CUT OFF é um verbo que vem do inglês e significa cortar. Por esta razão, muitos especialistas usam o termo DATA DE CORTE e CUT OFF TIME – é o corte das operações para mostrar a situação dos itens antes do início da arrumação física e contagem. O CUT OFF é uma tarefa que não deve ser negligenciada e uma das medidas mais importantes. Se ela for realizada de maneira inadequada poderá prejudicar todo o resultado do INVENTÁRIO, principalmente no que se refere a ACURACIDADE DO ESTOQUE.
O INVENTÁRIO de ESTOQUE é uma lista de todos os produtos armazenados em um estoque. Manter a sua atualização é importante para as empresas terem o conhecimento dos itens estocados e tomar decisões mais corretas. Os ESTOQUES são um dos ATIVOS de maior importância por sua influência sobre o resultado (lucro ou prejuízo). Boa parte da ORGANIZAÇÕES ainda prefere realizar o INVENTÁRIO só uma vez por ano (Dezembro). Opiniões mais atualizadas alertam sobre o risco desta forma de trabalho. Qualquer erro ocorrido em Abril só será notado quando na época do levantamento anual.
A importância da ACURACIDADE é identificar os erros de estoque em relação aos números apresentados pelo sistema. A ACURÁCIA de estoque indica o nível da qualidade e confiabilidade das INFORMAÇÕES existentes na CONTABILIDADE em relação à existência física. A baixa confiabilidade tem influência em todos os setores da empresa e pode conduzir a uma decisão errada.
O INVENTÁRIO é o processo que faz a classificação, identificação e contabilização dos itens armazenados no estoque. A atividade é importantíssima pois confere se todas as INFORMAÇÕES CONTÁBEIS de entrada e saída de mercadorias (movimentações) estão concordantes com o que está fisicamente no armazém. Desta maneira é possível verificar a ocorrência de prejuízos por perda, extravio, obsolescência, danos etc. Ao mesmo tempo garante a disponibilidade de itens para a venda ou produção.
A ARMAZENAGEM envolve TAREFAS para a administração dos espaços necessários para que os materiais sejam mantidos de forma adequada. Essa atividade é extensa por abranger vários processos: localização, dimensionamento, recursos materiais, arranjo físico, equipamentos necessários, mão de obra especializada, etc. Dentro desta gama de trabalhos, a gestão procura ter cuidados com os CONTROLES, ACURÁCIA, DOCUMENTAÇÃO, MÉTRICAS e INDICADORES DE DESEMPENHO.
O RECEBIMENTO também verifica os prazos de validade e outras exigências mais específicas, de acordo com cada item que compõe o fornecimento. Normalmente, o processo é complexo e vai variar de acordo com o segmento da empresa. Entretanto, a tarefa segue práticas muito similares e, dentro da LOGÍSTICA e da ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS, tem sido visto como uma das etapas mais importantes.
