INTRODUÇÃO:
A MELHORIA CONTÍNUA tem se constituído em uma das ferramentas mais relevantes para que as empresas aproveitem da forma mais competente possível os seus recursos disponíveis. A ideia básica é investir pouco e obter uma margem de lucro maior.
No presente, mesmo com as consequências e as restrições da PANDEMIA, os avanços da tecnologia tem possibilitado a criação de várias alternativas para programas de MELHORIA CONTÍNUA. Mesmo que os seus resultados tenham efeito em longo prazo, é o melhor caminho para uma empresa aperfeiçoar, em todos os setores, o tempo de trabalho e minimizar erros que possam afetar seu desempenho.
MELHORIA CONTÍNUA – CONCEITOS
A MELHORIA CONTÍNUA (ou MC) é empregada por empresas que têm por objetivo permanente atuar no aperfeiçoamento de seus produtos/serviços para a construção de um diferencial que represente uma vantagem competitiva (processos mais eficientes na produção e nas práticas administrativas, custos menores, preços mais vantajosos ou diferenciação).
A MELHORIA CONTÍNUA deve ser praticada em todos os níveis hierárquicos da organização e não apresenta resultados de forma instantâneo ou imediata. Então, uma vez estabelecido na empresa, este processo cíclico (sem fim) deverá fazer parte da sua CULTURA. E mesmo assim, uma atividade ou um processo que já tenha sido melhorado ou corrigido, poderá e deverá ser analisado, estudado e revisto de forma contínua (e não de vez em quando).
A MELHORIA CONTÍNUA verifica, em detalhes, todos os processos internos em uso em busca de atividades que possam ser melhoradas.
Faz uma análise para encontrar e interferir em falhas, deficiências, GAP’S, atrasos e desperdícios que sejam passíveis de serem eliminados ou gerenciados para chegar a resultados positivos.
Cuidado: o aperfeiçoamento é uma forma de trabalho contínua e não forma de trabalho eventual.
1 – Na prática, a MC se trata de um trabalho de inovação que abrange toda a empresa com o engajamento dos colaboradores agindo em pequenas mudanças de melhoria que poderão ser feitas em ciclos. Entretanto, a somatória destas pequenas ações fará uma diferença perceptível em longo prazo (se forem administradas de maneira adequada).
2 – Outros conceitos afirmam que o processo da MC é um método elaborado para a resolução de problemas com o objetivo direcionado para o aumento de desempenho e da qualidade do produto/serviço oferecido ao cliente.
MELHORIA CONTÍNUA – OBSTÁCULOS
Ao contrário do que muitos alegam a MC não uma prática cabível apenas em grandes empresas industriais. Este procedimento pode ser utilizado em qualquer tipo ou tamanho de empresa, não depende de linha de produtos/serviços e tem aplicabilidade em escritórios e setores administrativos. Inegavelmente, ela torna a empresa mais competitiva. Desta forma, em futuro não muito distante a metodologia MC se tornará, obrigatoriamente, uma tarefa componente da estrutura organizacional de uma empresa.
Apesar de tratar de um conceito de fácil entendimento e que utiliza as FERRAMENTAS DA QUALIDADE, a MELHORIA CONTÍNUA não é fácil de ser implementada. E, por demandar novos aprendizados, adaptações permanentes sem resultados imediatos, ela também dificilmente é mantida ao longo do tempo.
A – O primeiro OBSTÁCULO a ser superado para o sucesso deste processo está na mudança na forma de gerenciamento do material humano para ter engajamento, motivação, características individuais, renovação de valores e evitar o desencanto que as transformações possam causar. A MC incorpora mudanças superficiais ou profundas, nos comportamentos, nos critérios de trabalho, habilidades e nas respostas diante das modificações.
B – Outra barreira significativa, na maioria dos casos, está no contexto organizacional: a CULTURA ORGANIZACIONAL enraizada, ESTRATÉGIAS estabelecidas e velhos PARADIGMAS em vigor.
Todo e qualquer processo de mudanças em uma empresa encontra resistências vindas dos funcionários e da organização. As mudanças na tecnologia não são tão traumáticas, mas mudar a mentalidade…
“Mudança é qualquer transformação de natureza estrutural, institucional, estratégica, cultural, tecnológica, humana, ou de qualquer outro componente, capaz de gerar impacto em partes ou no conjunto da organização”. WOOD JR., THOMAZ. Mudança organizacional: aprofundando temas atuais de administração de empresas, p.190. Editora Atlas, São Paulo, 1995.
C – Outro OBSTÁCULO preocupante está no IMEDIATISMO da maioria das empresas. No AMBIENTE CORPORATIVO há uma série de preconceitos e rejeição quanto ao uso da MC: é um processo caro, ocasiona aumento de custos, gera grandes desgastes internos e é uma perda de tempo que não justifica o investimento para um trabalho sem retorno instantâneo (mesmo que as medidas sejam tomadas corretamente).
D – Muitos acreditam que a MC não é um confiável por ser processo cíclico que não tem COMEÇO, MEIO e FIM. Infelizmente, vários executivos não enxergam que as TAREFAS podem ser aprimoradas com o tempo, com menores custos usando práticas diferentes e inovadoras que aproveitem o talento dos colaboradores.
OS 4 PRINCÍPIOS BÁSICOS DAMELHORIA CONTÍNUA
1 – FOCO: o plano de trabalho necessita estabelecer o OBJETIVO, um FOCO designado a ser melhorado. Assim, o primeiro PRINCÍPIO visa estabelecer, por uma avaliação prévia e necessária, os pontos em que será preciso aplicar a MELHORIA CONTÍNUA. Porém, primordial ter muita cautela e escolher as que apresentam potencial para gerar resultados mais importantes, principalmente se estiverem relacionados ás questões colocadas pelos clientes quanto ao produto/serviço.
É mais prudente executar pequenas mudanças, aos poucos. É inútil tentar corrigir todas as deficiências simultaneamente – a experiência mostra que a GESTÃO não conseguirá realizar o trabalho. Portanto, será apenas uma perda de tempo precioso e esforço sem retorno.
Uma segunda fase da definição do Foco, a GESTÃO poderá se voltar para as análises sobre processos secundários, não diretamente relacionados ao problema principal, mas que agregam valor ao final.
2 – MÉTRICAS: o segundo PRINCÍPIO visa estabelecer como a GESTÃO irá acompanhar se as medidas aplicadas estão evoluindo e surtindo os efeitos esperados. As MÉTRICAS selecionadas deverão servir de base para uma avaliação correta e mostrar se a MELHORIA escolhida está, de fato, conduzindo a empresa para onde ela precisa chegar (os objetivos propostos).
3 – PADRONIZAÇÃO: também é conhecida por NORMALIZAÇÃO (ou NORMATIZAÇÃO) procura dar uniformidade aos produtos/serviços e processos de acordo com modelos indicam a melhor forma (segura, fácil, de menor custo, racional e correta) de se alcançar alto nível de qualidade. A PADRONIZAÇÃO aponta as especificações (os padrões técnicos) do produto e os procedimentos do processo produtivo: o controle da qualidade, as precauções ambientais e todas as normas relativas à segurança.
Se não houver um PADRÃO a ser seguido não há como se obter uma MELHORIA. Portanto, é fundamental que todos os participantes façam a EXECUÇÃO de suas TAREFAS da mesma forma. Assim será possível a identificar as áreas que requerem mudanças.
4 – CONHECIMENTO TÉCNICO: o quarto PRINCÍPIO afirma que é inútil ter identificado o problema, estabelecer MÉTRICAS para monitorar desempenho e seguir rigorosamente a PADRONIZAÇÃO se a empresa não tem expertise sobre o uso das FERRAMENTAS DA QUALIDADE. De acordo com especialistas, as mais usuais são:
4.1 – CICLO PDCA: PLAN (Planejar) – DO (Executar) – CHECK (Avaliar) e ACT (Agir) com o auxílio de BRAISTORMING, GRÁFICO DE GANTT, FOLHAS DE VERIFICAÇÃO, FLUXOGRAMAS, CURVA ABC, HISTOGRAMA, DIAGRAMA DE ISHIKAWA, FMEA (Análise dos Modos de Falha e Seus Efeitos) etc.
4.2 – KAIZEN: a palavra é de origem japonesa e significa “mudança para melhor”. Envolve redução de custos, aumento de produtividade e eliminação de desperdícios.
4.3 – LEAN MANUFACTURING: é um conjunto de conceitos e práticas adotadas por várias empresas japonesas após a Segunda Guerra Mundial que ficou muito conhecida dentro do TOYOTISMO. O sistema LEAN trabalha de maneira limpa (produção de forma enxuta) agindo para cortar desperdícios, seguir a demanda do mercado e eliminar qualquer processo que não agregue valor ao cliente.
4.4 – SIX SIGMA: esta ferramenta é um conjunto de práticas com a finalidade de obter um melhoramento contínuo. Entretanto, utiliza diversas técnicas estatísticas para efetuara a análise de DADOS para o desenvolvimento de MUDANÇAS em PROCESSOS.
Sugestão de Leitura
TIDD, JOE; BESSANT, JOHN; PAVITT, KEITH. Gestão da inovação. Editora Bookman. Edição 5ª. Porto Alegre, 2015.
WOOD JR., THOMAZ. Mudança organizacional: aprofundando temas atuais de administração de empresas. Editora Atlas. Edição 5ª. São Paulo, 2000.
TACHIZAWA, TAKESHY; SCAICO, OSWALDO. Organização Flexível: qualidade na gestão por processos. Editora Atlas. Edição 2ª. São Paulo, 2006.
TÉBOUL, JAMES. Gerenciando a dinâmica da qualidade. Editora Qualitymark. Edição 2ª. Rio de Janeiro, 1991.
