INTRODUÇÃO:
No início da CIVILIZAÇÃO o conhecimento e as informações eram passadas oralmente de uma geração para outra. Com a evolução social, o homem criou a escrita para os registros do seu conhecimento acumulado, da sua história, religião, ciência etc. Foi necessário reunir estes registros (DOCUMENTOS) de forma coerente e sistematizada.
Por volta de 4.000 a.C. os ARQUIVOS em tabletes de argila ou papiros foram sendo utilizados com a finalidade de arquivar, guardar e preservar INFORMAÇÕES.
FORMULÁRIOS
Há diversos tipos de FORMULÁRIOS. Do ponto de vista estrutural, um FORMULÁRIO é constituído por lacunas, campos ou módulos que podem ser preenchidos ou por blocos de conteúdo fixo. É um DOCUMENTO onde são preenchidos DADOS e INFORMAÇÕES que permitem a formalização das comunicações, registro e controle de inúmeras atividades. Há várias orientações para elaboração e controle dos formulários. Os FORMULÁRIOS podem ser:
FORMULÁRIOS FÍSICOS: papéis.
FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS: são produzidos por SOFTWARES que permitem o seu trânsito através das redes digitais e dispensam o uso de papéis. Essa modalidade de FORMULÁRIO está ganhando um espaço cada vez mais amplo no âmbito interno das empresas para agilizar a BUROCRACIA.
Os Formulários eletrônicos ganharam um grande impulso em função da PANDEMIA DE CORONA VÍRUS e do ISOLAMENTO SOCIAL. Muitas organizações vêm fazendo uso da INTERNET para disponibilizar em seus sites diversos tipos de FORMULÁRIOS para serem preenchidos no e-commerce, inscrições e outras finalidades.
DOCUMENTOS
São os registros de qualquer tipo de DADOS e INFORMAÇÕES nos mais variados formatos: arquivos digitais, textos, fotos, imagens, planilhas, vídeos, PODCAST etc. Apesar do nível da TIC disponível, as empresas têm tido muitas dificuldades ao organizar, manter, e, principalmente, saber usar as INFORMAÇÕES de forma adequada. Elas se transformaram num item altamente valioso com mesma importância dos recursos técnicos, materiais e financeiros.
GESTÃO DOCUMENTAL
É definida como sendo o conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho, determinando a produção, tramitação, avaliação, uso e arquivamento de documentos. A GESTÃO DOCUMENTAL (ou GESTÃO DE DOCUMENTOS) fornece evidências, permite a condução das atividades de forma clara e o controle sobre as INFORMAÇÕES. A GESTÃO DOCUMENTAL cuida da produção, guarda e a correta eliminação de documentos:
OBJETIVOS DA GESTÃO DOCUMENTAL
● Controle rigoroso sobre as informações.
● Tornar mais rápido o acesso aos arquivos.
● Formar estatísticas em diversos formatos.
● Dar transparência às ações administrativas.
● Garantir economia, eficiência e eficácia na Administração.
● Dar agilidade e segurança aos Gestores no Processo Decisório.
● Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe.
● Controlar o fluxo de DOCUMENTOS e a organização de arquivos.
● Racionalizar a produção dos DOCUMENTOS.
● Estabelecer procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de DOCUMENTOS.
VANTAGENS DA GESTÃO DOCUMENTAL
Bem executada a GESTÃO DOCUMENTAL reduz custos de forma considerável e é uma ferramenta estratégica. Ao mesmo tempo diminui a quantidade de DOCUMENTOS e aumenta produtividade uniformizando e padronizando processos e INFORMAÇÕES:
– Redução na quantidade de cópias.
– Rapidez na busca e encaminhamento de DOCUMENTOS.
– Diminuição de espaço físico.
– Utilização de meios eletrônicos (digitalização).
– Disponibilidade.
– Menor processo BUROCRÁTICO: a palavra “BUROCRACIA” é formada pelo francês, BUREAU (escritório) e pelo grego KRÁTOS (poder ou regra), designando uma forma de controle realizada por funcionários de escritórios (os BUROCRATAS). No senso comum, a “BUROCRACIA” é usada no sentido pejorativo, sendo relacionada a uma forma de administração complexa, composta de várias divisões, regras, controles e procedimentos repetidos e desnecessários que emperram o andamento da documentação.
A GESTÃO DOCUMENTAL é essencial para as organizações empresariais, pois atua desde a produção até a guarda ou eliminação do documento. Nessa perspectiva, o arquivista tem grande responsabilidade em relação aos processos administrativos de uma organização. VALENTIM, MARTA LÍGIA P.
FASES DA GESTÃO DOCUMENTAL
1 – ELABORAÇÃO: nesta etapa são criados os DOCUMENTOS, de acordo com as atividades específicas a serem executadas em cada departamento ou área de especialização. Cada empresa cria documentos úteis e descarta a produção dos que não são essenciais. Assim, minimiza a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada.
2 – UTILIZAÇÃO: o fluxo correto é fundamental para que o DOCUMENTO tenha sua função administrativa cumprida.
3 – DESTINAÇÃO: fixa quais documentos devem ser eliminados e aqueles que serão preservados, baseando-se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda.
Tipos de Documentos: ALVARÁ – APOSTILA – ATA – ATESTADO – AUTO – AVISO– BOLETIM – CERTIDÃO – CIRCULAR – CONTRATO – CONVÊNO – CONVITE – CONVOCAÇÃO – DECLARAÇÃO – DECRETO – PORTARIA – DELIBERAÇÃO – DESPACHO – EDITAL – ESTATUTO – GUIA – MEMORANDO – OFÍCIO – ORDEM DE SERVIÇO – PARECER – RELATÓRIO – REQUERIMENTO.
PATRIMÔNIO DOCUMENTAL
A qualidade e a presteza das INFORMAÇÕES contidas nos DOCUMENTOS exercem influência direta sobre as TAREFAS das diversas áreas e na TOMADA DE DECISÃO dos GESTORES.
O histórico é registrado em DOCUMENTOS e ARQUIVOS que formam um conjunto de grande importância: o PATRIMÔNIO DOCUMENTAL da empresa, considerado de guarda permanente.
Toda a INFORMAÇÃO registrada, independente do formato, é conhecida como DOCUMENTO. A GESTÃO DOCUMENTAL tem que ser eficaz e cada empresa desenvolve e formaliza seu FLUXO DOCUMENTAL com os FLUXOGRAMAS estabelecidos pela CULTURA ORGANIZACIONAL.
Desta maneira, o PATRIMÔNIO DOCUMENTAL é a fonte de INFORMAÇÕES e ESTATÍSTICAS para a construção do CONHECIMENTO da empresa, para o BI (BUSINESS INTELIGENCE) e PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO. É a base de estudos onde são obtidas as MÉTRICAS para os KPI’S, bem como o auxílio no estabelecimento de OBJETIVOS e METAS. É um processo que contribui para que a empresa alcance a QUALIDADE TOTAL em todas as áreas funcionais.
ARQUIVOS
De forma geral, um ARQUIVO (físico ou digital) pode ser definido como sendo um conjunto de DOCUMENTOS guardados e conservados ordenadamente por organizações ou pessoas para a utilização das diversas INFORMAÇÕES nele armazenadas.
Mas, para que sua utilidade tenha efetividade, eles devem ser organizados, preservados e classificados de acordo com as necessidades. Isto vai permitir encontrar o DOCUMENTO quando for necessário para consulta e utilização.
Para uma GESTÃO eficiente, as empresas necessitam que seus ARQUIVOS atendam às mais variadas funções em apoio às consultas e pesquisas (comerciais, financeiras, de pessoal, administrativas etc.) e planejamento. Os ARQUIVOS são as ferramentas que servem de controle e comprovação das tarefas em qualquer tipo de organização: indústria, comércio, escolas, igrejas, quartéis, STARTUP’S, sociedades etc. Guardam vários DOCUMENTOS derivados das atividades. Quando organizados de forma correta (ordenada) auxiliam na TOMADA DE DECISÃO.
MODALIDADES DE ARQUIVOS
● Arquivo Ativo ou Arquivo Corrente: são documentos de uso imediato, de uso frequente nas tarefas ou em fase de conclusão. Nesta atividade, o arquivo é alterado diversas vezes pelas INFORMAÇÕES que são adicionadas, modificadas ou atualizadas. Porém, é necessária uma triagem, filtragem e classificação das INFORMAÇÕES a serem adicionadas ou eliminadas seguindo critérios muito bem definidos.
● Arquivo Intermediário: nesta etapa os DOCUMENTOS não estão mais em uso constante e são utilizados de vez em quando (a consulta tem menor frequência – as INFORMAÇÕES perderam a validade ou ficaram obsoletas). O seu arquivamento é provisório, temporário e a sua função é assegurar a preservar as INFORMAÇÕES e aguardar o cumprimento do prazo que foi estabelecido através das comissões de análise.
● Arquivo Permanente ou Arquivo Morto: poderão ser eliminados ou guardados definitivamente para fins de comprovação ou pesquisas.
Vários documentos arquivados podem perder sua FUNÇÃO e o USO administrativo. Mas, podem ganhar importância histórica e ser tornar fator de segurança para a empresa. Documentos que não terão mais serventia poderão ser destruídos.
MÉTODOS E CRITÉRIOS DE ARQUIVAMENTO
Uma empresa pode escolher a melhor alternativa de arquivamento e levar em conta nesta classificação as características dos documentos:
● Alfabético: a ordenação dos nomes dos arquivos com as informações obedece a ordem alfabética e usa o nome como elemento principal para a busca e pesquisa.
● Por região Geográfica: toma como referência o local ou a origem do documento como elemento principal para a busca e pesquisa. O método geográfico organiza os documentos por continente, país, região, estado, cidade ou bairro.
● Numérico simples: os documentos recebem uma numeração em função da sua ordem de entrada ou de registro.
● Ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos ou departamentos (áreas) da empresa aos quais eles se referem.
TRIAGEM, ORGANIZAÇÃO E REGISTRO
● Triagem: filtra informações, permite a agilidade dos processos e a racionalização dos arquivos conforme o teor e importância (identificar emissor e data)
● Organização: é de extrema importância para o controle e deve ser feito num trabalho diário.
● Registro: possibilita a localização dos documentos e deve seguir o que já estiver estabelecido nos MÉTODOS E CRITÉRIOS DE ARQUIVAMENTO.
CRIANDO A ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
A efetividade de um PATRIMÔNIO DOCUMENTAL não é dependente das MODALIDADES DE ARQUIVOS.
O trabalho para a ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS se inicia ao se conhecer a fundo a CULTURA ORGANIZACIONAL, a mentalidade, a estrutura (áreas e setores), a hierarquia da empresa e o fluxo. É a melhor alternativa para se estabelecer as formas de DOCUMENTOS e ARQUIVOS. Normalmente, os especialistas sobre o tema apontam três etapas:
1 – Levantamento de DADOS: a primeira etapa necessita perceber vários detalhes importantes: a estrutura e seu funcionamento, o organograma, as relações entre as áreas e setores, a descrição da Identidade Organizacional ( MISSÃO/VISÃO/ VALORES), os STAKEHOLDERS, o tipo e o volume de DOCUMENTOS emitidos (controles, documentos, formulários em uso e sua localização), as formas de conservação, a disposição, aspectos legais e o perfil do CAPITAL HUMANO.
2 – Análise: verifica a situação real da execução dos trabalhos e elabora um relatório que identifica as falhas e GAPS. Apesar das prováveis resistências, é preciso criar medidas apropriadas propondo as correções para eliminar pontos de atrito e mau funcionamento.
3 – Plano de Trabalho: nesta fase é possível avaliar as necessidades da empresa e prever alguns aspectos importantes como a centralização ou não dos arquivos, seleção das formas de arquivamento, normas e critérios de trabalho, treinamento e capacitação de colaboradores e os recursos – investimentos, instalações, local, materiais e equipamentos.
4 – Projeto: relatório final com as propostas, manuais de operação, orçamentos, implantação e acompanhamento.
TENDÊNCIAS DA GESTÃO DOCUMENTAL
Com o desenvolvimento da INFORMÁTICA pela metade da década de 80, a BUROCRACIA começou lentamente a se transformar. Com o tempo, os trabalhos com DOCUMENTOS e ARQUIVOS deixaram de ser uma atividade trivial e ganharam em importância pelo acúmulo de conhecimento valioso e experiências importantes.
Porém em empresas maiores, dado ao seu grande volume físico e complexidade, os DOCUMENTOS e ARQUIVOS requisitaram processos mais ágeis, acessíveis e inteligentes. O uso das vantagens obtidas com a CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO desenvolveram diversas alternativas para lidar com a BUROCRACIA formando a GESTÃO DOCUMENTAL.
O uso dos FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS é cada vez mais intenso possibilitando uma grande riqueza de INFORMAÇÕES confiáveis e maior velocidade no trabalho.
GED – Gestão Eletrônica de Documentos
No presente, há diversos SOFTWARES ou GED (GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS) trazendo segurança e facilidade com tecnologias que permitem armazenamento, compartilhamento, acesso, controle e recuperação de INFORMAÇÕES. O GED utiliza os mais diversos tipos de DOCUMENTOS DIGITAIS: formulários, planilhas, imagens, textos etc.
De acordo com a opinião de diversos comentaristas, em pouco tempo o GED transformará pastas A-Z, gaveteiros, pastas com ferragem, pastas com elástico, agendas em peças de museu junto com o FAX, disquetes, CD’s e máquinas de escrever.
Cuidado: a TECNOLOGIA não substitui a importância do zelo com a documentação e nem a validade das informações. A tecnologia é um meio de trabalho que dá maior segurança e rapidez. Ela não é a finalidade do trabalho.
Sugestão de Leitura
VALENTIM, MARTA LÍGIA P. Gestão Documental em Ambientes Empresariais. In: Estudos Avançados em Arquivologia. Cultura Acadêmica. Marília, 2012.
