INTRODUÇÃO:
Para que a empresa consiga obter e manter um padrão de excelência é um grande desafio para os GESTORES e suas EQUIPES. O uso de FERRAMENTAS com controles gráficos, tabelas ou métodos estruturados possibilita a obtenção de elementos mais concretos para alcançar a EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL e, portanto, a QUALIDADE TOTAL.
As FERRAMENTAS promovem análises mais assertivas de todos os PROCESSOS, favorecem a ADMINISTRAÇÃO e a melhoria constante das práticas. A GESTÃO tem à sua disposição várias alternativas, que são aplicáveis em muitas situações em áreas essenciais da GESTÃO DA QUALIDADE ou nas demais áreas da empresa.
Casa empresa é diferente da outra, ainda que esteja atuando no mesmo ramo de atividade. As FERRAMENTAS DE GESTÃO DA QUALIDADE servem de apoio para a TOMADA DE DECISÃO e o entendimento da situação atual da empresa, mas, apenas se constituem em uma parte da solução para dar ter uma verdadeira percepção da PERFORMANCE. É possível usar várias combinações entre as FERRAMENTAS DE GESTÃO DA QUALIDADE, de acordo com a necessidade da empresa. Elas poderão ser decisivas para a exatidão dos resultados.
As FERRAMENTAS DE GESTÃO DA QUALIDADE tem um importante papel para os GESTORES poderem avaliar, corrigir, melhorar ou eliminar processos em todas as áreas da empresa. Outra vantagem, muito interessante, é a oportunidade de se obter um diagnóstico preciso sem análises superficiais em correções paliativas e temporárias.
O USO DE FERRAMENTAS
A – GESTÃO DE DOCUMENTOS
Um FLUXOGRAMA padronizado e o uso intensivo da Tecnologia da Informação têm sido de extrema utilidade em todas as atividades relativas à Gestão de Documentos.
Por apresentar a definição dos PROCESSOS e a forma como eles devem ocorrer (organizados corretamente) o FLUXOGRAMA é uma FERRAMENTA amplamente aplicável em qualquer empresa. O FLUXOGRAMA dá aos GESTORES uma visão clara sobre todas as etapas. Desta forma será possível:
● Reavaliar e modificar completamente os processos ou documentos (físicos ou digitais) e, se for necessário, eliminá-los para a redução de custos.
● Guardar e arquivar DADOS e INFORMAÇÕES confidenciais e relevantes para a TOMADA DE DECISÃO e PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO.
● Ampliar o conhecimento geral sobre a estrutura e auxiliar na definição exata das áreas responsáveis por cada fase das TAREFAS.
● Ter acesso definido e seguro aos DADOS e INFORMAÇÕES eliminando os FEUDOS DA INFORMAÇÃO (áreas que retém e não compartilham a INFORMAÇÃO – por vaidade e/ou medo da perda de poder dos “círculos pensantes”).
A GESTÃO DE DOCUMENTOS também será a responsável pelo arquivamento adequado das INFORMAÇÕES e da documentação gerada pelas FERRAMENTAS DE GESTÃO DA QUALIDADE.
B – GESTÃO DE INDICADORES
Uma das APLICAÇÕES mais interessantes para as FERRAMENTAS DA GESTÃO DA QUALIDADE se refere ao gerenciamento dos INDICADORES DE DESEMPENHO ou INDICADORES DE QUALIDADE.
É por meio da Gestão de Indicadores que os EXECUTIVOS gerenciam todos os processos de maneira eficiente e precisa. É com o acompanhamento das MÉTRICAS e com a análise dos KPI’S que será possível monitorar se os resultados já obtidos e acumulados foram positivos. A partir disto, os GESTORES poderão planejar ações corretivas e a TOMADA DE DECISÃO para os resultados desfavoráveis ou em NÃO CONFORMIDADE.
A TOMADA DE DECISÃO deve ser sempre com baseada em evidências: INDICADORES, GESTÃO DOCUMENTAL e FERRAMENTAS DE GESTÃO DA QUALIDADE.
C – ANÁLISE E GESTÃO DE RISCO
Há vários conceitos sobre a GESTÃO DE RISCO:
● A GESTÃO DE RISCO é uma forma de trabalho que mantém a empresa preparada para antecipar situações inesperadas e, portanto, minimizar potenciais incertezas, ameaças, custos imprevistos ou aproveitar oportunidades de mercado. A grande vantagem desta GESTÃO é poder avaliar o grau de RISCO utilizando uma análise mais completa com DADOS e INFORMAÇÕES precisas para a TOMADA DECISÃO (um grande desafio e um processo fundamental).
● Outros estudiosos afirmam que é o processo que envolve diversas DECISÕES que deverão minimizar ao máximo os efeitos negativos dos riscos (ameaças) para uma empresa/organização. Os RISCOS estão presentes nas alterações do mercado, erros humanos de diversas origens, situações da economia, políticas governamentais, desastres naturais etc. Em contrapartida, há possibilidades com efeitos positivos com grandes oportunidades que favoreçam e alterem toda a situação. Assim, cabe aos EXECUTIVOS o trabalho contínuo, de maneira eficaz, no monitoramento e na identificação dos RISCOS.
Independentemente dos conceitos sobre a ANÁLISE E GESTÃO DE RISCO, muitas das FERRAMENTAS DE GESTÃO DA QUALIDADE servem como apoio e potencializam a TOMADA DECISÃO. Por meio delas, é possível compreender a situação do momento, ter uma avaliação mais correta e encontrar as melhores alternativas: ANÁLISE SWOT, GRÁFICOS DEMONSTRATIVOS, DIAGRAMA DE ISHIKAWA, HISTOGRAMAS, CURVA ABC, MATRIZ GUT etc.
D – GESTÃO DE NÃO CONFORMIDADES
São consideradas NÃO CONFORMIDADES as ocorrências em que um produto/serviço ou um processo não cumpram ou não atendam às expectativas e especificações previamente determinadas. Como consequência, trazem resultados negativos.
Embora muitas vezes as NC’s sejam consideradas como fatores negativos, elas poderão ser utilizadas como correções e aprendizado.
É necessário estar baseado em DADOS e INFORMAÇÕES corretas e objetivas averiguando as ocorrências (quando, onde e porque) através de materiais coletados, registros, provas e documentos sobre o processo.
As NC’s poderão levar a empresa a analisar e repensar processos, utilizando as das FERRAMENTAS DE GESTÃO DA QUALIDADE.
Assim será oportuno fazer os ajustes necessários e ações corretivas para que o erro não se repita: CHECKLIST, DIAGRAMA DE ISHIKAWA, 5 PORQUÊS, FMEA – FAILURE-MODE AND EFFECT ANALYSIS, CICLO PDCA – PLAN-DO-CHECK-ACT etc.
E – Gestão de AUDITORIAS
O seu objetivo é permitir que a empresa possa identificar oportunidades de melhoria e inovação nos seus procedimentos internos.
A AUDITORIA faz o acompanhamento das atividades e a apuração de possíveis irregularidades. Entretanto, a sua atuação se aplica a diversas situações na verificação e controle das tarefas e a centralização de INFORMAÇÕES. Em qualquer circunstância é possível o uso dos resultados obtidos pelas diversas FERRAMENTAS DE GESTÃO DA QUALIDADE sempre com a finalidade de corrigir processos e apresentar a real situação da empresa aos STAKEHOLDERS.
