INTRODUÇÃO:
É muito frequente que o trabalho da GESTÃO em diversas áreas da empresa traga situações desfavoráveis e várias contrariedades. Em muitas oportunidades, há casos que necessitam de um trabalho mais apurado para constatar e mensurar as falhas, as causas e a origem para criar soluções mais efetivas. Uma eventualidade, pode até ser contornada e servir como aprendizado. Contudo, em muitos casos o maior obstáculo está em agir para evitar que ocorrências recorrentes, que voltam a se repetir depois de já ter acontecido anteriormente, prejudiquem o andamento das atividades.
O MÉTODO FCA
Diante destas situações os GESTORES deverão atuar com foco sobre a anormalidade, de maneira direta, eliminando o problema de vez, sem improvisos.
O MÉTODO FCA (ou FERRAMENTA FCA ou METODOLOGIA FCA) auxilia no diagnóstico, na prevenção e na compreensão mais detalhada para encontrar causas centrais, respostas e soluções definitivas que possam evitar as reincidências. A ferramenta foi criada como uma alternativa na solução de problemas, na construção de CONHECIMENTO, na prevenção de riscos, na elaboração de melhorias e nas tomada de decisões.
No desenvolvimento de um plano de trabalho os GESTORES deverão levar em conta que quaisquer processos e previsão não apresentam 100% de perfeição. Contar com isto é uma verdadeira falácia, pois, há fatores excepcionais que poderão surgir. Assim, o FCA pode ser aplicado durante qualquer período de um processo.
O FCA (FATO – CAUSA – AÇÃO) é flexível, podendo ser aplicado em diversos tipos de problemas de qualquer área com a proposta de trabalhar sobre as CAUSAS e pode utilizado em conjunto com PDCA, BRAINSTORMING, PODC, 5W2H, 5 PORQUÊS etc.:
● Processo produtivo.
● Logística.
● Vendas.
● Projetos.
● Gestão de pessoas.
Mas, há muitos especialistas que consideram o FCA para distinguir causas relacionadas a um problema só a simplificação do DIAGRAMA DE ISHIKAWA.
UTILIZANDO O FCA
O objetivo do FCA é analisar a origem (as raízes) dos problemas para encontrar alternativas de soluções definitivas, sem paliativos. A análise tem início com a identificação do FATO, a CAUSA provável que originou o problema e um plano de AÇÃO.
FATO
É o problema identificado e as circunstâncias no AMBIENTE INTERNO e AMBIENTE EXTERNO da empresa. É uma eventualidade o que está afetando o andamento dos negócios, as operações, os custos, o desempenho e resultados. O problema precisa ser analisado e descrito com isenção, mesmo que isto tenha um grande potencial para desgastes.
CAUSA
São os FATOS (um conjunto de motivos) que deram origem ao problema. Muitas vezes, investigar algum tipo de erro pode ferir interesses de grupos dentro da ORGANIZAÇÃO.
Desta maneira o SENSO CRÍTICO e a IMPARCIALIDADE serão vitais em conjunto como conhecimento a respeito do processo.
A identificação da CAUSA RAIZ dará maiores condições a análise dos efeitos e na criação de soluções mais viáveis no aspecto técnico (não no aspecto ”POLÍTICO”). Para constatar a CAUSA é preciso ter em mente que, para um mesmo FATO poderão ser identificadas uma ou mais CAUSAS e, também existe uma enorme possibilidade de que nem todas elas sejam consistentes (ou verdadeiras).
Portanto, é prudente:
● Ter um CHECK LIST correto.
● Listar a origem descrevendo TODAS as razões para a ocorrência do problema.
● Efetuar a eliminação do que não for pertinente.
● Analisar se há mais CAUSAS estão tendo influência sobre o processo.
Nesta fase os GESTORES poderão começar a raciocinar o que seria a SOLUÇÃO correta: a escolha de AÇÕES adequadas e descartar AÇÕES inviáveis:
As AÇÕES para eliminar a CAUSA estão ao alcance da empresa?
As AÇÕES ao alcance da empresa poderão eliminar a CAUSAS em DEFINITIVO ou REDUZIR seus EFEITOS?
Há AÇÕES alternativas com que a empresa possa compensar as CAUSAS que não tenham a possibilidade de serem eliminadas ou reduzidas?
AÇÃO
Após a constatação dos FATOS é preciso reunir todas as informações disponíveis e concluir a análise das CAUSAS para apresentar os tipos de SOLUÇÕES adequadas. Por meio de um planejamentode trabalho os GESTORES deverão centrar esforços consistentes para combater o PROBLEMA IDENTIFICADO, ter atitude, corrigir os estragos, reduzir os efeitos emodificar a situação.
Pelo plano de trabalho os GESTORES terão a duas alternativas:
1 – Desenvolver medidas (AÇÕES) sobre os EFEITOS que apenas servirão como um paliativo, uma simples adequação, sobre a manifestação da CAUSA.
2 – Desenvolver medidas (AÇÕES) sobre o PROBLEMA que irão atuar como uma SOLUÇÃO definitiva.
OS CUIDADOS COM O MÉTODO FCA
A ciência da ADMINISTRAÇÃO apresenta diversas FERRAMENTAS que dão aos GESTORES o devido suporte no PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO. O MÉTODO FATO/CAUSA/AÇÃO (FCA) é uma das escolhas disponíveis para a correção de GAPS, distorções, erros, falhas, desvios etc.
Apesar de ser visto como a simplificação do DIAGRAMA DE ISHIKAWA, o FCA investiga a relação CAUSA X EFEITO e pode direcionar a correção de CAUSAS devidamente identificadas sem atuar em indícios superficiais.
Assim, há a oportunidade para a criação de práticas mais coerentes e análises constantes a respeito das particularidades existentes em qualquer processo da empresa. O CONHECIMENTO acumulado auxilia na prevenção de riscos, também é útil como instrumento na SOLUÇÃO eficaz, na prevenção de riscos, na CORREÇÃO de problemas semelhantes e coopera para melhores resultados.
O MÉTODO FCA só terá o efeito desejado se for usado de forma imparcial. As ORGANIZAÇÕES pressionam os GESTORES para que haja EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL em todas as áreas pela identificação dos FATOS e CAUSAS das distorções.
Contudo, as SOLUÇÕES adequadas podem ser tecnicamente perfeitas, mas não são POLITICAMENTE interessantes. Nem sempre são de acordo com os STAKEHOLDERS ou grupos de dentro da ORGANIZAÇÃO.
Então, todo o trabalho feito pelo FCA e as SOLUÇÕES encontradas se tornarão mais um motivo de CONFLITO.
E também correm o risco de se transformarem em apenas mais uma pilha de documentos sem muita serventia ou excelentes ideias que não tiveram continuidade.
