeras possibilidades que a tecnologia oferece tornarão o trabalho mais confiável e menos cansativo.
A prancheta e o papel são coisas do passado. E muitas opiniões sobre o assunto afirmam que o CONTROLE bem executado é o início de um INVENTÁRIO com eficiência. Em tempo real, a tecnologiaé capaz decomparar os dados que vão sendo obtidos na contagem física com as INFORMAÇÕES registradas no sistema. Em casos de divergências, a correção já é imediata.
5 – Registros padronizados: se o sistema em uso na empresa estiver de forma organizada e o CONTROLE estiver correto e bem-feito, o trabalho do INVENTÁRIO será consistente e menos desgastante.
É preciso que o registro e o CONTROLE dos itens sigam um padrão determinado e de conhecimento de todos os envolvidos. Também será de extremo valor a emissão de relatórios com o levantamento de tudo o que está armazenado.
Os registros devem ser os mais completos possíveis e apresentar o máximo de referências sobre os itens do ESTOQUE. Assim, o que estiver no ESTOQUE será facilmente identificado e trazer resultados práticos na Contagem, Recontagem, ajustes, reconciliação e acompanhamento posterior. É a forma para que a GESTÃO DE ESTOQUE seja mais simples e produtiva.
6 – O período do INVENTÁRIO: o plano de trabalho da empresa precisa definir qual a melhor época para fazer o INVENTÁRIO. O trabalhoé, por natureza, complexo e cansativo pelo número de SKU’S e pelo volume de giro dos itens. E poderá se tornar ainda mais desgastante se o PLANEJAMENTO determinar um momento inadequado. E há outros fatores que deverão ser considerados:
6.A – Há empresas que concedem férias coletivas para os funcionários no mês de Dezembro e escalam apenas os participantes da equipe de INVENTARIANTES para efetuar o trabalho. É comum que o CUT-OFF e o INVENTÁRIO sejam realizados entre o dia 26 e o dia 30 deste mês.
6.B – Outras empresas fazem o INVENTÁRIO à noite após o expediente, nos finais de semana, feriados ou de madrugada antes do horário de trabalho. Portanto, será necessário prever o custo das horas extras, refeições e transporte.
6.C – Há empresas que se arriscam a fazer o INVENTÁRIO durante o horário de trabalho. Ou seja, sem parar as operações diárias e ao mesmo tempo em que há uma grande movimentação e fluxo de produtos. É uma situação desfavorável, pois, todas as INFORMAÇÕES poderão estar incorretas quando a Contagem e a Recontagem terminar. Os ajustes e a reconciliação nem sempre serão confiáveis e, possivelmente, não haverá certeza de que tudo que foi inventariado irá refletir a realidade do ESTOQUE da empresa.
7 – A equipe de INVENTARIANTES: o ideal seria que a equipe fosse constituída somente por funcionários habituados a lidar com os itens estocados.
Mas, na prática, dependendo do número de SKU’S, a GESTÃO convoca colaboradores de diversos setores que não têm a menor afinidade com o assunto. Mesmo com um treinamento específico para a tarefa e o pagamento de horas extras, o ritmo do trabalho não será o ideal e a possibilidade de erros serão maiores.
8 – O INVENTÁRIO CÍCLICO: independentemente dos problemas que possam ocorrer, o INVENTÁRIO é útil para todas as áreas da empresa por trazer a INFORMAÇÃO atualizada sobre o que está disponível na empresa. Contudo, é preciso reconhecer que o INVENTÁRIO é um tipo de controle, um trabalho caro, que não agrega valor ao ESTOQUE, um desperdício de tempo e de recursos.
Por estas razões, muitas empresas estão substituindo o INVENTÁRIO anual pelo INVENTÁRIO CÍCLICO (ou ROTATIVO), feito com regularidade em CICLOS DETERMINADOS, de curto período (semanal ou mensal). Essa regularidade ou frequência leva em conta a rotatividade ou o volume de determinados itens. As vantagens deste modelo são a manutenção de um CONTROLE ininterrupto sobre o ESTOQUE e a rapidez na identificação e solução de problemas.
9 – Atualização: com base nos resultados obtidos é preciso a verificação de todos os documentos ou relatórios para um resultado atualizado e com credibilidade (perdas, entradas ou saídas). Nada na empresa aparece ou desaparece no ESTOQUE sem uma justificativa. É preciso investigar as discrepâncias e as causas para criar soluções para que elas não ocorram novamente.
Boa parte das pessoas ainda afirma que LOGÍSTICA e transportes são a mesma coisa. A LOGÍSTICA é mais ampla: é entendida como a GESTÃO dos meios e recursos que possibilitam a entrega de produtos, durante um certo tempo e em um determinado local.
