INTRODUÇÃO:
A ACURÁCIA tem sido um dos indicadores mais importantes para a LOGÍSTICA das empresas. Muitas vezes, os GESTORES responsáveis pela área verificam casos de discrepâncias. Elas foram resultantes da forma como a ACURACIDADE foi mensurada e, na maioria dos casos, pela falta de uma normatização ou por um trabalho sem padrão: os resultados estarão distorcidos e imperfeitos.
DIVERGÊNCIAS
Para a empresa ofertar itens para comercialização ou verificar o momento adequado do RESSUPRIMENTO, a contagem física confiável é fundamental para estar o mais próximo possível da realidade – Se quantidade de produtos disponíveis estiver incorreta, haverá grandes possibilidades de prejudicar o atendimento aos clientes (internos e externos).
| Itens | SKU | Controle Contábil | Inventário Físico | Itens Divergentes | ACURÁCIA |
| 1 | EMBALAGENS | 1.000 | 950 | -50 | X |
| 2 | AGROTÓXICOS | 150 | 164 | +14 | X |
| 3 | SEMENTES | 20.000 | 20.000 | 0 | OK |
| 4 | VACINAS | 500 | 500 | 0 | OK |
| 5 | FERRAMENTAS | 380 | 300 | -80 | X |
| 6 | RAÇÕES | 100 | 100 | 0 | OK |
| 7 | NUTRIÇÃO FOLIAR | 500 | 528 | +28 | X |
| 8 | FERTILIZANTES | 2.000 | 2.000 | 0 | OK |
| 9 | IMPORTADOS | 50 | 50 | 0 | OK |
| 10 | CORRETIVOS | 2.000 | 2.000 | 0 | OK |
| Totais | 26.680 | 26.592 | 172 SKU’S | 4 Ocorrências |
O controle em tempo real sobre as INFORMAÇÕES do estoque permite que a GESTÃO faça ajustes antes que ocorram divergências: as diferenças entre o ESTOQUE FÍSICO e o ESTOQUE CONTÁBIL registrado no sistema. Postergar as medidas corretivas poderão acumular ainda mais os erros e complicar a tarefa para verificar e eliminar DIVERGÊNCIAS.
SKU’S inventariados: 10
ITENS DIVERGENTES: 172 – diferença entre o ESTOQUE FÍSICO e o ESTOQUE CONTÁBIL.
NÍVEL DE ACURÁCIA ou PERCENTUAL DE ACURÁCIA: 99,7% = ESTOQUE FÍSICO em itens (26.592) dividido pelo ESTOQUE CONTÁBIL no sistema (26.680) x 100
Muitos especialistas apontam que a ACURACIDADE medida pelo valor financeiro não mostra um resultado correto por não apresentar as reais quantidades de SKU’S existentes no estoque.
A ANÁLISE DO NÍVEL DE ACURÁCIA
Dependendo do resultado obtido, a GESTÃO poderá analisar a situação e investigar onde estão as falhas. Em geral, são considerados 3 níveis de ACURÁCIA:
1 – Entre 0% e 30%: o resultado obtido nestes níveis demonstram que há muita insegurança em relação a qualidade dos trabalhos que vêm sendo realizados. Desta forma, o risco de erros e suas consequências são muito elevados.
2 – Entre 30% e 90%: neste nível o risco é considerado como moderado. Mas, mesmo assim, há a existência de divergências e os resultados são inconsistentes e diferentes do INVETÁRIO FÍSICO.
3 – Entre 90% e 100%: o ESTOQUE FÍSICO de produtos é confiável em relação aos resultados do sistema. Acima de 90% a confiabilidade e a segurança já demonstram menor risco, maior segurança e menos dependência de variações em comparação com a realidade. Provavelmente, ocorreram pequenos enganos que serão ser corrigidos com facilidade.
A ANÁLISE DAS DIVERGÊNCIAS
O trabalho do INVENTÁRIO poderá apontar dois modos de DIVERGÊNCIAS: A – SKU’S com divergências positivas quando a contagem física é maior do que o REGISTRO CONTÁBIL (são as sobras) e B – SKU’S com divergências negativas quando a contagem física é menor do que o REGISTRO CONTÁBIL (as faltas). É preciso averiguar onde está o início dos problemas e a causa dos erros na confrontação entre os REGISTROS CONTÁBEIS e as quantidades físicas.
Em nenhuma ORGANIZAÇÃO os sistemas em uso são capazes de atuar por conta própria. Há a ocorrência de DIVERGÊNCIAS? Se existem INFORMAÇÕES incorretas é porque o sistema não está sendo operado da maneira correta.
As falhas no sistema e imprevistos acontecem. Mas, o fator humano pode ser a causa do CONTROLE INEFICIENTE e das rotinas mal planejadas e mal executadas. E não é só por causa dos lançamentos de INFORMAÇÕES incorretas no sistema, pois, as INCONSISTÊNCIAS podem ter início em diversas OPERAÇÕES:
ERRO NAS REQUISIÇÕES DE COMPRA – NOTA FISCAL DO FORNECEDOR – RECEBIMENTO, CONFERÊNCIA e CADASTRAMENTO incorretos – NÚMEROS DE REFERÊNCIA – ENTRADAS – ETIQUETAGEM – ARMAZENAGEM e ENDEREÇAMENTO – OBSOLESCÊNCIA, TROCAS, DEVOLUÇÕES, SAÍDAS, PERDAS FURTOS, ACIDENTES e AVARIAS sem os devidos registros no sistema.
É necessário agir de imediato em conjunto com a CONTABILIDADE para realizar a RECONCILIAÇÃO e os devidos AJUSTES. A ACURACIDADE não se volta só para aspectos financeiros da contabilização dos estoques. O foco está voltado para o ponto de vista operacional na grande preocupação em conferir e legitimar a existência (ou não) dos itens. Um erro (positivo ou negativo) pode gerar problemas na EFICÊNCIA OPERACIONAL.
A avaliação da ACURACIDADE também tem influência no planejamento dos estoques e, principalmente, no atendimento aos clientes. Por estas razões, muitas empresas estão abandonando os INVENTÁRIOS ANUAIS pelos INVENTÁRIOS PERMANENTES objetivando sempre o CONTROLE mais rigoroso (quantidades e valores) e corrigir de imediato qualquer tipo de DIVERGÊNCIA.
AS DIVERGÊNCIAS E AS TOLERÂNCIAS
Dependendo do item, as DIVERGÊNCIAS não são levadas em conta ou mesmo entendidas como erros graves cometidos na contagem.Os pequenos erros de contagemno INVENTÁRIO podem ser assinalados como DIFERENÇAS RESIDUAIS.
As TOLERÂNCIAS (grau de DIVERGÊNCIA a ser suportado por um erro nas quantidades ou nos percentuais) são relacionadas e até previstas por experiência. Referem-se aos itens pequenos com medidas verificadas por peso. Há outros itens do estoque, embora tenham unidade de medida inteira, que também são verificados por peso em balanças ou em conta-peças.
Quando o item inventariado é sujeito a ter erros causados pelo próprio processo de contagem, as DIVERGÊNCIAS em alguns casos, podem não ser consideradas como erros.
MEDIDAS PARA AUMENTAR A ACURÁCIA
No PLANEJAMENTO, a GESTÃO poderá prever ações para estar continuamente examinando as operações e fazer as correções necessárias para aumentar a ACURÁCIA.
A – Verificar os procedimentos no RECEBIMENTO DE MERCADORIAS (entradas e as eventuais trocas e devoluções), a CONFRÊNCIA e os lançamentos no sistema.
B – Verificar os procedimentos das saídas dos itens (para a linha de produção, perdas, estoque de produtos acabados, vendas/faturamento, expedição, devoluções dos clientes, descarte etc.).
C – Verificar problemas relacionados às operações do sistema (WMS – Warehouse Management System ou OCR) e os meios disponíveis apropriados como os coletores de dados, tabletes e outros.
D – Verificar as condições da ARMAZENAGEM: LAY OUT, espaço físico, acessos, segurança, IMPACTOS AMBIENTAIS, insalubridade, sinalização, endereços, elétrica, hidráulica, manutenção civil, trânsito, equipamentos de movimentação etc.
E – Implantar o INVETÁRIO ROTATIVO para facilitar o processo do INVETÁRIO GERAL.
F – Verificar a qualidade da mão de obra. Se for preciso, será necessário rever processos de RECRUTAMENTO E SELEÇÃO em uso, as necessidades de TREINAMENTO, grau de ENGAJAMENTO e nível de MOTIVAÇÃO.
G – Verificar se os métodos de controle da CONTABILIDADE estão sendo feitos de maneira correta.
Os números obtidos pela ACURÁCIA são aquelas que os resultados se aproximam do valor correto (o valor definido como referência). A PRECISÃO é a proximidade entre os valores obtidos pela repetição do processo de medição.
