INTRODUÇÃO:
Na Administração moderna a COMUNICAÇÃO INTERNA também foi sendo desmembrada pelos estudiosos por causa de sua crescente complexidade. Ao considerar todas as práticas de COMUNICAÇÃO com os seus colaboradores, a empresa requer um trabalho comunicacional que seja um fator positivo e não um problema a mais para ser resolvido.
E isto se justifica por que os negócios evoluíram, tornando o trabalho cheio de detalhes e o ambiente interno repleto de alternativas de informação. Diante dessas mudanças em que as relações entre as empresas e as relações entre as pessoas se transformaram, o domínio da informação se tornou vital: quem tem INFORMAÇÃO garante maior poder e processos decisórios menos arriscados. E a empresa que internamente souber lidar e comunicar estas informações, de forma correta, terá resultados mais favoráveis.
A COMUNICAÇÃO INTERNA e a troca de informações, num sistema cada vez mais amplo e apoiado em tecnologia, poderão ser uma garantia para o sucesso. Por sua crescente importância ela requer desenvolvimento e atenção constantes por ter se tornado fator estratégico. No entanto, a COMUNICAÇÃO é um processo que necessita de um trabalho extenso para atingir o público interno de forma adequada. Portanto, é importante um planejamento que avalie os veículos de comunicação e uma linguagem compatível que possa disseminar informações concisas, claras e objetivas. É a melhor maneira para diminuir erros que prejudiquem a harmonia, confiabilidade e credibilidade.
AS FUNÇÕES DA COMUNICAÇÃO INTERNA
A COMUNICAÇÃO INTERNA deve ser estabelecida ou revista analisando previamente suas FUNÇÕES. A razão dessa análise permite que a organização planeje uma linha de conduta, as fontes, os profissionais envolvidos e suas habilidades de LIDERANÇA e de COMUNICAÇÃO. Outro campo a ser previsto são as condições técnicas dos CANAIS e a instalação de todos os meios necessários. As FUNÇÕES são diferentes dependendo da visão de cada um dos estudiosos:
1 – INFORMAR: uma das funções da COMUNICAÇÃO INTERNA está na garantia de que as informações sobre a empresa, suas decisões e ações sejam de conhecimento dos colaboradores. Em um ambiente corporativo elas são vitais para dar andamento às atividades. Quanto melhor a informação, menor o grau de incerteza e menor a margem de erro ao tornar o fluxo de COMUNICAÇÃO mais racional.
O uso de um CANAL direto entre a empresa e seu PÚBLICO INTERNO cria vínculos mais fortes e elimina informações falsas, ruídos e rumores com potencial de causar prejuízos aos negócios.
2 – INTEGRAR: esta função promove a circulação de informações recentes, debates, discussões e a INTERAÇÃO entre os departamentos. É favorável para relações interpessoais e auxiliam na CAPACITAÇÃO.
3 – ALINHAR: estabelece um padrão para os colaboradores pela CULTURA ORGANIZACIONAL da empresa. Assim, MISSÃO, VISÃO, VALORES, METAS, OBJETIVOS são COMPARTILHADOS para contribuir na construção de um CONCEITO (no ÂMBITO INTERNO e no ÂMBITO EXTERNO), reputação e IMAGEM INSTITUCIONAL. O resultado da COMUNICAÇÃO INTERNA bem executada repercute favoravelmente na relação da empresa com o público externo e com o consumidor final.
Além disso, é importante que o CAPITAL HUMANO se sinta parte da estrutura, tendo ciência do que a empresa tem feito, como ela pensa e o que ela representa. É um meio fortalecer RELACIONAMENTOS e facilitar o trabalho em equipe ao favorecer o CLIMA ORGANIZACIONAL e produtividade.
4 – MOTIVAR: é uma das funções mais interessantes para a integração com os objetivos da empresa. A MOTIVAÇÃO pode influenciar atitudes e preferências reduzindo incertezas e mudando ou adaptando COMPORTAMENTOS. A COMUNICAÇÃO tem influência na MOTIVAÇÃO com o poder de diminuir distâncias, criar conexões e, na maior parte das situações, fortalecer vínculos.
Mas, para os funcionários conhecer bem a empresa também faz com que eles se sintam parte dela. É ter orgulho dos resultados como um fator motivacional. A COMUNICAÇÃO deve atuar para que os funcionários sejam incentivados para o desenvolvimento pessoal, para alcançar metas, superar e reverter situações adversas.
CUIDADO: um processo de COMUNICAÇÃO mal planejado pode criar desencontros de informações e interferir na precisão das atividades. O desgaste é muito grande e poderá ter influência direta sobre aspectos motivacionais.
5 – ESTABELECER SEGURANÇA: as regras para o acesso e confidencialidade das informações da empresa precisam ser detalhadas. É preciso que a COMUNICAÇÃO informe os limites e estabeleça quais profissionais conheçam informações importantes. As normas de confidencialidade diminuem riscos de vazamentos.
6 – FEEDBACKS: a COMUNICAÇÃO INTERNA bem planejada e de visão moderna precisa ser estabelecida com um dispositivo de mão dupla, em dois sentidos. Ela deve permitir aos empregados opinar e se posicionar quanto aos assuntos da empresa e compartilhar pontos de vista diferentes. Os fluxos descendente e ascendente de informação necessitam valorizar sugestões e aprender a OUVIR a devolutiva sobre os mais variados assuntos.
7 – CONTROLAR: métodos de COMUNICAÇÃO bem planejados permitem que executivos e colaboradores controlem suas atividades. A COMUNICAÇÃO permite que os colaboradores sejam notificados de maneira correta sobre regras, o que deve ser realizado, prazos, tarefas etc. O controle é exercido sim e aponta quais são os limites, a hierarquia da organização ou o que deve regular a conduta das equipes. Uma GESTÃO democrática não significa que a empresa não tenha disciplina ou preceitos explícitos como a forma de exercer o CONTROLE. Caso contrário…
Sugestão de Leitura
CHIAVENATO, IDALBERTO. Comportamento Organizacional. A dinâmica e o sucesso das organizações. Editora Manole. Edição 3º. Barueri, 2014.
TORQUATO, GAUDÊNCIO. Cultura, Poder, Comunicação e Imagem: fundamentos da nova empresa. Editora Pioneira Thomson Learning. São Paulo, 2001.
MATOS, GUSTAVO GOMES DE. Comunicação empresarial sem complicação. Editora Manole. Edição 3ª. Barueri, 2015.
JOHANN, SILVIO LUIZ. Comportamento Organizacional. Editora Saraiva. Edição 1ª. São Paulo, 2013.
ROBINS, STEPHEN P.; JUDGE TIMOTHY A.; SOBRAL, FELIPE. Comportamento Organizacional. Editora Pearson. Edição 14ª. Campinas, 2010.
