Os SOFTWARES se tornaram uma ferramenta extremamente útil para a tarefa do INVENTÁRIO. Contando com INFORMAÇÕES estruturadas e de maneira integrada, as empresas têm condições mais favoráveis para CONTROLAR e administrar com flexibilidade e segurança. Numerosas tarefas, que antes demandavam um tempo precioso, são facilmente executadas acessando o Cadastro de Fornecedores, Gestão de Compras, Estoques, Contas a Pagar, Cadastro de Clientes, Gestão de Vendas, Emissão de Notas Fiscais, Expedição, Produção, Contas a Receber, Finanças, Contabilidade, Impostos etc.
O sucesso do INVENTÁRIO tem início em um PLANEJAMENTO correto antevendo todas as providências para preparar o trabalho. O plano considera o entendimento das fases a serem cumpridas e a maneira como elas serão realizadas. Envolve um calendário de reuniões, a convocação dos participantes, listagem dos itens, espaço físico, CUT-OFF, contagem, recontagem, checklist, registros, ajustes, reconciliação (justificando as variações ocorridas), atualização e análise da ACURÁCIA. É evidente que não existe uma fórmula exata para este trabalho – cada empresa tem de encontrar a maneira mais adequada de acordo com as suas circunstâncias e CULTURA ORGANIZACIONAL. Porém, há alguns procedimentos básicos na preparação para o INVENTÁRIO.
CUT OFF é um verbo que vem do inglês e significa cortar. Por esta razão, muitos especialistas usam o termo DATA DE CORTE e CUT OFF TIME – é o corte das operações para mostrar a situação dos itens antes do início da arrumação física e contagem. O CUT OFF é uma tarefa que não deve ser negligenciada e uma das medidas mais importantes. Se ela for realizada de maneira inadequada poderá prejudicar todo o resultado do INVENTÁRIO, principalmente no que se refere a ACURACIDADE DO ESTOQUE.
O INVENTÁRIO de ESTOQUE é uma lista de todos os produtos armazenados em um estoque. Manter a sua atualização é importante para as empresas terem o conhecimento dos itens estocados e tomar decisões mais corretas. Os ESTOQUES são um dos ATIVOS de maior importância por sua influência sobre o resultado (lucro ou prejuízo). Boa parte da ORGANIZAÇÕES ainda prefere realizar o INVENTÁRIO só uma vez por ano (Dezembro). Opiniões mais atualizadas alertam sobre o risco desta forma de trabalho. Qualquer erro ocorrido em Abril só será notado quando na época do levantamento anual.
A ACURACIDADE tem sido uma das preocupações de maior relevância. Diante das incertezas da demanda, os estoques bem controlados dão a segurança para as operações em qualquer empresa e permitem a continuidade do nível de serviço. Porém, se os estoques forem excessivos eles poderão causar perdas em relação ao capital que foi investido. Nos últimos anos o cenário vem trazendo desafios pela maior exigência dos clientes, os produtos têm tido ciclos de vida mais curtos e o comércio eletrônico tem crescido vertiginosamente requerendo formas de GESTÃO mais flexíveis para a intensidade dos fluxos.
É preciso ter muito bom senso na formação dos ESTOQUES DE SEGURANÇA, CONTRA CONTINGÊNCIAS e DE RESERVA. Mesmo considerando as imprecisões sobre a relação OFERTA X DEMANDA e outros fatores que possam estar fora do controle da empresa, não é possível “apostar” recursos financeiros sem ter o máximo de certeza sobre o comportamento de determinados itens. A estatística e o CONTROLE são valiosos para a GESTÃO DE ESTOQUES.
A partir da metade do Século XIX a CONTABILIDADE se desenvolveu e passou por vários estágios. Em cada um deles, os estudiosos, as escolas e as teorias deram sua contribuição e influenciaram no desenvolvimento desta ciência. Apesar da evolução, a CONTABILIDADE ainda permanece com a essência das teorias do passado nas técnicas utilizadas atualmente. VICENZO MASI desenvolveu o PATRIMONIALISMO, a teoria que fez a abordagem do PATRIMÔNIO e do seu PROCESSO DINÂMICO. Segundo MASI, o PATRIMÔNIO é o grande objeto de estudo da CONTABILIDADE.
Independentemente do ramo de atuação, toda empresa terá de formar ESTOQUES. A sua GESTÃO deverá administrar de maneira racional os diferentes tipos de itens armazenados para que eles se tornem um fator agregador de valor e a chave da VANTAGEM COMPETITIVA. Mesmo sendo uma tarefa desgastante, suscetível às diversas pressões INTERNAS e EXTERNAS, a GESTÃO DE ESTOQUES bem planejada e competente traz uma série de vantagens para as empresas.
Os ESTOQUES tem se tornado uma preocupação tão relevante que muitas empresas passaram a considerar o assunto em sua ESTRATÉGIA. Isto significa que, obter uma estocagem eficiente se tornou um dos pontos principais a ser solucionado. Na GESTÃO DE ESTOQUES, o CONTROLE rigoroso tem sido entendido como fundamental para a rentabilidade e sustentabilidade, mas, um problema sério em razão dos interesses distintos dentro da organiação. Apesar da sua importância, o CONTROLE de ESTOQUE e o seu enfoque ESTRATÉGICO está em segundo plano em muitas empresa – é a falta da aplicação das ideias básicas para uma ADMINITRAÇÃO competente e hábil nas tomadas de decisões.
É normal que as empresas tenham uma boa parcela do seu CAPITAL investido em estoques que, muitas vezes não trazem um retorno esperado. E atualmente, as empresas procuram estocar somente materiais imprescindíveis à produção. Mas, preciso avaliar a relação custo-benefício ao repor o estoque. Em muitas oportunidades, é melhor aplicar os recursos financeiros em outra área. Então, preciso cautela já que o excesso de estoque pode significar altos custos e a falta de ESTOQUE pode trazer perdas para a área comercial e para a produção.
