INTRODUÇÃO:
O mundo do trabalho teve que se adaptar com rapidez às novas circunstâncias trazidas pelo TRABALHO REMOTO. Este formato, que já vinha se desenvolvendo desde o começo dos anos 2000, foi acelerado pela PANDEMIA de 2019 e fez com que os GESTORES harmonizassem suas atividades nesta nova realidade. Foi preciso rever todo o planejamento, relacionamentos, as formas de comunicação disponíveis, tecnologias, equipamentos, rever velhos hábitos, cultura, LIDERANÇA, reelaborar processos internos e desenvolver meios para poder medir produtividade.
Na linguagem do MUNDO CORPORATIVO já é possível ouvir o termo CULTURA REMOTA como referência ao contexto diferente das tradicional maneira de se trabalhar no AMBIENTE PRESENCIAL. Sem nenhuma dúvida, até o período antecedente à PANDEMIA, o trabalho presencial foi a base da formação das ORGANIZAÇÕES. Mas, a adoção da modalidade de TRABALHO REMOTO não é mais uma alternativa passageira e veio para ficar.
Se a forma presencial já apresentava diversos problemas, a mudança para o trabalho virtual não deixou de apresentar obstáculos e mudou tudo o que conhecíamos. Apresentou diversos questionamentos sobre como melhorar o desempenho da ORGANIZAÇÃO, a adaptação a diferentes realidades, cenários inovadores e desconhecidas. Um dos grandes desafios para a ADMINISTRAÇÃO dento da CULTURA REMOTA está relacionado à GESTÃO DA COMUNICAÇÃO.
TRABALHO REMOTO – QUESTÕES PARA GERENCIAR A EQUIPE
No presente, a literatura sobre o assunto vem apresentando diversas alternativas e orientações para a área da GESTÃO. O ambiente, que agora se mostra com várias situações inovadoras, segue outras formas de trabalho, as tendências dos mercados e o ritmo do desenvolvimento tecnológico.
Na administração, cada vez mais os profissionais estão se aprimorando a capacidade analítica, o poder de observação, a síntese e interpretação de dados e a habilidade para encontrar soluções. Apesar destes requisitos serem “tradicionais”, os especialistas ainda colocam algumas questões que vêm procurando trazer ideias para GERENCIAR a EQUIPE em TRABALHO REMOTO.
Não existe uma receita infalível. As medidas adotadas poderão ser bem diferentes de acordo com o perfil dos participantes da EQUIPE, procedimentos, rotinas e CULTURA ORGANIZACIONAL.
Mas, entre as práticas que já foram discutidas entre os especialistas, a COMUNICAÇÃO bem executada poderá ser a ferramenta mais apropriada para dar qualidade ao trabalho da GESTÃO.
TRABALHO REMOTO – A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO
A rotina do TRABALHO REMOTO é muito diferente do ambiente de trabalho presencial. E o desafio da COMUNICAÇÃO tem sido um dos contratempos mais importantes do TRABALHO REMOTO e, provavelmente, o primeiro obstáculo a ser superado. Existem alguns detalhes dentro do processo. Profissionais que não são muito afeitos a este tipo de COMUNICAÇÃO, a escolha correta das ferramentas corretas e padronizadas a serem utilizadas, a capacitação para o uso correto e ter uma EQUIPE verdadeiramente comprometida.
Os recursos da tecnologia trouxeram diversas alternativas de ferramentas que contribuem na adaptação dos profissionais envolvidos (GESTORES e os integrantes das EQUIPES).
Quanto aos integrantes das EQUIPES, o desafio é saber usar de maneira correta as FERRAMENTAS escolhidas, ter treinamento, conhecer os recursos para cada situação e suas possibilidades na COMUNICAÇÃO.
Para os profissionais da GESTÃO o desafio da COMUNICAÇÃO é ainda maior. Eles necessitar acompanhar o andamento das atividades, os prazos, as entregas, se os COLABORADORES estão atuando corretamente, ter disponibilidade, atribuir atividades, analisar resultados e dar FEEDBACK. Então, o processo de COMUNICAÇÃO e CONTROLE deverá ser mais intenso, eficiente, ágil, sem perda de tempo e com ASSERTIVIDADE.
Muitos colaboradores afirmam que, a princípio, foi um grande desafio: migrar e se adequar ao trabalho virtual e suas formas de COMUNICAÇÃO. Muitas vezes, a comodidade e o relaxamento do lar foi entediante e criou um sentimento negativo por estar longe ambiente da empresa, dos colegas e da LIDERANÇA. Estes fatores, até certo ponto, prejudicaram as entregas diárias e a motivação.
1 – A chave da INFORMAÇÃO: hoje os recursos tecnológicos têm uma ampla variedade de ferramentas, acesso aos ambientes virtuais e diversas formas de COMUNICAÇÃO em tempo integral. Elas viabilizaram o contato entre os integrantes da EQUIPE em horários e locais diferentes.
Cabe ao GESTOR evitar que a EQUIPE perca MOTIVAÇÃO e se torne um grupo improdutivo, inseguro e desalinhado. Assim, ele deverá providenciar para que a INFORMAÇÃO seja frequente, atualizada e facilmente disponível. O objetivo da COMUNICAÇÃO é transmitir expectativas, estabelecer processos, cronogramas das entregas, cuidar dos registros, cuidar da documentação e possibilitar o devido compartilhamento da INFORMAÇÃO.
2 – Ruídos na COMUNICAÇÃO: sua ocorrência não é exclusividade do trabalho presencial. No TRABALHO REMOTO eles também existem com frequência.
Todo o processo que envolve COMUNICAÇÃO precisa ter clareza, precisão e concisão. A falta de entendimento e ALINHAMENTO entre o EMISSOR e o RECEPTOR, infelizmente, é fato comum mesmo em ambiente virtual. O GESTOR necessita ter atenção máxima para evitar que as EQUIPES tenham dificuldades em entender a direção a ser seguida. É preciso informar OBJETIVOS e METAS (SMART)com prazos bem definidos separando prioridades das tarefas comuns. A ocorrência de RUÍDOS prejudica a produtividade, causa desgastes, desmotiva COLABORADORES e gera a falta de integração ao dificultar as relações entre os participantes da EQUIPE.
3 – Comunicação Ineficiente: além da sua importância para o GESTOR verificar o andamento dos trabalhos, a COMUNICAÇÃO também se tornou valiosa para conversas informais, para combater o isolamento ou para o ONE ON ONE MEETING virtual.
Mas, ela terá a EFICIÊNCIA esperada se o tempo utilizado no contato não abordar temas fúteis ou não chegar a nenhuma conclusão.
Outro obstáculo a ser vencido é a inabilidade de muitos profissionais em relação a COMUNICAÇÃO ESCRITA (um problema que pode ter ocorrido desde o ensino fundamental). É mais um RUÍDO que poderá causar falta de clareza, mal-entendidos, respostas atrasadas, falta de organização e INFORMAÇÕES incorretas. Dentro do processo, a COMUNICAÇÃO poderá ser ineficiente se o GESTOR não tiver a sensibilidade para saber dosar as mensagens. É fundamental dar prioridade aos contatos com os membros da EQUIPE sem acarretar solicitações constantes, cobranças excessivas ou desnecessárias.
Por uma questão de disciplina, qualidade e sucesso da COMUNICAÇÃO, o GESTOR também deverá…
…esclarecer como e quando os colaboradores poderão entrar em contato durante a jornada de trabalho.
…esclarecer aos componentes da EQUIPE a importância do equilíbrio entre a atividade profissional e a vida pessoal.
4 – Saber ouvir: este é um problema crônico que no trabalho presencial já causava muitos transtornos. O GESTOR necessita ser um bom ouvinte e ter a capacidade do diálogo para transmitir confiança ao saber ouvir os envolvidos, negociar soluções e ter o respeito dos colaboradores.
5 – Calendário: para tornar a COMUNICAÇÃO eficiente, uma das práticas mais usuais à disposição do GESTOR é o uso de um calendário das reuniões em conjunto com a EQUIPE. Por meio deste instrumento será estabelecido os nomes participantes (inclusive para reuniões individuais), data/horário, a pauta a ser discutida e um CHECK-LIST tendo o cuidado com o excesso de controles.
6 – FEEDBACK: também é conhecido como DEVOLUTIVA. É o entendido como o retorno da informação ou de um processo que o EMISSOR recebe como a reação do RECEPTOR em relação às mensagens. É a maneira utilizada na avaliação das respostas ou dos resultados da transmissão (é o retorno – positivo ou negativo).
No processo de COMUNICAÇÃO na modalidade de TRABALHO REMOTO o FEEDBACK é imprescindível e se tornou um dos instrumentos para elevar o envolvimento e o engajamento dos participantes. Dar e receber FEEDBACK dos colaboradores é vital para a sequência dos trabalhos.
De acordo com especialistas, o FEEDBACK é valioso para que a figura do GESTOR continue sendo a referência. Portanto, o retorno (as respostas) deverão ser sempre respondidas com a maior brevidade possível. mais consciência sobre o tempo quando trabalham remotamente. A INFORMAÇÃO pode ser urgente e atrasar parte ou todo o trabalho.
Sugestão de Leitura
COSTA, DANIEL. Não existe gestão sem comunicação: Como conectar endomarketing, liderança e engajamento. Editora Dublinense. Edição 1ª. Porto Alegre, 2014.
ALVES, TIAGO. Nem home nem office: Como as mudanças nas organizações convergem para um novo modelo de trabalho com os escritórios do futuro. Editora Gente. Edição 1ª. São Paulo, 2022.
NEELEY, TSEDAL. A revolução do trabalho remoto: Um guia para o sucesso de equipes que trabalham de qualquer lugar. Editora Benvirá – Saraiva Educação. Edição 1ª. São Paulo, 2021.
