INTRODUÇÃO:
A ARMAZENAGEM é a atividade que administra várias operações em relação aos ESTOQUES de materiais: o CONTROLE pela contagem física e pelos registros, a LOCALIZAÇÃO, o arranjo físico, MOVIMENTAÇÃO e os cuidados com a segurança dos itens até sua destinação final.
Como qualquer outra atividade administrativa, a ARMAZENAGEM também deve trabalhar pela eficiência organizacional. Afinal, o ESTOQUE significa um dos pontos de maior relevância no ativo circulante e requer uma atenção especial e eficiente. Então, o CONTROLE deverá fornecer INFORMAÇÕES e a DOCUMENTAÇÃO exata sobre a posição atual do estoque utilizando um SISTEMA de gestão. O CONTROLE é fundamental para facilitar a TOMADA DE DECISÕES e impedir a ruptura de ESTOQUE, o desequilíbrio financeiro, o atraso no processamento dos pedidos e insatisfação dos clientes.
CONTROLE
O CONTROLE é uma das TAREFAS de grande complexidade na ARMAZENAGEM. A atividade dá suporte ao gerenciamento de operações logísticas e concede aos gestores níveis maiores de precisão e qualidade de INFORMAÇÕES.
Ao mesmo tempo, permite mensurar resultados, gerar INDICADORES, detectar falhas e planejar possíveis mudanças para atender as exigências dos clientes (INTERNOS e EXTERNOS).
Na LOGÍSTICA, o método de CONTROLE deverá seguir um PADRÃO RACIONAL estabelecido pelas NORMAS da empresa. Esta tarefa deverá registrar desde o RECEBIMENTO até a REPOSIÇÃO de materiais e todas as demais atividades envolvidas na MOVIMENTAÇÃO, na GESTÃO dos fluxos existentes na CADEIA DE SUPRIMENTOS e na LOGÍSTICA REVERSA.
É vital para a emissão de documentos, estatísticas, métricas e INDICADORES de desempenho. Para que seja um trabalho com eficácia, as formas de CONTROLE necessitam de um planejamento prévio para estruturar e definir:
● O que controlar e o que medir. Qual a sua finalidade e sua utilidade.
● Quais os DADOS que serão coletados.
● Se os DADOS serão confiáveis.
● Quais os tipos de estudos que poderão ser feitos.
● Os fatores externos ou internos que poderão ter influência sobre os resultados.
● Se há a possibilidade de desvios ou fatores importantes não analisados.
● Como será feita a coleta de DADOS.
● Questões: Quem fará a coleta? Como? Quando? Onde? Quais os meios e recursos necessários?
Controle de ESTOQUES: na visão de muitos especialistas da LOGÍSTICA, esta é a área mais sensível e estratégica. A finalidade é evitar a falta de materiais, as aquisições sem critérios e o desperdício de recursos em itens irrelevantes que não atendam a empresa. O CONTROLE DE ESTOQUES também deverá manter o equilíbrio entre as necessidades de consumo e as previsões de demanda.
As Funções do Controle de ESTOQUE: a organização deste setor necessita que a GESTÃO estabeleça e detalhe todas as funções que envolvam:
● O planejamento do ESTOQUE (LAY OUT, DISPOSIÇÃO e ENDEREÇAMENTO).
● CODIFICAÇÃO e o CADASTRAMENTO detalhado de todos os materiais em uso na empresa. Eles serão catalogados, organizados, normatizados e registrados em um SISTEMA de gestão seguindo uma classificação e nomenclatura que obedeça a um PADRÃO específico. Assim, será possível uma identificação exata, a COMUNICAÇÃO eficaz entre todos os participantes e o tratamento e análise das INFORMAÇÕES.
● O CONTROLE registrará toda e qualquer MOVIMENTAÇÃO ou mudança para que os gestores tenham a posição atualizada dos materiais estocados: quantidades, valores, entradas (com data e hora), saídas (com data e hora, destinação e finalidade), devoluções, notas fiscais, descartes (com data e hora), prazos de validade, perdas, obsolescência, desvios e suas prováveis causas etc.
● O SISTEMA de gestão faz o cálculo do estoque de segurança e posiciona o DEPARTAMENTO DE COMPRAS para o reabastecimento.
● O SISTEMA de gestão também poderá atuar junto com a produção controlando as requisições de matérias primas e a movimentação de produtos semi acabados e acabados.
● O SISTEMA também poderá emitir diversos documentos: CURVA ABC, relatórios de CONFERÊNCIA QUANTITATIVA, CONFERÊNCIA QUALITATIVA e Inspeção técnica, atividades de PICKING e expedição de produtos.
ACURÁCIA
A palavra vem do inglês ACCURACY. Significa a exatidão e a precisão em um resultado apresentado por um levantamento, auditoria, verificação ou por qualquer instrumento de medição.
A ACURACIDADE de ESTOQUE é um INDICADOR importante. Mas, em LOGÍSTICA é um problema crônico nas tarefas relacionadas ao INVENTÁRIO ou a outros processos. A análise é realizada pela comparação entre o que está presente fisicamente no ESTOQUE e o que está registrado no SISTEMA. A ACURÁCIA mostra o nível da qualidade e o grau de confiabilidade das INFORMAÇÕES.
Quando houver divergências entre o SISTEMA e a contagem física, é comprovada a falta de ACURACIDADE. Ela é causada, em geral, pela falta de controles efetivos e ocasiona a queda na qualidade dos serviços, riscos de quebra de fornecimento, queda na produtividade, aumento de retrabalho, operações sem eficiência e prejuízos. A empresa deverá:
● Estabelecer limites de tolerância para as divergências.
● Rever as tarefas, a ORGANIZAÇÃO e os métodos de CONTROLE.
● Rever como o SISTEMA está sendo operado.
● Verificar a qualidade da mão de obra e os programas de treinamento.
A ACURACIDADE dará maior confiabilidade ao estoque contábil, maior qualidade na REPOSIÇÃO, queda nos índices de perdas e extravios, melhor aproveitamento dos espaços físicos, aumento de produtividade e menores riscos de divergências entre o ESTOQUE físico e o SISTEMA.
Acuracidade e Divergência de ESTOQUE: como exemplo, uma metalúrgica verificou a quantidade física de 200 itens no seu estoque. Porém, a quantidade registrada no sistema era de apenas de 182.
Índice de Acuracidade = a quantidade registrada no sistema dividida pela quantidade física de itens no estoque X 100.
Índice de Divergência = quantidade física – quantidade no sistema divida pela quantidade no sistema x 100
DOCUMENTAÇÃO
Um SISTEMA de gestão bem desenvolvido e estruturado é capaz de emitir vários relatórios estatísticos e cada empresa decide qual o método de CONTROLE e a DOCUMENTAÇÃO serem utilizados, os fluxogramas, as INFORMAÇÕES e as análises a serem feitas por meio dos INDICADORES de desempenho.
Entretanto, alguns documentos são básicos como as Notas Fiscais, documentos da CONFERÊNCIA QUANTITATIVA, CONFERÊNCIA QUALITATIVA e Inspeção técnica, Ordens de Compra etc.
Outros são de caráter operacional: fichas de Controle de Estoque (para entradas, saídas e devoluções), fichas de Localização, assinaturas credenciadas, controle e requisição de materiais, comunicação de irregularidades e ocorrências, devolução para fornecedores, devolução de materiais (para as quantidades requisitadas além do necessário).
Qualquer movimentação, entradas, saídas e saldos deverão estar obrigatoriamente atualizados no SISTEMA e com o arquivamento em dia. O rigor com da DOCUMENTAÇÃO e sua organização também consideram laudos, relatórios, atas de reuniões, documentos em geral, pareceres, estatísticas etc.
INDICADORES
Os CONTROLES e a DOCUMENTAÇÃO são as fontes onde os GESTORES obtêm as MÉTRICAS e os INDICADORES de desempenho para entender e avaliar como cada tarefa está sendo realizada (de modo positivo ou não).
“O que pode ser medido pode ser gerenciado” PETER FERDINAND DRUCKER (1909-2005).
As MÉTRICAS, obtidas a partir dos números coletados pelos CONTROLES e DOCUMENTOS,representam medidas quantificáveis para avaliar resultados de um processo, das atividades, das ações em prática ou estratégias.
Pela dinâmica das alternativas envolvidas na LOGÍSTICA, administrar um ARMAZÉM ou ALMOXARIFADO não é uma tarefa simples. Mas, todas as situações a serem acompanhadas merecem um diagnóstico prévio antes que os problemas ganhem maiores proporções. As MÉTRICAS são medidas de desempenho. Cada área funcional escolhe quais as mais relevantes para serem acompanhadas e analisadas. São importantes para acompanhar, avaliar, manter ou corrigir os trabalhos. Portanto, os INDICADORES (obtidos através das MÉTRICAS) se tornam os meios para compreender os resultados das atividades, os pontos fortes e as falhas.
Existem vários tipos de INDICADORES de desempenho, cada um deles com uma finalidade diferente para uma situação diferente. São as ferramentas para que os gestores possam avaliar e mensurar como o trabalho está sendo executado (gerenciar bem significa conhecer bem – ou seja, estar bem informado). Mas, é preciso selecionar o que será medido para não tornar a análise redundante ou inútil. Em LOGÍSTICA há alguns INDICADORES muito comuns:
Nível das Entregas: são os INDICADORES sobre as entregas de produtos. É importante para avaliar o desempenho do transporte, os resultados e a eficiência da CADEIA DE SUPRIMENTOS. Também avalia o desempenho dos fornecedores e mostra o seu grau de confiabilidade em relação à qualidade das entregas (pontua o nível de devoluções e o cumprimento de prazos).
Stock Out: indica o número de vezes ou dias em que um item do ESTOQUE apresentou saldo zero.
Lead Time: mostra duração de um determinado processo. É um INDICADOR de desempenho que mede o tempo a partir da data da emissão do pedido emitido pelo departamento de VENDAS em comparação com a data da chegada do produto ao cliente.
Giro de Estoque: é a relação direta entre consumo (ou saída) e saldo médio em estoque de um item.
Indicadores de PRODUTIVIDADE: podem utilizar diversos critérios para serem analisados na LOGÍSTICA: custo hora/homem, tempo em relação as movimentação, reposição, atrasos, expedição e entregas.
Sugestão de Leitura
MACHADO, HERUS ORSANO. Estoques e armazenagem. Editora do Livro Técnico. Edição 1ª. Curitiba, 2013.
KLUBECK, MARTIN. Métricas. Como melhorar os principais resultados de sua empresa. Editora Novatec. São Paulo, 2012.
DIAS, MARCO AURÉLIO P. Administração de materiais. Editora Atlas. São Paulo, 1995.
SILVA, BRÁULIO WILKER. Gestão de Estoques: Planejamento, Execução e Controle. Independently Published, 2019.
CARILLO JR EDSON; BANZATO, EDUARDO; BANZATO, JOSÉ MAURÍCIO; MOURA, REINALDO A.; RAGO, SIDNEY FRANCISCO. Atualidades em ARMAZENAGEM. Editora IMAM. Edição1ª. São Paulo, 2000.
TADEU, HUGO. Gestão de estoques: Fundamentos, modelos matemáticos e melhores práticas aplicadas. Editora Cengage Learning. Edição 1ª. São Paulo, 2010.
