INTRODUÇÃO:
O BENCHMARKING é uma ferramenta de gestão com a qual uma empresa investiga e examina de forma COMPARATIVA como as demais atuam. Esta metodologia se tornou uma das mais valiosas alternativas sendo capaz de verificar se os processos em uso são eficientes. Também serve para produzir mudanças que levem a significativas melhorias de desempenho e sintoniza a empresa com a realidade do seu mercado. Introduz conceitos novos ou aprimora os já existentes para o aumento contínuo de produtividade.
A essência do BENCHMARKING parte do princípio de que nenhuma empresa pode ser considerada perfeita em tudo o que faz. Ou seja, isto implica em reconhecer que sempre há quem faça melhor. Esta metodologia permite aprender com as experiências positivas de outras empresas. O BENCHMARKING coleta informações para comparar desempenho, fazer diagnósticos de problemas e criar medidas de melhoria.
O processo de investigação é contínuo e não eventual.
Há um trabalho visando comparar produtos/serviços e políticas empresariais dos concorrentes mais fortes ou das empresas líderes de mercado. O BENCHMARKING busca o aprimoramento, procurando identificar e superar os pontos fortes dos concorrentes (descobrir o MELHOR DO MELHOR e chegar a um nível de superioridade ou vantagem competitiva).
ORIGEM
A ideia original é conferida à RANK XEROX CORPORATION nos EUA pela necessidade de comparar o desempenho de outras empresas e os fatores positivos (de sucesso) e negativos (de insucesso). Em função dos resultados destas comparações, outras empresas americanas também passaram a utilizar esta ferramenta em sua GESTÃO. E o uso do BENCHMARKING o tornou quase que inevitável para uma organização que procura incrementar resultados.
UTILIZAÇÃO
Sendo um conceito relativamente recente, há várias definições e ainda algumas ideias a serem esclarecidas. BENCHMARKING pode ser qualificado como uma atividade eminentemente DEFENSIVA porque é uma análise feita sobre fatos já produzidos. Hoje é um dos componentes básicos na definição estratégica para qualquer tipo de empresa, em qualquer mercado de atuação. O BENCHMARKING não se trata de uma fórmula ou método aleatório, de uma simples coleta e registro de várias informações. É um processo de GESTÃO sistemático, contínuo e organizado criteriosamente em todas as suas etapas.
BENCHMARKING E A TOMADA DE DECISÃO
A captação e atualização de informações. que levam à análise das práticas e dos resultados da concorrência, justificam a importância do BENCHMARKING e a necessidade de ser uma tarefa perene. Assim, há a demanda por testes e comparações frequentes, do que está sendo usado internamente na empresa em relação às ações efetuadas pelos competidores, com a finalidade de superá-los. É o que faz do BENCHMARKING uma das bases para a TOMADA DE DECISÃO nos diversos níveis e áreas da empresa para a projeção de desempenho para o futuro.
BENCHMARKING E A QUALIDADE TOTAL
As comparações com outras empresas podem modificar diversos aspectos da CULTURA ORGANIZACIONAL. Será benéfico para criar o hábito da MELHORIA CONTÍNUA, mudar a mentalidade para a QUALIDADE TOTAL, minimizar falhas e improvisos, uniformizar TAREFAS e evoluir na condução dos negócios. Todas estas ações, bem conduzidas, irão reduzir custos e melhorar resultados. Muitos ainda vêm o BENCHMARKING como uma simples cópia, uma imitação das outras empresas para minimizar trabalho e recursos. Inclusive, alguns consideram o processo como ESPIONAGEM. Mas, é preciso uma dose de humildade para reconhecer que ninguém é melhor em tudo e que existe quem faça melhor. Além disso, a observação também se torna um processo de descobertas, aprendizagem e acúmulo das melhores experiências.
VANTAGENS DO BENCHMARKING
Em função das informações obtidas há a possibilidade de se conhecer melhor a própria empresa. É possível identificar fatores internos críticos (de sucesso ou de insucesso), introduzir novas ideias, identificar MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS necessárias, conhecer melhor os concorrentes e o mercado de atuação.
CONCEITOS DO BENCHMARKING
BENCHMARKING é um trabalho intensivo que requer tempo e disciplina em forma de pesquisa criteriosa, contínua e estruturada. É uma ferramenta de gestão vantajosa para empresa que fornece informações e um leque de oportunidades para analisar processos em uso.
MODALIDADES DO BENCHMARKING
A direção da empresa poderá escolher um só tipo de BENCHMARKING ou combinar algumas variações.
A – BENCHMARKING COMPETITIVO: também é chamado de BENCHMARKING ESTRATÉGICO e tem como foco as práticas dos concorrentes. É a modalidade mais difícil de ser realizada pela dificuldade de acesso aos dados e aos números das empresas que são objeto de análise. São os concorrentes diretos que estão na disputa de parcelas do mesmo mercado. Uma das alternativas é utilizar o trabalho de consultores externos ou obter informações sobre atividades similares em locais e fontes diferentes. No VAREJO é muito comum o uso do método do “CLIENTE OCULTO”.
B – BENCHMARKING INTERNO: analisa as melhores práticas em uso dentro da própria empresa em diferentes unidades e faz a administração conhecer melhor o TODO.
Este é um dos mais utilizado, envolve informações disponíveis e normalmente não há barreiras e desconfiança.
Ao mesmo tempo, normalmente o BENCHMARKING INTERNO revela talentos e valoriza o CAPITAL HUMANO. É utilizado para identificar as boas práticas internas e disseminá-las pela organização.
CONHECENDO A NOSSA EMPRESA
O que nossa empresa está fazendo? Como nossa empresa está fazendo?
Com que eficiência e eficácia nossa empresa está fazendo?
C – BENCHMARKING FUNCIONAL: não há a necessidade de comparações com concorrentes diretos. A análise é feita sobre uma ou várias funções específicas, bem definidas, encontradas na maioria das organizações. As empresas observadas podem pertencer a outros ramos de atividade. Mas usam técnicas interessantes em atividades comuns: expedição de produtos, formas de transporte, métodos de armazenagem ou outros processos. A troca de informações é mais fácil não havendo problemas de confiabilidade porque as empresas envolvidas não disputam os mesmos clientes.
D – BENCHMARKING GENÉRICO: independente das diferenças entre os seus mercados de atuação, as empresas participantes têm funções ou processos muito semelhantes. Compara parâmetros da funcionalidade que muitas vezes são confundidos com o BENCHMARKINGFUNCIONAL. Um desses processos pode ser, por exemplo, a análise de LEAD TIME (espaço de tempo medido desde a emissão do pedido até a entrega do produto ao cliente).
CONHECENDO NOSSOS CONCORRENTES
O que os concorrentes estão fazendo? Como os concorrentes estão fazendo?
Com que eficiência e eficácia nossos concorrentes estão fazendo?
FASES DO BENCHMARKING
O trabalho de BENCHMARKING identifica e reconhece o problema a ser resolvido, elabora o projeto de pesquisa, coleta os dados internos e externos, estabelece a equipe para a análise e comparação das diferenças e semelhanças (positivas ou negativas).
1 – Análise: o BENCHMARKING pode ter início dentro da própria empresa ponderando pontos fortes e pontos fracos avaliando resultados que poderão servir como parâmetros ou sofrer correções. As tarefas com bom desempenho num determinado departamento poderão servir como o padrão a ser adotado para outras áreas. Caso as alternativas do cenário interno não tenham apresentado o efeito desejado será necessário identificar e observar outras empresas com as quais se fará a comparação para a adoção (ou não) dos seus métodos.
2 – Planejamento: nesta etapa são definidos os objetivos do BENCHMARKING e a seleção das EMPRESAS-REFERÊNCIAS. A pesquisa identifica outras organizações com as quais se fará a observação, a comparação para analisar resultados e adoção (ou não) dos seus métodos. No Planejamento se estabelece o foco e o tema para definir o método de coleta.
3 – Coleta de Dados: é feita pela pesquisa de informações em diversas fontes, visitas, questionários etc.
4 – Análise de Dados: compara as referências internas, registra e realiza a tabulação dos dados, divulga resultados, projeta níveis de desempenho esperado e estabelece metas.
5 – Ações: desenvolve o plano de ação, inicia ações específicas, monitora os progressos alcançados, faz eventuais correções, cria um BANCO DE DADOS. Ao mesmo tempo pode estimular e facilitar mudanças organizacionais.
Sugestão de Leitura
LEIBFRIED, KATHLEEN H. J.; McNAIR, C. J. BENCHMARKING – Uma Ferramenta para a Melhoria Contínua. Editora CAMPUS. Edição 1ª. São Paulo, 1994.
FISHER, JOHN G. BENCHMARKING para Otimizar o Desempenho. Editora CLIO. Edição 3ª. São Paulo, 1997.
CAMP, ROBERT C. BENCHMARKING – o Caminho da Qualidade Total. Editora Pioneira. Edição 3ª. São Paulo, 2002.
BENDELL, TONY; BOULTER, JOHN K.; BOULTER LOUISE. Manual do BENCHMARKING. Editora CETOP. São Paulo, 2005.
CAMP, ROBERT C. BENCHMARKING – Dos Processos de Negócios. Editora Qualimark, Edição 5ª. São Paulo, 1999.
