INTRODUÇÃO:
Um dos maiores obstáculos que interferem de forma considerável no desempenho e na produtividade das empresas é a falta de INTEGRAÇÃO ENTRE AS ÁREAS. Há outro agravante: quando ela não funciona de maneira adequada, com as EQUIPES agindo isoladamente e sem a visão do TODO, os DEPARTAMENTOS trabalham só de acordo com suas próprias demandas (como se fosse um FEUDO). Desta maneira, os colaboradores não evoluem e contribuem para resultados melhores.
Ainda há outra circunstância na qual os DEPARTAMENTOS, por não trabalharem em conjunto, afetam as atividades de outras ÁREAS e a solução de diversos problemas. Essa situação fatalmente significa desperdício de tempo e esforços, em prejuízo da EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL e da COMPETITIVIDADE.
Na tarefa de INTEGRAÇÃO ENTRE AS ÁREAS, a DIRETORIA deve acompanhar o processo junto com os GESTORES dos DEPARTAMENTOS. A TRANSIÇÃO, que muitas vezes se dá em um ritmo lento e sem resultados instantâneos, é necessária para disseminar por toda a empresa uma mentalidade de trabalho conjunto, integrado (atuando em EQUIPE) e com SINERGIA. Sempre é bom destacar que INTEGRAÇÃO é dependente das pessoas envolvidas. Agregar as EQUIPES dos DEPARTAMENTOS em torno de uma proposta coletiva para a empresa envolve um papel importantíssimo de LIDERANÇA.
A IMPORTÂNCIA DO ENVOLVIMENTO DAS PESSOAS
Com frequência, por uma questão de hábito, de CULTURA ORGANIZACIONAL ou por desinteresse do GESTOR local, cada DEPARTAMENTO se ocupa meramente com suas próprias tarefas atendendo aos seus CLIENTES INTERNOS. Mesmo não sendo uma prática deliberada, ela provoca uma SINERGIA inexpressiva.
Por sua vez, os funcionários têm dificuldade e DESMOTIVAÇÃO por obedecer a ordens sem saber a finalidade de sua tarefa. Ou seja, não tem nenhuma visão a respeito do processo. Em compensação, quando há uma visualização e INFORMAÇÕES detalhadas, os colaboradores enxergam o contexto do trabalho e respondem e maneira mais elevada diante das necessidades de outros setores.
De acordo com a visão de especialistas, a adoção de uma VISÃO SISTÊMICA não é o suficiente. A participação coletiva é oportuna com CONTROLE e acompanhamento do trabalho e dos resultados obtidos em relação aos OBJETIVOS e METAS – sem comparações, competição ou RIVALIDADES que poderão por tudo a perder.
Desta forma, no planejamento da INTEGRAÇÃO é preciso determinar a forma de monitoramento dos INDICADORES. O objetivo é o acompanhamento em tempo real nos sistemas integrados de GESTÃO avaliando resultados que possuam maior influência em cada fase de cada atividade e no relacionamento entre as ÁREAS.
Assim, será possível identificar com clareza as interseções dos resultados entre cada ÁREA, estabelecer quais os resultados que estão relacionados e que estão dependentes das tarefas e das etapas que ocorrem em DEPARTAMENTOS separados. O intuito é compartilhamento das METAS entre todos os envolvidos e o nível da responsabilidade sobre os resultados.
Na opinião de vários especialistas da GESTÃO DE PESSOAS, o JOB ROTATION (a ROTATIVIDADE de funcionários por tempo determinado) também é uma excelente alternativa na INTEGRAÇÃO ENTRE AS ÁREAS. Além de aumentar o envolvimento, permite que o colaborador conheça e tenha a compreensão sobre outras atividades existentes na empresa além das suas. Então, na prática, há a visualização de tudo o que envolve o seu trabalho e os seu desdobramento.
A GESTÃO DE PESSOAS tem um papel importante que pode ajudar na INTEGRAÇÃO entre os setores a sanar dúvidas, criar eventos internos fazendo que as áreas interajam com maior frequência, apoiar a TRANSIÇÃO e, principalmente, dar a sua contribuição na manutenção de todo o processo.
CANAIS DE COMUNICAÇÃO
A INTEGRAÇÃO ENTRE AS ÁREAS na empresa tem grandes possibilidades de não se tornar uma ação proveitosa pela falta ou ineficiência de estratégias corretas de COMUNICAÇÃO INTERNA e COMPARTILHAMENTO de INFORMAÇÕES. Este aspecto é DESMOTIVADOR, desgastante e tem sido uma falha grave, responsável por inúmeros problemas. Estranhamente, é subestimado e não recebe a atenção devida.
As habilidades mais valorizadas no perfil dos profissionais e nos processos seletivos: LIDERANÇA, capacidade de COMUNICAÇÃO e SOFT SKILS (consideradas por muitos especialistas da ADMINISTRAÇÃO como sendo a melhor alternativa para acelerar resultados). Um LÍDER verdadeiro é capaz de se comunicar de forma clara, transparente, assertiva concisa, precisa e condizente. E, também sabe ouvir!
O planejamento também precisa determinar a forma de COMUNICAÇÃO INTERNA (com circulação vertical e horizontal). É um item que requer avaliação profunda antes e durante o trabalho da INTEGRAÇÃO ENTRE AS ÁREAS prevendo um constante diálogo e fluxo de INFORMAÇÕES entre os membros do mesmo DEPARTAMENTO com os membros de outras ÁREAS. A boa COMUNICAÇÃO facilita a compreensão pela sua dinâmica para a avaliação das melhores alternativas.
Os CANAIS DE COMUNICAÇÃO em tempo real e de fácil de consulta deverão permitir o diálogo, a interação e tornar a INFORMAÇÃO acessível a todos os envolvidos. É o melhor caminho para reduzir “atravessadores”, ruídos de COMUNICAÇÃO e interpretações incorretas.
Desta forma, é preciso utilizar reuniões, treinamentos, as possibilidades oferecidas pela tecnologia, plataformas digitais, INTRANET, ENDOMARKETING ou qualquer forma de comunicação interativa, apropriada para alinhamento ou discussão de ideias.
O uso de softwares de gestão são ferramentas com a facilidade para documentar, controlar e integrar os setores da empresa com uma série de informações relevantes.
A QUALIDADE DA COMUNICAÇÃO
Além dos CANAIS, é altamente interessante cuidar da qualidade da COMUNICAÇÃO.
É preciso a promoção do diálogo entre os funcionários para relacionamentos mais próximos e laços mais estáveis entre as equipes. Há também a preocupação com a capacidade de negociação e saber ouvir opiniões, experiências, percepções, a argumentação de todos os envolvidos e FEEDBACK’s.
Portanto, o objetivo importante é o consenso para encontrar pontos em comum que se tornarão a base das ações conjuntas, sem prejuízo para nenhuma ÁREA. A COMUNICAÇÃO NÃO VIOLENTA é fundamental ao ter o cuidado com o tom de voz, vocabulário, gestual etc.
Para os GESTORES a capacidade de COMUNICAÇÃO pode ser aprimorada com mais alguns detalhes interessantes:
● Conhecer muito bem os integrantes de sua EQUIPE (o que lhe confere uma enorme responsabilidade na escolha dos membros e nos processos de RECRUTAMENTO e SELEÇÃO).
● Conhecer os integrantes das outras EQUIPES (independentemente do cargo na hierarquia).
● Conhecer os integrantes das outras EQUIPES (independentemente do cargo na hierarquia).
● Respeitar as diferenças e a diversidade – nível cultural, habilidades, capacidade de cognição, opção sexual, faixa etária, etc.
● Desenvolver e dar liberdade para talentos individuais e coletivos para criar ambiente de trabalho favorável.
COMBATENDO O RETRABALHO
Retomando a ideia sobre EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL, DIFERENCIAIS e chegar a VANTAGEM COMPETITIVA, a processo de INTEGRAÇÃO ENTRE AS ÁREAS (ou INTEGRAÇÃO DOS SETORES) é uma excelente alternativa para a resolução de dois problemas muito recorrentes no meio CORPORATIVO: o RETRABALHO e a DUPLICIDADE.
A ideia de RETRABALHO é associada às atividades do ambiente produtivo. É definido como o ato de repetir uma determinada tarefa por ela não ter sido feita corretamente na primeira vez interferindo negativamente na qualidade do produto final.
As falhas podem ter ocorrido no projeto, no planejamento, na execução ou mesmo na ordem operacional.
Também pode ter havido a falta de uma COMUNICAÇÃO efetiva, a qualidade dos equipamentos não seguiu os padrões, a mão de obra envolvida não teve capacitação ou as matérias primas foram sem qualidade.
O resultado direto do RETRABALHO (REWORK) está no desperdício de recursos, tempo e de materiais, na que da produtividade, desgastes inevitáveis, DESMOTIVAÇÃO, prejuízos na SINERGIA, DADOS inconsistentes e INFORMAÇÕES incorretas. E, para piorar a situação o RETRABALHO pode ocasionar a perda de clientes.
COMBATENDO A DUPLICIDADE DE TAREFAS
Se um DEPARTAMENTO está fazendo a mesma tarefa que outro é sinal de falta INTEGRAÇÃO (ou ela foi muito mal planejada).
Muitas vezes, a DUPLICIDADE DE TAREFAS acontece em função de alguns fatores: excesso de CONTROLES e de BUROCRACIA, MANUAIS ADMINISTRATIVOS, FLUXOGRAMAS e DIVISÃO DE TAREFAS ineficientes e FERRAMENTAS DA GESTÃO aplicadas incorretamente.
O resultado direto da DUPLICIDADE DE TAREFAS está no desperdício de recursos, na perda de tempo, desgastes inevitáveis, DESMOTIVAÇÃO, prejuízos na SINERGIA, DADOS inconsistentes e INFORMAÇÕES incorretas. E, para piorar a situação a DUPLICIDADE pode prejudicar a TOMADA DE DECISÕES e levar a perda de clientes.
VANTAGENS DA INTEGRAÇÃO ENTRE AS ÁREAS
A INTEGRAÇÃO ENTRE AS ÁREAS (ou INTEGRAÇÃO DOS SETORES) apresenta grandes possibilidades para eliminar o RETRABALHO e a DUPLICIDADE DE TAREFAS para a empresa alcançar a EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL, ter DIFERENCIAIS e chegar a VANTAGEM COMPETITIVA.
Com os DADOS e as INFORMAÇÕES unificadas e com todas as tarefas dos diversos DEPARTAMENTOS trabalhando de forma homogênea e integrada a carga trabalho diminui. A INTEGRAÇÃO também traz grandes benefícios. O trabalho conjunto entre os DEPARTAMENTOS, sem dúvida, melhora a CULTURA ORGANIZACIONAL, faz a aproxima os funcionários, amplia o CONHECIMENTO e o aprendizado por poder utilizar diversas FERRAMENTAS DE GESTÃO, melhora canais de COMUNICAÇÃO e cria um AMBIENTE muito mais motivador.
Sugestão de Leitura
EDMONDSON, AMY C. A Organização sem medo. Editora Alta Books. Edição 1ª. São Paulo, 2020.
CHAPMAN, BOB; SISODIA, RAJ. Todos são importantes: O Extraordinário Poder das Empresas que Cuidam das PESSOAS como GENTE, e não como Ativos. Editora Alta Books. Edição 1ª. São Paulo, 2020.
