INTRODUÇÃO:
Em relação ao ESTOQUE, o objetivo de uma empresa é investir o menor volume possível de recursos sem perder a capacidade para atender suas próprias necessidades em relação à produção ou às solicitações de seus clientes. O INVENTÁRIO é um dos componentes que dá condições seguras para que este objetivo seja alcançado. Embora seja considerado um trabalho demorado e complexo, a finalidade do INVENTÁRIO é para que…
… a GESTÃO DE ESTOQUES alcance o nível ideal e confiável de ACURACIDADE, confiabilidade e aponte as necessidades de RESSUPRIMENTO. Outros aspectos importantes se referem à possibilidade de minimizar a RUPTURA DE ESTOQUE emanter o cadastro de produtos padronizado, atualizado e mantido sob controle acompanhando o fluxo de entradas e saídas.
… o CONTROLE DE PERDAS seja rigoroso. O INVENTÁRIO pode identificar, fazer uma rápida análise e correção das perdas por data de validade, obsolescência, roubos, furtos, extravios.
… os GESTORES tomem decisões baseadas em INFORMAÇÕES corretas. Com a visão clara sobre o que está armazenado e, sabendo da real situação dos itens disponíveis, será possível avaliar melhor as possibilidades de negócio e entregar aos clientes o produto certo, no momento certo sem atrasos nas entregas.
… haja concordância quanto ao trabalho da CONTABILIDADE, da área FINANCEIRA e da área FISCAL. O INVENTÁRIO bem realizado assegura que a CONTABILIDADE está correta, dá base para FINANÇAS ter certeza sobre os custos, lucros, ativos e o recolhimento de impostos. No caso de indústrias, as INFORMAÇÕES corretas auxiliam o planejamento da produção. Tomando por base a disponibilidade do ESTOQUE armazenado, será possível a comparação com as projeções da demanda.
PLANEJANDO O INVENTÁRIO
Para chegar ao resultado de um INVENTÁRIO insuspeito e com um nível de ACURÁCIA confiável, o início está relacionado ao seu PLANEJAMENTO. Por natureza, o INVENTÁRIO é uma tarefa trabalhosa, paralisa parte das operações da empresa (vendas, faturamento, compras e produção) e poderá encontrar divergências, erros e inconsistências. Mas, o sucesso também é relacionado às formas de CONTROLE e ao uso correto de um SOFTWARE adequado. Com efeito, haverá maior eficiência e lucratividade.
Da mesma forma, o INVENTÁRIO auxilia a empresa no atendimento ao que está definido em legislação e demonstrações contábeis e financeiras.
Afinal, os ESTOQUES são um dos ATIVOS de maior importância por sua influência sobre o resultado (lucro ou prejuízo). Boa parte da ORGANIZAÇÕES prefere realizar o INVENTÁRIO só uma vez por ano (Dezembro). Opiniões mais atualizadas alertam sobre o risco desta forma de trabalho. Qualquer erro ocorrido em Abril só será notado quando na época do levantamento anual.
AS ETAPAS DO PLANEJAMANTO
As etapas para apoiar e realizar o INVENTÁRIO deverão estar de acordo com a MODALIDADE e periodicidade ideais para a empresa. Os detalhes deverão estar devidamente documentados no PLANEJAMENTO e verificados em três fases: antes, durante e após os trabalhos.
1 – O PLANEJAMENTO define, antecipadamente, o cronograma de trabalho do INVENTÁRIO com data de início, data de término e detalhes para serem divulgados no ambiente interno e no ambiente externo.
2 – O PLANEJAMENTO estabelece com antecedência de 40 ou 50 dias um calendário de REUNIÕES PREPARATÓRIAS e indica o LÍDER responsável pela tarefa (o GESTOR ou o SUPERVISOR da área de ESTOQUES). Nesta fase do processo serão planejados:
● Os procedimentos operacionais segundo a quantidade dos SKU’S a serem inventariados.
● Os ajustes de datas e horários (escala, turnos, descanso, refeições e transporte). ● A formação das equipes de INVENTARIANTES e calendário do treinamento.
● A definição dos recursos de apoio necessários, suprimentos, materiais, métodos de identificação e de contagem dos SKU’S e os prováveis riscos envolvidos.
● As REUNIÕES PREPARATÓRIAS também fazem a previsão das datas da suspensão de transferências entre unidades da empresa, compras, recebimento de fornecedores, vendas e faturamento (congelamento do estoque ou data de corte – é inviável fazer movimentações de mercadorias durante o INVENTÁRIO).
● O PLANEJAMENTO também já prevê as áreas para contagem e os equipamentos: contadores, baterias, terminais, comunicadores, balanças, conta-peças, coletores RFID, material de escritório, empilhadeiras, equipamentos de elevação, paleteiras, escadas, EPI’S, material de segurança etc.
3 – No mesmo período das REUNIÕES PREPARATÓRIAS será preciso algumas ações, que muitos denominam como PRÉ-INVENTÁRIO. Prevê uma ou mais ações de AUDITORIA CÍCLICA antecipando problemas na contagem física e contábil.
A AUDITORIA verifica os relatórios existentes no sistema, pendências, atrasos, endereçamento (a disposição de produtos e suas posições nas prateleiras e pallets), identificação de produtos, produtos sem código de cadastro, produtos com mais de um código, produtos vencidos (ou no final da validade), produtos sem etiquetas, códigos incorretos e outras discrepâncias.
A AUDITORIA CÍCLICA facilita o trabalho. Ao ter comparado as INFORMAÇÕES antecipadamente, pela contagem sistêmica, física e contábil, o trabalho do INVENTÁRIO não será tão desgastante e demorado.
4 – O INVENTÁRIO vai envolver diversas tarefas e responsabilidades que vão solicitar uma organização metódica e atenção quanto aos pontos críticos. Aproveitando os resultados e a experiência obtida na AUDITORIA CÍCLICA, o PLANEJAMENTO poderá definir o modelo de um CHECKLIST e o FLUXO DA CONTAGEM (de baixo para cima – da esquerda para a direita) como a garantia que todas as fases sejam finalizadas.
A AUDITORIA tem condições de desenvolver uma lista detalhada de verificação minimizando a ocorrência de erros ou incompatibilidades. O CHECKLIST deverá ser baseado em uma relação de todas as tarefas, na ordem exata das atividades, em sequência lógica de trabalho sobre os itens a serem verificados (antes, durante e depois).
5 – Uma das providências do PLANEJAMENTO é prever um local apropriado para servir de apoio aos INVENTARIANTES. A sua função será posicionar profissionais no acompanhamento da contagem, facilitar a comunicação do LÍDER com os participantes, corrigir as falhas no trabalho, prestar orientações, verificar o cumprimento dos prazos, providenciar os relatórios para as correções e finalizar a atividade.
6 – A critério da empresa…
… os profissionais da CONTABILIDADE e da área de TECNOLOGIA poderão estar presentes para qualquer eventualidade.
… os INVENTARIANTES poderão utilizar um MAPA DE COLETA apresentando a posição atual do ESTOQUE no SISTEMA, espaço para registrar a posição obtida pela CONTAGEM FÍSICA e o espaço para registrar o resultado de divergência (ou não) entre os saldos.
A finalidade é comparar os números do SISTEMA com os dados obtidos na contagem para relatar imediatamente as divergências.
7 – Às vésperas do início dos trabalhos, o PLANEJAMENTO deverá agendar uma reunião final para o alinhamento, esclarecimentos sobre eventuais dúvidas e ressaltar a importância da tarefa.
8 – Com a finalidade de ter os registros da contagem com resultados precisos, é necessário que todos os itens do ESTOQUE sejam contados duas vezes e por duas equipes diferentes de INVENTARIANTES.
A contagem será entregue ao LÍDER do trabalho e será analisado se a primeira e a segunda contagem são coincidentes. Caso contrário, será necessário a terceira contagem por outra equipe de INVENTARIANTES. Após o término haverá uma notificação identificando o lote no endereço do material comprovando que ele foi contado sem divergências. A notificação somente será retirada após o término dos trabalhos.
9 – Ao final da contagem e da comparação, os DADOS e as INFORMAÇÕES deverão ser registrados em relatórios apropriados contendo detalhes, a data da emissão e o responsável pela tarefa. Os registros serão úteis em inúmeras atividades da empresa. Os registros serão uma ferramenta importante como a garantia que os processos estão compatíveis e sendo realizados conforme as expectativas da empresa. Com base no RELATÓRIO DE INVENTÁRIO, a GESTÃO acompanhará indicadores e usá-los com maior segurança.
10 – As reconciliações e os ajustes: em conjunto com a CONTABILIDADE, a GESTÃO verifica os saldos atualizados de todos os produtos no ESTOQUE (as entradas ou saídas) confrontando e verificando documentos, ocorrências e os relatórios utilizados para ratificar resultado atualizado. Caso ocorram divergências, os responsáveis pelos controles deverão apresentar as planilhas com as diferenças entre o ESTOQUE CONTÁBIL e o INVENTÁRIO, os motivos e as justificativas em detalhes para as variações ocorridas (a maior e a menor). As diferenças poderão ser aceitas ou não. Após a aprovação do AJUSTE DO INVENTÁRIO, o CONTROLE DE ESTOQUE emitirá relação autorizando os ajustes devidos conforme previsto no PLANEJAMENTO.
