O sucesso do INVENTÁRIO tem início em um PLANEJAMENTO correto antevendo todas as providências para preparar o trabalho. O plano considera o entendimento das fases a serem cumpridas e a maneira como elas serão realizadas. Envolve um calendário de reuniões, a convocação dos participantes, listagem dos itens, espaço físico, CUT-OFF, contagem, recontagem, checklist, registros, ajustes, reconciliação (justificando as variações ocorridas), atualização e análise da ACURÁCIA. É evidente que não existe uma fórmula exata para este trabalho – cada empresa tem de encontrar a maneira mais adequada de acordo com as suas circunstâncias e CULTURA ORGANIZACIONAL. Porém, há alguns procedimentos básicos na preparação para o INVENTÁRIO.
CUT OFF é um verbo que vem do inglês e significa cortar. Por esta razão, muitos especialistas usam o termo DATA DE CORTE e CUT OFF TIME – é o corte das operações para mostrar a situação dos itens antes do início da arrumação física e contagem. O CUT OFF é uma tarefa que não deve ser negligenciada e uma das medidas mais importantes. Se ela for realizada de maneira inadequada poderá prejudicar todo o resultado do INVENTÁRIO, principalmente no que se refere a ACURACIDADE DO ESTOQUE.
O INVENTÁRIO de ESTOQUE é uma lista de todos os produtos armazenados em um estoque. Manter a sua atualização é importante para as empresas terem o conhecimento dos itens estocados e tomar decisões mais corretas. Os ESTOQUES são um dos ATIVOS de maior importância por sua influência sobre o resultado (lucro ou prejuízo). Boa parte da ORGANIZAÇÕES ainda prefere realizar o INVENTÁRIO só uma vez por ano (Dezembro). Opiniões mais atualizadas alertam sobre o risco desta forma de trabalho. Qualquer erro ocorrido em Abril só será notado quando na época do levantamento anual.
Nas empresas é preciso realizar um INVENTÁRIO periodicamente com o levantamento detalhado dos itens nos ESTOQUES. Eles precisam ser muito bem gerenciados e com o controle exato sobre entradas e saídas. Há diferentes métodos de INVENTÁRIOS como alternativas para a empresa escolher a metodologia que melhor atender suas necessidades. Mas, antes de decidir, é importante conhecer as opções disponíveis. Para o profissional que vive no ramo da LOGÍSTICA, ter o conhecimento sobre o processo de trabalho de INVENTÁRIO e a segurança de ter um ESTOQUE com todos os itens corretos têm enorme importância. Outras áreas da empresa também se beneficiam por ter a INFORMAÇÃO atualizada sobre o que está disponível.
Não há a possibilidade de se afirmar que existe uma forma de GESTÃO única e que seja infalível para todas as organizações. Em primeiro lugar, é preciso ter o entendimento sobre a cultura e as reais necessidades da empresa e optar pelo modelo mais compatível e que melhor se adapte ao cenário. Portanto, é inviável afirmar se a gestão TOP-DOWN ou a gestão BOTTON-UP é a melhor. Vai depender de características do setor, dos LÍDERES , CANAIS DE COMUNICAÇÃO e das prioridades. E sempre haverá resistências, prós e contras.
O entendimento das abordagens TOP-DOWN (TD) e BOTTOM-UP (BU) tem sido decisivo na condução das estratégias de gestão para melhores resultados a resposta das EQUIPES. Assim, será possível atender às demandas e impedir que a empresa caia em um estado de estagnação que, às vezes, poderá ser irreversível . Se no momento o mercado está tão dinâmico e altamente competitivo, é importante adotar uma das abordagens gerenciais mais convenientes diante da situação.
A importância da ACURACIDADE é identificar os erros de estoque em relação aos números apresentados pelo sistema. A ACURÁCIA de estoque indica o nível da qualidade e confiabilidade das INFORMAÇÕES existentes na CONTABILIDADE em relação à existência física. A baixa confiabilidade tem influência em todos os setores da empresa e pode conduzir a uma decisão errada.
Ao verificarmos a literatura sobre o assunto, é comum que o MODAL VIRTUAL seja trocado pelo conceito do MODAL INFOVIÁRIO. De fato, suas aplicações são semelhantes. Entretanto, o MODAL VIRTUAL é mais relacionado ao meio de transporte utilizado para a entrega de INFOPRODUTOS (os produtos de aspectos não físicos). O MODAL INFOVIÁRIO é mencionado sob o aspecto de que os INFOPRODUTOS são entregues através de uma INFOVIA, o MODAL necessário para o transporte. Outros pontos de vista têm definido o MODAL INFOVIÁRIO ao transporte de DADOS e INFORMAÇÕES para o meio CORPORATIVO.
A ACURACIDADE tem sido uma das preocupações de maior relevância. Diante das incertezas da demanda, os estoques bem controlados dão a segurança para as operações em qualquer empresa e permitem a continuidade do nível de serviço. Porém, se os estoques forem excessivos eles poderão causar perdas em relação ao capital que foi investido. Nos últimos anos o cenário vem trazendo desafios pela maior exigência dos clientes, os produtos têm tido ciclos de vida mais curtos e o comércio eletrônico tem crescido vertiginosamente requerendo formas de GESTÃO mais flexíveis para a intensidade dos fluxos.
A antiga preocupação dos transportes relacionada somente aos custos de frete ficou ultrapassada. Hoje a LOGÍSTICA considera outros elementos para a escolha dos MODAIS. Há várias opções para o transporte de cargas. Portanto, é possível criar VANTAGENS COMPETITIVAS: preço, pontualidade e a presteza da DISTRIBUIÇÃO podem influenciar na decisão do cliente (e até mesmo na seleção de um fornecedor mais conveniente). A definição da alternativa mais adequada necessita conceituar as VARIÁVEIS que afetam o transporte. Segundo estudos realizados, o CUSTO DO TRANSPORTE representa 60% do CUSTO LOGÍSTICO e, portanto, é considerado o principal elemento.
