INTRODUÇÃO:
Todas as empresas devem realizar o INVENTÁRIO de seus ESTOQUES no cumprimento da legislação (ao final de cada exercício ou a seu critério). Além do cumprimento da legislação, o INVENTÁRIO é o procedimento que faz a classificação, identificação e CONTABILIZAÇÃO de todos os itens armazenados. Assim, apresenta uma visão completa e atualizada sobre a localização (endereços), valor e sua atual condição: produtos de revenda, produtos acabados. produtos em processo, perdas etc.
O INVENTÁRIO permite a ACURACIDADE, a redução de custos, menor desperdício e maior satisfação dos clientes. Em relação ao mercado, pelo INVENTÁRIO a GESTÃO terá melhores condições de avaliar se os níveis do ESTOQUE serão suficientes diante da demanda.
Com um sistema logístico bem estruturado, haverá maiores possibilidades da empresa suprir as necessidades e as expectativas dos clientes.
O CUT OFF
Durante o PLANEJAMENTO do INVENTÁRIO, as REUNIÕES PREPARATÓRIAS estabelecem uma previsão sobre as datas da suspensão de transferências entre unidades da empresa, compras, recebimento de fornecedores, vendas, expedição e faturamento. O congelamento do estoque (ou data de corte) é necessário pois é totalmente inviável realizar quaisquer movimentações de mercadorias durante o INVENTÁRIO. Este processo, denominado de CUT OFF, se não for bem planejado e bem-feito, poderá invalidar todo o trabalho.
O verbo vem do inglês e significa cortar. Por esta razão, muitos especialistas usam o termo DATA DE CORTE, CUT OFF TIME ou CONGELAMENTO DO ESTOQUE – é o corte das operações para mostrar a situação dos itens antes do início da arrumação física e contagem. É a garantia que não haverá valores de um exercício com registro em exercício anterior ou posterior. O CUT OFF é a paralização temporária das entradas e saídas de materiais enquanto a CONTAGEM FÍSICA é feita – todas as entradas, saídas e saldos dos itens deverão estar obrigatoriamente atualizados até a data do INVENTÁRIO.
.Cuidado: o CUT OFF é a ação que dá o aval, precisão e confiabilidade ao processo do INVENTÁRIO. Nenhuma movimentação será efetuada até que a contagem esteja encerrada para que não ocorram distorções que não correspondam à realidade.
OS CUIDADOS NO CUT OFF
A – Após o PLANEJAMENTO determinar o início da CONTAGEM FÍSICA, a CONTABILIDADE poderá definir o momento exato da DATA DE CORTE em que os registros contábeis e demais documentos pertinentes refletirão, de fato, o ponto de início do trabalho do INVENTÁRIO. Se a empresa puder antecipar uma AUDITORIA CÍCLICA será muito mais interessante
B – A CONTABILIDADE necessita confrontar todas as notas fiscais de venda emitidas até a DATA DE CORTE com os documentos de despacho. Da mesma maneira, necessita confrontar todas as REQUISIÇÕES DE COMPRAS com os documentos de entrada.
A tarefa terá maior precisão em uma reunião com o apoio do profissional responsável pela área de controle de ESTOQUE. Assim, será possível verificar e confirmar o envio de produtos aos clientes ou o recebimento de produtos dos fornecedores até a data firmada para o INVENTÁRIO. Esta ação deverá assegurar que todos os documentos, relatórios e registros de movimentação estejam analisados, verificados e em dia.
C – A critério do PLANEJAMENTO e da CONTABILIDADE, o CUT OFF poderá ser controlado por planilhas detalhadas com os documentos emitidos/processados antes da contagem e para posterior confrontação.
O departamento de COMPRAS necessita avisar antecipadamente aos fornecedores para não programarem ou efetuar entregas durante o INVENTÁRIO. A área comercial necessita avisar antecipadamente a todos os clientes que os pedidos colocados só serão despachados após o INVENTÁRIO.
D – Os itens adquiridos no ano seguinte não deverão constar do inventário do ano anterior. E, mesmo que existam pedidos emitidos aos fornecedores, pedidos de clientes, trocas, devoluções e as requisições vindas da área de produção, estes documentos só serão processados após o INVENTÁRIO.
A IMPORTÂNCIA DO CUT OFF
Na visão de muitos especialistas, o CUT OFF é uma tarefa que não deve ser negligenciada. É uma das medidas mais importantes, pois poderá prejudicar todo o resultado do inventário, principalmente no que se refere a ACURACIDADE DO ESTOQUE.
O maior cuidado com esta tarefa é a identificação das movimentações que ainda se encontram pendentes. O PLANEJAMENTO deverá criar mapas de separação sobre o que ainda não foi devidamente finalizado ou sobre os trabalhos de armazenagem que estão esperando liberação de espaço etc. Também se recomenda que estes mapas do ESTOQUE detalhem os três últimos documentos emitidos antes do começo da contagem.
Ainda na opinião dos especialistas, é mais seguro que se faça o cancelamento das movimentações para que elas sejam retomadas após o INVENTÁRIO. Outras orientações sugerem o cancelamento das movimentações antes que o processo de INVENTÁRIO tenha início. A área de EXPDIÇÃO também deverá separar os bens que foram faturados e separar os que ainda não entregues. Há diversas providências, mas, a maior preocupação do trabalho é em relação ao grande risco de um resultado diferente da realidade, sem precisão e confiabilidade.
Sugestão de Leitura
DIAS, MARCO AURELIO P. Administração de Materiais uma Abordagem Logística. Editora Atlas. Edição 4ª. São Paulo, 1993.
