INTRODUÇÃO:
O INVENTÁRIO, é uma atividade demorada e complexa que confere, classifica, identifica e contabiliza mercadorias armazenadas no ESTOQUE. Tem sido um recurso valioso para as empresas por certificar se todas as INFORMAÇÕES CONTÁBEIS (entradas e saídas de mercadorias) coincidem com o que está armazenado fisicamente. O processo faz a verificação sobre a ocorrência de prejuízos com perdas, obsolescência, danos ou extravio de bens e garante a disponibilidade dos itens para a comercialização ou para a fabricação.
Pelo INVENTÁRIO, a GESTÃO tem a INFORMAÇÃO completa e atualizada do ESTOQUE. Ou seja, quais e quantas mercadorias/matérias primas estão no ARMAZÉM (ou no ALMOXARIFADO) seu valor, endereçamento e estado atual.
Pelo INVENTÁRIO a empresa tem condições de encontrar RUPTURAS DE ESTOQUE (o item existente fisicamente no ESTOQUE, mas não consta no sistema – e vice-versa), prever o momento oportuno para o RESSUPRIMENTO, impedir o acúmulo de produtos parados (e poder planejar ações comerciais para a sua venda), obter o valor do capital armazenado e evitar transtornos com a fiscalização por diferenças entre o ESTOQUE CONTÁBIL e o ESTOQUE FÍSICO.
MODELOS DE INVENTÁRIO
Não há apenas um tipode INVENTÁRIO. A escolha pode ser de acordo com o que a empresa decidiu adotar e que melhor se adapta às suas necessidades e cenários. Podem ser de acordo com o ano fiscal, a periodicidade e da quantidade de SKU’S estocados etc.
INVENTÁRIO GERAL
Este modelo de INVENTÁRIO não se limita somente ao ESTOQUE de itens e matérias-primas. O INVENTÁRIO GERAL executa o levantamento de todo o ATIVO da empresa e da sua estrutura para entender a real situação do PATRIMÔNIO.
Então é feita a conferência, classificação, identificação e contabilização dos móveis, utensílios, ferramentas, equipamentos, maquinários e imóveis para obter uma visão geral. É entendida como uma tarefa complexa e que atualiza todos os bens e identificar o que pode ser descartado, reciclado, vendido, reaproveitado para otimizar o espaço disponível em outras atividades.
Em geral, o trabalho é realizado no final do período fiscal. A finalidade é a precisão no valor dos bens e estoques (os ATIVOS) na emissão dos relatórios financeiros e para fins fiscais.
INVENTÁRIO DINÂMICO
Este modelo também é denominado de INVENTÁRIO PARCIAL, pois, a atuação é limitada a uma parcela só do ESTOQUE. O INVENTÁRIO feito com a divisão em partes menores do ESTOQUE e faz a contagem ao longo do tempo.
A vantagem deste modelo é que não há a necessidade de interromper qualquer das operações da empresa e faz uma a conferência por cada setor. É o modo mais adequado para armazéns com um grande volume de vendas. São armazéns que solicitam uma supervisão mais apropriada ou com bens perecíveis com a verificação das datas de validade.
INVENTÁRIO ROTATIVO
Este modelo também é denominado de INVENTÁRIO CÍCLICO. É feito com regularidade, em CICLOS DETERMINADOS, de curto período (semanal ou mensal), por exemplo, operações de supermercados.
Essa regularidade ou frequência leva em conta a rotatividade ou o volume de determinados itens. As vantagens deste modelo são a manutenção de um CONTROLE ininterrupto sobre o ESTOQUE e a rapidez na identificação e solução de problemas.
INVENTÁRIO PERIÓDICO
É realizado ao final de um período determinado (semanal, mensal, bimestral ou semestral) segundo o espaço de tempo definido pelo GESTOR ou de acordo com as características do negócio.
A frequência é a que for mais adequada aos processos da empresa e que facilite o acompanhamento mais próximo da posição do ESTOQUE. É o mais compatível para empresas pequenas e médias que escolheram operar com pequenos volumes..
INVENTÁRIO PERMANENTE
O processo de CONTROLE e levantamento são feitos de maneira permanente. Controla, de maneira contínua, todas as entradas, saídas, trocas e devoluções de mercadorias em quantidade e em valores. A qualquer momento o INVENTÁRIO PERMANENTE fornece a posição atualizada dos ESTOQUES.
INVENTÁRIO ANUAL
É o modelo mais comum efetuado uma vez ao ano e compara o levantamento e a contagem física dos bens com os REGISTROS CONTÁBEIS.
O processo é lento, trabalhoso e fundamental para ter a ACURÁCIA e confiabilidade dos registros. O INVENTÁRIO ANUAL é para o fechamento das contas, análise da AUDITORIA e a base do estoque para o ano seguinte.
INVENTÁRIO POR PRODUTO
O INVENTÁRIO com base nos ESTOQUES por produtos pode considerar diversas situações e precisam ser controlados e inventariados:
A – Inventário de Matérias-Primas: o levantamento consideraos itens que compõem os PRODUTOS FINAIS. A contagem física é igual aos outros modelos e é preciso verificar os diferentes locais de armazenagem.
B – Inventário de produtos em Processo: leva em conta os produtos que se encontram nas diferentes etapas de fabricação.
C – Inventário de produtos Acabados: faz a contabilização dos produtos prontos para serem comercializados e fazem parte importante do ATIVO da empresa no BALANÇO PATRIMONIAL. O seu valor inclui os custos de produção, embalagens, transporte e demais despesas.
D – Inventário de produtos em Trânsito: considera a contabilização dos produtos enviados de um ponto para outro da empresa e que ainda não chegaram ao destinatário. Fazem parte do ESTOQUE da empresa onde consta o registro da saída até a confirmação do recebimento pelo destinatário final.
E – Inventário de produtos Sazonais: a modalidade é utilizada por empresas do varejo que são fortemente influenciadas pela demanda relacionada aos eventos do calendário – estações do ano, festas, eventos especiais, feriados ou modismos.
Entretanto, é preciso muito cuidado, conhecer bem as flutuações do mercado e manter o volume de bens ideal nos períodos de grande demanda. Desta forma, não faltará produtos e prejuízo financeiro, mas, o excesso poderá criar um ESTOQUE de itens ultrapassados, obsoletos e fora de moda.
F – Inventário de produtos de Reserva: além do ESTOQUE adequado, na quantidade necessária para atividades rotineiras, por precaução muitas empresas mantêm produtos em ESTOQUE DE RESERVA para qualquer situação. Este volume adicional é reservado para imprevistos, picos de demanda, erros, atrasos de fornecedores ou problemas no processo produtivo.
BENEFÍCIOS DO INVENTÁRIO
Independentemente do MODELO DE INVENTÁRIO utilizado, todas as áreas da empresa se beneficiam com a INFORMAÇÃO atualizada sobre o que está disponível no ESTOQUE:
Para o GESTOR da LOGÍSTICA, ter o conhecimento sobre o processo de trabalho de INVENTÁRIO e a certeza de ter um ESTOQUE com todos os itens corretos têm enorme importância. Ele utiliza o INVENTÁRIO para manter o cadastro dos produtos atualizados e corrigir diversas divergências. Assim, o confronto com os dados da CONTABILIDADE e FINANÇAS se tornam menos desgastantes.
A GESTÃO de compras/suprimentos faz uso das INFORMAÇÕES para tornar sua atividade mais segura no planejamento dos bens a serem adquiridos, sem excessos ou faltas de material.
A produção usa o INVENTÁRIO para ter, em tempo real, as INFORMAÇÕES necessárias a respeito das MATÉRIAS-PRIMAS, PRODUTOS EM PROCESSO (que se encontram em fases diferentes de fabricação) e PRODUTOS ACABADOS. O PLANEJAMENTO do trabalho é facilitado e a área poderá direcionar suas atividades para melhorar a produção.
A área de MARKETING/VENDAS usa o INVENTÁRIO com segurança. O que realmente está disponível no ESTOQUE pode ser usando no atendimento a todos os clientes (vendas normais e/ou ofertas) da melhor forma possível.
A DIRETORIA/ALTA GERÊNCIA poderão desenvolver outras ações futuras e um PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO com a certeza do ATIVO correto em função de um INVENTÁRIO confiável.
Nas empresas é preciso realizar um INVENTÁRIO periodicamente com o levantamento detalhado. Os itens precisam ser muito bem gerenciados e com o controle exato sobre entradas e saídas. Há diferentes métodos de INVENTÁRIOS como alternativas para a empresa escolher a metodologia que melhor atender suas necessidades. Mas, antes de decidir, é importante conhecer as opções disponíveis.
Sugestão de Leitura
RONALD H. BALLOU. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos/Logística Empresarial. Editora Bookman. Edição 5ª. Porto Alegre, 2017.
