Os SOFTWARES se tornaram uma ferramenta extremamente útil para a tarefa do INVENTÁRIO. Contando com INFORMAÇÕES estruturadas e de maneira integrada, as empresas têm condições mais favoráveis para CONTROLAR e administrar com flexibilidade e segurança. Numerosas tarefas, que antes demandavam um tempo precioso, são facilmente executadas acessando o Cadastro de Fornecedores, Gestão de Compras, Estoques, Contas a Pagar, Cadastro de Clientes, Gestão de Vendas, Emissão de Notas Fiscais, Expedição, Produção, Contas a Receber, Finanças, Contabilidade, Impostos etc.
O INVENTÁRIO de ESTOQUE é uma lista de todos os produtos armazenados em um estoque. Manter a sua atualização é importante para as empresas terem o conhecimento dos itens estocados e tomar decisões mais corretas. Os ESTOQUES são um dos ATIVOS de maior importância por sua influência sobre o resultado (lucro ou prejuízo). Boa parte da ORGANIZAÇÕES ainda prefere realizar o INVENTÁRIO só uma vez por ano (Dezembro). Opiniões mais atualizadas alertam sobre o risco desta forma de trabalho. Qualquer erro ocorrido em Abril só será notado quando na época do levantamento anual.
A importância da ACURACIDADE é identificar os erros de estoque em relação aos números apresentados pelo sistema. A ACURÁCIA de estoque indica o nível da qualidade e confiabilidade das INFORMAÇÕES existentes na CONTABILIDADE em relação à existência física. A baixa confiabilidade tem influência em todos os setores da empresa e pode conduzir a uma decisão errada.
A ACURACIDADE tem sido uma das preocupações de maior relevância. Diante das incertezas da demanda, os estoques bem controlados dão a segurança para as operações em qualquer empresa e permitem a continuidade do nível de serviço. Porém, se os estoques forem excessivos eles poderão causar perdas em relação ao capital que foi investido. Nos últimos anos o cenário vem trazendo desafios pela maior exigência dos clientes, os produtos têm tido ciclos de vida mais curtos e o comércio eletrônico tem crescido vertiginosamente requerendo formas de GESTÃO mais flexíveis para a intensidade dos fluxos.
O conjunto de pessoas, nos ambientes interno ou externo, que tem interesse em avaliar a situação do PATRIMÔNIO de uma empresa são chamados de USUÁRIOS DA CONTABILIDADE. A sua avaliação dos documentos contábeis e das atividades mostram interesses variados, pois, as informações que as pessoas necessitam também são diferentes. Pelas análises dos relatórios contábeis obtidos, os USUÁRIOS têm condições de identificar tendências, tomar decisões estratégicas e verificar a viabilidade de projetos. Os principais são: Auditores, Empresários/Sócios, Diretores, Alta Gerência, Gestores, Funcionários, Órgãos Governamentais, Autoridades tributárias, Economistas, Bancos, Fornecedores, Investidores, Clientes e Sindicatos.
A CONTABILIDADE deixou de ser uma atividade burocrática e mecânica. A sua evolução seguiu o ritmo das transformações ocorridas nos últimos anos para atender as necessidades de INFORMAÇÕES atualizadas, confiáveis e relevantes aos GESTORES e demais usuários da CONTABILIDADE. Ela é uma ciência que segue PRINCÍPIOS aplicados a todos os tipos de negócios e atividades em um trabalho padronizado. O objetivo é que as alterações no PATRIMÔNIO, ganhos financeiros, prejuízos ou o nível de endividamento sejam verificadas com uma análise e interpretação a fim de que a ORGANIZAÇÃO tome as medidas cabíveis. Segundo Marion, (2009, p.25): “A contabilidade é o grande instrumento que auxilia a administração a tomar decisões. Na verdade, ela coleta todos os dados econômicos, mensurando-os monetariamente, registrando-os e sumarizando-os em forma de relatórios ou de comunicados, que contribuem sobremaneira para a tomada de decisões.”
O INVENTÁRIO é o processo que faz a classificação, identificação e contabilização dos itens armazenados no estoque. A atividade é importantíssima pois confere se todas as INFORMAÇÕES CONTÁBEIS de entrada e saída de mercadorias (movimentações) estão concordantes com o que está fisicamente no armazém. Desta maneira é possível verificar a ocorrência de prejuízos por perda, extravio, obsolescência, danos etc. Ao mesmo tempo garante a disponibilidade de itens para a venda ou produção.
É preciso ter muito bom senso na formação dos ESTOQUES DE SEGURANÇA, CONTRA CONTINGÊNCIAS e DE RESERVA. Mesmo considerando as imprecisões sobre a relação OFERTA X DEMANDA e outros fatores que possam estar fora do controle da empresa, não é possível “apostar” recursos financeiros sem ter o máximo de certeza sobre o comportamento de determinados itens. A estatística e o CONTROLE são valiosos para a GESTÃO DE ESTOQUES.
O processo de TOMADA DE DECISÕES gerenciais, em geral, não é uma tarefa fácil. As escolhas feitas pelos EXECUTIVOS podem gerar impactos tanto de forma positiva quanto de forma negativa. Nesse sentido, a CONTABILIDADE pode ajudar como uma ferramenta útil. A CONTABILIDADE mudou e passou a ser vista de outra forma. Ela apresenta novas vertentes que são muito mais evoluídas e diferenciadas em comparação com a visão habitual voltada para registrar todas as movimentações dos fatos que alteram a situação patrimonial. Hoje, os DADOS e INFORMAÇÕES obtidos pela CONTABILIDADE são fundamentais como o suporte na TOMADA DE DECISÕES e podem ser utilizados para antecipar, evitar ou resolver problemas na ADMINISTRAÇÃO seguindo novas metodologias de análise.
Ao sair do modelo tradicional, que não é capaz de gerar informações mais interessantes para o PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, a CONTABILIDADE ESTRATÉGICA tem um campo de trabalho extenso por fornecer DADOS e INFORMAÇÕES importantes para dar suporte a GESTÃO. Com sua ação integrada e maior exatidão ela traz aprimoramento das formas de controle de todos as áreas da empresa para permitir que se compreenda as falhas, a para a percepção mais nítida de todas as necessidades e, até mesmo, das oportunidades de negócio.
