O sucesso do INVENTÁRIO tem início em um PLANEJAMENTO correto antevendo todas as providências para preparar o trabalho. O plano considera o entendimento das fases a serem cumpridas e a maneira como elas serão realizadas. Envolve um calendário de reuniões, a convocação dos participantes, listagem dos itens, espaço físico, CUT-OFF, contagem, recontagem, checklist, registros, ajustes, reconciliação (justificando as variações ocorridas), atualização e análise da ACURÁCIA. É evidente que não existe uma fórmula exata para este trabalho – cada empresa tem de encontrar a maneira mais adequada de acordo com as suas circunstâncias e CULTURA ORGANIZACIONAL. Porém, há alguns procedimentos básicos na preparação para o INVENTÁRIO.
O INVENTÁRIO de ESTOQUE é uma lista de todos os produtos armazenados em um estoque. Manter a sua atualização é importante para as empresas terem o conhecimento dos itens estocados e tomar decisões mais corretas. Os ESTOQUES são um dos ATIVOS de maior importância por sua influência sobre o resultado (lucro ou prejuízo). Boa parte da ORGANIZAÇÕES ainda prefere realizar o INVENTÁRIO só uma vez por ano (Dezembro). Opiniões mais atualizadas alertam sobre o risco desta forma de trabalho. Qualquer erro ocorrido em Abril só será notado quando na época do levantamento anual.
Nos anos 50 os estudiosos da ADMINISTRAÇÃO perceberam a necessidade de visualizar a ORGANIZAÇÃO com uma unidade social. Era preciso uma posição mais ampla e compreensiva que abrangesse aspectos que eram considerados (ou não) pelas propostas trazidas pelas teorias antecedentes. A TEORIA ESTRUTURALISTA teve a pretensão de se tornar uma síntese da TEORIA CLÁSSICA (formal) e da TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS (informal) contando com elementos da TEORIA DA BUROCRACIA. Para a TEORIA ESTRUTURALISTA, uma ORGANIZAÇÃO era uma unidade grande e complexa, um TODO onde interagem grupos sociais que compartilham alguns dos OBJETIVOS da ORGANIZAÇÃO, mas que pode ter incompatibilidade com outros.
Os NEOCONTISTAS possibilitaram uma nova visão para a CONTABILIDADE. O NEOCONTISMO (ou ESCOLA FRANCESA) surgiu com o objetivo de estabelecer o VALOR DAS CONTAS como principal base para a CONTABILIDADE e com a preocupação em relação aos métodos de escrituração. Os adeptos desta escola deram à CONTABILIDADE a função de salientar o ativo (valores positivos), o passivo (valores negativos) e a situação líquida (valores diferenciais) das unidades econômicas. No NEOCONTISMO a CONTABILIDADE deve acompanhar a evolução e as modificações que ocorrem no PATRIMÔNIO das entidades para obter com certeza sua composição e valor. A importância não é apenas nos aspectos quantitativos dos eventos registrados pela, mas, também os aspectos qualitativos. Somente pela análise desses dois pontos é possível chegar à conclusões mais seguras sobre as contas e sobre os balanços.
A segunda metade do Século XX se caracterizou como a fase de transição e de grandes transformações, principalmente, devido a enorme prosperidade econômica e as mudanças no perfil social que ocorreram nos ESTADOS UNIDOS (o credor do mundo) e em alguns outros países do Ocidente. Apesar da GUERRA FRIA, o período se trouxe muitos avanços tecnológicos e científicos. As mudanças aconteceram na arte em geral e ainda hoje exercem influência na moda, música, cinema, fotografia, cultura, arquitetura, esportes e comportamento. E todas estas transformações chegaram ao âmbito da ADMINISTRAÇÃO.
Além das realçar a prática da ADMINISTRAÇÃO pelo pragmatismo e busca de resultados concretos sem desconsiderar as bases teóricas, a TEORIA NEOCLÁSSICA fez a retomada relativa (e não absoluta) das bases clássicas e se desenvolveu com base nas antigas propostas do início do Século XX como ponto de referência. A TEORIA CLÁSSICA estabeleceu que a ADMINISTRAÇÃO deve orientar, dirigir e controlar as ações de um grupo de pessoas, em um esforço comum, visando alcançar OBJETIVOS e RESULTADOS com o menor custo possível e com a menor utilização de recursos e de esforços.
A TEORIA NEOCLÁSSICA surgiu pela necessidade de se retomar os conceitos importantes da TEORIA CLÁSSICA (sem os seus excessos e distorções) e somou outros conceitos igualmente válidos e relevantes contidos em outras teorias da ADMINISTRAÇÃO. Outro fator que veio a contribuir foi o crescimento exagerado das organizações no pós-guerra.
A CONTABILIDADE sempre se fez presente das mais variadas formas na vida de diversos povos. Desde as épocas mais remotas (da IDADE DA PEDRA POLIDA) é inegável que houve uma preocupação permanente em exercer o CONTROLE e ter a DOCUMENTAÇÃO correta. As inscrições rudimentares permitiam a verificação de tudo o que estava no seu patrimônio e as devidas alterações da POSIÇÃO PATRIMONIAL nos BENS, DIREITOS e OBRIGAÇÕES.
Os trabalhos e as pesquisa mais atuais da ARQUEOLOGIA têm revelado vários fragmentos rudimentares na pré-história que atestam o uso de sistemas contábeis por volta de 5.000 a.C. Para os arqueólogos, este período constata as primeiras provas da existência de contas e que homem já efetuava o INVENTÁRO dos seus pertences em uma forma primitiva de CONTABILIDADE (a CONTABILIDADE EMPÍRICA).
Não há como estabelecer com precisão em que momento ou localidade e como nasceu a CONTABILIDADE foi criada. Esta ciência (ou técnica - como muitos autores a consideram a CONTABILIDADE) surgiu como a imposição para se criar um conjunto e um trabalho mais prático substituir o uso da memória nas negociações de troca e no início da atividade comercial. A necessidade foi pelo registro e veracidade de se confirmar, em qualquer momento, todas as quantidades e valores.
