INTRODUÇÃO:
A partir do final da década de 40, os estudos pertinentes ao PROCESSO DECISÓRIO e a TOMADA DE DECISÕES nas ORGANIZAÇÕES foi se tornando um tema relevante e objeto de investigações e pesquisas de teóricos e estudiosos da ADMINISTRAÇÃO e da PSICOLOGIA. Para os GESTORES, o grau de importância e as ponderações sobre o assunto no ambiente organizacional é inquestionável. O PROCESSO DECISÓRIO e a TOMADA DE DECISÕES se tornou uma das atividades mais elementares no âmbito organizacional, pois tudo o que um EXECUTIVO tiver que decidir será seguindo a melhor escolha.
Após a GLOBALIZAÇÃO,cada vez mais as ORGANIZAÇÕES demandaram por DECISÕES acertadas e rápidas contando com a INFORMAÇÃO e a COMUNICAÇÃO como facilitadores para conhecer o comportamento das variáveis que atuam no ambiente interno e externo. E, diante deste aumento da complexidade, o PROCESSO DECISÓRIO e a TOMADA DE DECISÕES se tornou uma tarefa ainda mais árdua e vital por solicitar maior exatidão por parte da GESTÃO e dos colaboradores no andamento dos negócios.
A TOMADA DE DECISÕES ocorre na vida diária em qualquer momento. A todo o instante, um indivíduo se vê em situações nas quais ele tem que decidir diante dos PROBLEMAS e resolver situações variadas, das mais simples às mais difíceis, de acordo com o contexto em que ele se encontra.
A TOMADA DE DECISÃO faz parte do trabalho da GESTÃO em qualquer tipo de ORGANIZAÇÃO: governo, hospitais, igrejas, ONG’S, quartéis, penitenciárias e em empresas (de todos os ramos de atividade e independentemente do seu tamanho). Para tanto, o indivíduo usa suas experiências, suas crenças, seus valores, seus conhecimentos técnicos e suas habilidades que irão dirigir as diversas formas com as quais ele utilizará ao tomar DECISÕES.
Contudo, essas diversas formas podem significar resultados positivos ou o insucesso para os profissionais ou responsáveis (os detentores do poder de DECISÃO), para os envolvidos que dependem do processo e para a ORGANIZAÇÃO em que estejam atuando.
A TOMADA DE DECISÕES (por menores e irrelevantes) é difícil e poderá gerar consequências positivas ou negativas. Não há 100% de certeza quanto ao resultado.
DEFININDO ORGANIZAÇÃO
A definição dada por dada por HERBERT ALEXANDER SIMON (1916-2001) conceitua uma ORGANIZAÇÃO como um sistema complexo de COMUNICAÇÕES e inter-relações existentes em um grupamento humano.
Ainda, segundo SIMON, esse sistema concede a cada participante uma parte considerável das INFORMAÇÕES, pressupostos, objetivos e atitudes que interferem nas DECISÕES favorecendo, da mesma maneira, um conjunto de expectativas estáveis e abrangentes com relação ao que os demais membros da ORGANIZAÇÃO estão fazendo e de que maneira eles reagirão.
“todo administrador toma decisões e as executa com os olhos fixados, concomitantemente, no assunto imediato e no efeito dessas decisões sobre situações futuras, isto é, sobre as repercussões para a organização.” (HERBERT A. SIMON. Comportamento Administrativo. Editora FGV. Edição 2ª. Rio de Janeiro, 1970 – Pág. 15).
A IMPORTÂNCIA DA INFORMAÇÃO
Para as ORGANIZAÇÕES, a qualidade das INFORMAÇÕES, sua confiabilidade e disponibilidade nos sistemas, no momento adequado, são indispensáveis. Elas servirão para compreender, analisar e servir de base para a TOMADA DE DECISÃO: dar sequencia ao planejamento e estabelecer mudanças na GESTÃO (nas diversas áreas e em todos os níveis hierárquicos).
Uma ORGANIZAÇÃO pobre de DADOS e de INFORMAÇÕES (produzidas internamente – a INFORMAÇÃO ORGÂNICA) terá grande dificuldade para substanciar DECISÕES ESTRATÉGICAS e o trabalho da GESTÃO. Em relação aos concorrentes, do mesmo ramo de atividade, ela estará em grande desvantagem pela falta de análises e alternativas de DECISÃO corretas.
“A informação é um recurso efetivo e inexorável para as empresas, especialmente quando planejada e disseminada de forma personalizada, com qualidade inquestionável e preferencialmente antecipada para facilitar as decisões.” (DENIS A. REZENDE; BELMIRO V. JOBIM CASTOR. Planejamento estratégico municipal: empreendedorismo participativo nas cidades, prefeituras e organizações públicas. Editora Brasport. Rio de Janeiro, 2005 – Pág. 247).
O compartilhamento e o uso do CONHECIMENTO e da INFORMAÇÃO através da COMUNICAÇÃO, elementos ordenados em uma estrutura lógica, dá aos usuários um conjunto de ferramentas.
Elas atuam para evitar possíveis erros na TOMADA DE DECISÃO: ignorar aspectos importantes, ter por base critérios de avaliação incompletos ou imprecisos, ter o foco na decisão errada, identificar alternativas incorretas, obter resultados incorretos etc.
O PROCESSO DECISÓRIO
É processo facilitador para a TOMADA DE DECISÃO. É o conjunto de estratégias e ações que utilizam os recursos intelectuais da ORGANIZAÇÃO, em qualquer nível da hierarquia. A finalidade é a escolha da melhor alternativa em uma determinada situação, solucionando um PROBLEMA ou aproveitando uma OPORTUNIDADE.
Problema – um fato inesperado, fora do planejado, ou alguma ocorrência que não estava de acordo com as atividades da ORGANIZAÇÃO. Assim, é preciso identificar quais são os fatores e as causas para escolher a melhor possibilidade. Oportunidade – é quando as circunstâncias oferecem um acontecimento favorável ou uma chance além do que foi previsto no planejamento.
AS FASES DO PROCESSO DECISÓRIO
Não há uma fórmula pronta e mágica para se chegar aos 100% de acerto nas escolhas. Mas, existem algumas fases podem auxiliar sobre a melhor solução do PROBLEMA. O trabalho se processa com maior facilidade em organizações que contam com PESSOAS capacitadas (o CONTINGENTE INTELECTUAL), INFORMAÇÕES e com a CONSTRUÇÃO DAS INTELIGÊNCIAS. O PROCESSO DECISÓRIO é uma atividade contínua que ocorre em etapas para uma melhor escolha.
A literatura disponível apresenta diversas ideais, de acordo com a visão de cada estudioso da ADMINISTRAÇÃO. O trabalho tem início na identificação das necessidades diante de situações problemáticas e do que é possível fazer utilizando o CONHECIMENTO acumulado, a INFORMAÇÃO disponível e as formas de COMUNICAÇÃO.
Contudo, o PROCESSO DECISÓRIO é bem complexo e é dependente das características pessoais do tomador de decisões, da situação em que ele está envolvido e como ele consegue perceber uma situação.
● Segundo CHIAVENATO o PROCESSO DECISÓRIO é constituído de 7 etapas:
1 – Percepção da situação que envolve algum problema. 2 – Análise e definição do problema. 3 – Definição dos objetivos. 4 – Procura de alternativas de solução ou de cursos de ação. 5 – A escolha (seleção) da alternativa mais adequada ao alcance dos objetivos. 6 – Avaliação e comparação das alternativas. 7 – Implementação da alternativa escolhida (a TOMADA DA DECISÃO).
Cada etapa influencia as outras e todo o processo. Nem sempre as etapas são seguidas à risca. Se a pressão for muito forte para uma solução imediata, as etapas “3”, “5” e “7”, podem ser abreviadas ou suprimidas. Quando não há pressão, algumas etapas podem ser ampliadas ou estendidas no tempo (IDALBERTO CHIAVENATO. Administração de novos tempos. Editora Campus. Rio de Janeiro, 2004 – Pág. 348).
● De acordo com PETER FERDINAND DRUCKER (1909-2005), as etapas do PROCESSO DECISÓRIO são:
1 – Classificação do problema – identificação do tipo de ocorrência. Se o problema é genérico (sua ocorrência é apenas um sintoma e precisa ser respondido por uma regra ou princípio) ou excepcional (de ocorrência rara, deve ser tratado individualmente).
2 – Definição do problema – a explicação da situação. 3 – As especificações das respostas ao PROBLEMA – definição clara daquilo que a DECISÃO tem de consumar. 4 – A DECISÃO – o que é correto e benéfico para a organização. 5 – A ação – cumprimento da DECISÃO. 6 – FEEDBACK – verificação da validade das premissas sobre as quais a DECISÃO se baseou. (PETER F. DRUCKER. A Decisão eficaz. In: Harvard Business Review. Processo decisório: os melhores artigos da Harvard Business Review. Editora Elsevier. Rio de Janeiro, 2006. – Pág. 9-26).
● HENRY MINTZBERG define um modelo mais abrangente com cada uma das fases e rotinas do de processo:
1 – Identificação: é a fase de procura de situações problemáticas para serem resolvidas. Existe a necessidade de se tomar uma decisão quando há insatisfação em relação à uma situação atual, ou quando surgem oportunidades para melhorar essa situação. Inclui duas rotinas:
1.1 – Reconhecimento – na qual são reconhecidas as oportunidades, problemas e crises, que apelam para uma TOMADA DE DECISÃO.
1.2 – Diagnóstico – na qual se procura compreender os estímulos e determinar as relações de causa e efeito para a situação de decisão.
2 – Desenvolvimento: são criadas alternativas de solução para o PROBLEMA com um estudo mais aprofundado e sua representação através de um modelo. Ele servirá para a criação das alternativas, com base nos critérios de escolha e preferências de quem decide. Inclui duas rotinas:
2.1 – Pesquisa – na qual se procuram soluções possíveis, com base em DADOS e INFORMAÇÕES ORGÂNICAS produzidas internamente.
2.2 – Desenho – são feitas as alterações nas soluções encontradas ou se projetam novas soluções, caso não se tenham encontrado soluções possíveis na Pesquisa.
3 – Seleção: é escolhido um curso de ação entre as alternativas que surgiram no Desenvolvimento. Inclui duas rotinas:
3.1 – Filtragem – quando a Pesquisa produziu mais alternativas do que aquelas que podem ser avaliadas. A Filtragem elimina e reduz as opções impraticáveis e guarda as que são aproveitáveis.
3.2 – Avaliação e Escolha – as várias soluções alternativas são avaliadas, com a finalidade de escolher a mais apropriada. Podem ser utilizados três modos de Avaliação e Escolha:
3.2.1. – Julgamento – quando o indivíduo toma a DECISÃO sozinho, tendo por base procedimentos que, por vezes, ele não consegue explicar.
3.2.2. – BARGAINING (barganha) – quando a escolha é feita por um grupo, sendo que cada um deles possui metas próprias e vai utilizar os seus próprios julgamentos.
3.2.3. – Análise – na qual a avaliação das alternativas é feita por um técnico, ou especialista, recorrendo geralmente a métodos matemáticos. A partir da Análise surge um relatório de comparação e avaliação das várias alternativas, que é facultado ao responsável ou responsáveis pela DECISÃO, para ser escolhido um curso de ação.
3.3 – Autorização – quando o indivíduo ou o grupo que fez a TOMADA DE DECISÃO tem de seguir um caminho de aprovação ao longo da hierarquia da ORGANIZAÇÃO.
O processo é dinâmico, uma vez que é sempre possível voltar às fases anteriores, e a sequência das fases pode ser interrompida em diversas ocasiões e por diversos motivos. Mas, Reconhecimento e Avaliação e a Escolha estarão presentes obrigatoriamente.
Para que uma DECISÃO seja eficaz para a ORGANIZAÇÃO, é de suma importância que o tomador de decisões tenha pleno conhecimento dessas etapas, bem como daquilo que é compreendido em cada uma delas. A literatura disponível apresenta diversas outras formas, mais simples, para a GESTÃO utilizar o PROCESSO DECISÓRIO. A escolha do modelo fica a critério da ORGANIZAÇÃO:
*Relacionar as PARTES requer HABILIDADE CONCEITUAL
**Construir um MODELO em geral se utiliza MAPAS CONCEITUAIS
Sugestão de Leitura
GOMES, LUIZ FLAVIO AUTRAN MONTEIRO; GOMES CARLOS FRANCISCO SIMÕES. Princípios e Métodos para Tomada de Decisão. Editora Atlas. Edição 6ª. São Paulo, 2019.
CHIAVENATO, IDALBERTO. Administração nos novos tempos. Editora Campus. Edição 4ª. Rio de Janeiro, 2004.
DENIS A. REZENDE; BELMIRO V. JOBIM CASTOR. Planejamento estratégico municipal: empreendedorismo participativo nas cidades, prefeituras e organizações públicas. Editora Brasport. Edição 2ª. Rio de Janeiro, 2005.
BAZERMAN, M.H. Processo Decisório: para cursos de Administração, Economia e MBAs. Editora Elsevier. Rio de Janeiro 2004.
SHIBATA, INÁCIO HIDEO; PASQUOTTO, JORGE LUIS DURGANTE; JUNIOR, ALCEU SALLES CAMARGO. Tomada De Decisão Nas Organizações: Uma Visão Multidisciplinar. Editora Saraiva. Edição 1ª. São Paulo, 2012.
PETER F. DRUCKER. A Decisão eficaz. In: Harvard Business Review. Processo decisório: os melhores artigos da Harvard Business Review. Editora Elsevier. Rio de Janeiro, 2006.
HERBERT A. SIMON. Comportamento Administrativo. Editora FGV. Edição 2ª. Rio de Janeiro, 1970.
