O sucesso do INVENTÁRIO tem início em um PLANEJAMENTO correto antevendo todas as providências para preparar o trabalho. O plano considera o entendimento das fases a serem cumpridas e a maneira como elas serão realizadas. Envolve um calendário de reuniões, a convocação dos participantes, listagem dos itens, espaço físico, CUT-OFF, contagem, recontagem, checklist, registros, ajustes, reconciliação (justificando as variações ocorridas), atualização e análise da ACURÁCIA. É evidente que não existe uma fórmula exata para este trabalho – cada empresa tem de encontrar a maneira mais adequada de acordo com as suas circunstâncias e CULTURA ORGANIZACIONAL. Porém, há alguns procedimentos básicos na preparação para o INVENTÁRIO.
O INVENTÁRIO de ESTOQUE é uma lista de todos os produtos armazenados em um estoque. Manter a sua atualização é importante para as empresas terem o conhecimento dos itens estocados e tomar decisões mais corretas. Os ESTOQUES são um dos ATIVOS de maior importância por sua influência sobre o resultado (lucro ou prejuízo). Boa parte da ORGANIZAÇÕES ainda prefere realizar o INVENTÁRIO só uma vez por ano (Dezembro). Opiniões mais atualizadas alertam sobre o risco desta forma de trabalho. Qualquer erro ocorrido em Abril só será notado quando na época do levantamento anual.
Dentro de uma empresa o departamento de COMPRAS cresceu em importância. Ao mesmo tempo, os profissionais da área há muito deixaram de ter a função de simples funcionários emissores de OC’s (ORDENS DE COMPRAS). Suportar pressões exercidas pelos Clientes Internos, administrar o incerto em prazos apertados na busca das melhores negociações com os FORNECEDORES, tem exigido métodos mais detalhados de trabalho.
Nas operações logísticas as TAREFAS DA ARMAZENAGEM são para dar suporte à manufatura ou às redes de varejo, sendo que cada caso se diferencia em função da atividade de cada empresa. Mas, de uma forma geral, as circunstâncias são similares e abrangem a localização, os movimentos associados à busca dos materiais nos almoxarifados, a distribuição e a movimentação dos produtos para o processo de produção, ressuprimento e atendimento aos clientes esternos.
O RECEBIMENTO também verifica os prazos de validade e outras exigências mais específicas, de acordo com cada item que compõe o fornecimento. Normalmente, o processo é complexo e vai variar de acordo com o segmento da empresa. Entretanto, a tarefa segue práticas muito similares e, dentro da LOGÍSTICA e da ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS, tem sido visto como uma das etapas mais importantes.
INTERFACE é a designação dada à forma como acontece o processo de comunicação entre duas ou mais partes distintas e que não podem se conectar diretamente. Mas, em ADMINISTRAÇÃO, a INTERFACE pode ser entendida com o como o meio capaz de criar a COMUNICAÇÃO ou interação entre dois ou mais grupos com o objetivo de uma atuação coordenada. Em LOGÍSTICA as tarefas da CADEIA DE SUPRIMENTOS e da GESTÃO DE ARMAZÉNS têm sua devida importância, nenhuma se sobrepõe à outra e todas requerem um trabalho sincronizado.
Sem nenhuma dúvida, a CURVA ABC é um recurso de grande importância e faz parte da maioria dos sistemas de controle de ESTOQUE. Entretanto, nem todas as empresas possuem recursos ou a necessidade de SOFTWARES sofisticados e sistemas informatizados. Além do EXCEL a curva também pode ser feita através de anotações em fichas (considerados como MEIOS ALTERNATIVOS) para fazer a gestão de ESTOQUES e análise dos resultados.
De uma atividade aparentemente operacional, a LOGÍSTICA passou a ser uma ferramenta estratégica e um diferencial em relação à concorrência. Este processo de evolução passou a ter um ritmo mais forte a partir dos anos 80. As crises que já vinham castigando a economia, desde a década anterior, e o desenvolvimento de novas tecnologias fizeram grandes alterações nos negócios. E uma alternativa que permitiu que as empresas se tornassem mais eficientes e lucrativas.
