INTRODUÇÃO:
O verbo DELEGAR significa a ação de dar incumbência, fazer uma transmissão ou conceder poderes ou obrigações à outra pessoa.
A DELEGAÇÃO de poder nas empresas tem se tornado uma questão vital. Constitui-se na transferência de autoridade de um profissional de nível superior para um profissional de nível inferior.
Esta ação passa para um subordinado a RESPONSABILIDADE correspondente para planejar, executar TAREFAS, tomar decisões e monitorar processos.
O procedimento para uma DELEGAÇÃO eficaz requer a escolha de um profissional qualificado para as novas atribuições, na certeza de que ele será capaz e estará em condições de arcar com as responsabilidades da transferência de poder realizada.
DELEGAÇÃO E A VISÃO GERENCIAL
A DELEGAÇÃO de poder ou de AUTORIDADE deve ser feita na medida certa e necessária. A DIRETORIA ou os GESTORES devem saber analisar e ponderar quais atividades podem ser delegadas aos funcionários para que eles as executem com a mesma precisão.
Nestas ocasiões é preciso ter LIDERANÇA e muito bom senso, criando condições favoráveis para que o processo de DELEGAÇÃO ocorra:
● – Motivar para os desafios e conceder incentivos.
● – Avaliar, acompanhar e analisar os resultados.
● – Corrigir de desvios.
● – Criar canais de comunicação.
● – Incentivar a participação de todos
● – Ter disposição para aceitar erros.
● – Estabelecer prazos realizáveis.
● – Estabelecer limites.
● – Não delegar as mesmas atribuições para mais de um subordinado.
● – Incentivar os subordinados para a TOMADA DE DECISÃO.
● – Evitar delegar só TAREFAS repetitivas (de menor importância técnica e esforço intelectual). O subordinado pode ter a percepção de que a TAREFA que lhe foi designada é uma punição, falta de confiança ou de credibilidade.
A IMPORTÂNCIA DA DELEGAÇÃO
Sua contribuição, para elevar a eficiência da empresa, está no aumento da agilidade ao imprimir maior velocidade no desenvolvimento das atividades. DELEGAR permite descentralizar a gestão, impedindo a concentração de PODER absoluto nas mãos de poucos profissionais na alta hierarquia.
Ao mesmo tempo, eleva a importância dos cargos mais baixos ao dividir parte das tomadas de decisão. Os GESTORES, sobrecarregados por atividades que podem ser exercidas por outros funcionários, têm sua carga de trabalho aliviado.
OS COMPONENTES DA DELEGAÇÃO
1 – A TAREFA ou atividades a serem transferidas ao subordinado.
2 – A RESPONSABILIDADE do subordinado deve ser proporcional ao nível de AUTORIDADE que lhe foi conferida. A DELEGAÇÃO tem de ser definida e sua designação tem que ser clara, concisa, com precisão, entendida e aceita.
CUIDADOS BÁSICOS
A DELEGAÇÃO de poder deve ser feita seguindo alguns cuidados. Os mais importantes, segundo boa parte dos estudiosos, se referem à escolha correta do subordinado e a definição do nível de AUTORIDADE compatível.
O sucesso da DELEGAÇÃO tem relação com a ação do GESTOR que deve ter competência para EDUCAR a EQUIPE através de sua capacidade de comunicação.
A melhor ferramenta é a comunicação VERBAL-ESCRITA (planos de trabalho, estatísticas, relatórios, normas, procedimentos, documentos com o máximo de informações).
CUIDADO: a DELEGAÇÃO tem de ser definida com muita clareza. Também é preciso que seja um processo entendido com precisão, concisão e aceito por todos. Caso contrário, ela se torna um problema ainda maior e não a solução desejada.
● – O GESTOR deve analisar se o subordinado pré-selecionado já não está com excesso de trabalho para assumir novas atribuições.
● – Extrema precaução com as instruções, com a garantia de que o funcionário entenda as razões do POR QUE o trabalho precisa ser feito de determinada maneira.
● – Bom senso para a DELEGAÇÃO de autoridade (achar a medida certa).
● – Aprender a ouvir as ideias e sugestões. Entretanto, é preciso dar FEEDBACK com críticas ou orientações pontuais, quando necessárias e ressaltar os pontos positivos no trabalho.
● – Avaliar sempre os resultados em conjunto com os subordinados.
● – Recompensar bons resultados.
CONDIÇÕES FAVORÁVEIS
● – A Missão, Visão e Valores devem ser de conhecimento coletivo.
● – Os OBJETIVOS e METAS devem estar claros para todos.
● – Deve haver a clara compreensão das normas e procedimentos.
● – CAPITAL HUMANO precisa ser qualificado, comprometido e proativo.
● – Ambiente positivo.
● – A DELEGAÇÃO necessita de um bom plano de ação e programação de TAREFAS. Desta forma o GESTOR poderá equilibrar as atividades dentro da equipe obtendo maiores condições na execução de outros tipos de trabalho.
VANTAGENS DA DELEGAÇÃO
A DELEGAÇÃO dá maior segurança para a empresa. Enquanto o GESTOR ou o DIRETOR estiverem ausentes, os funcionários a quem foram delegadas a AUTORIDADE e RESPONSABILIDADE correspondentes, estarão aptos para substituí-los. Portanto, é preciso selecionar o subordinado mais adequado e não o mais conveniente. Mas, há outros aspectos vantajosos da delegação, bem interessantes:
● – Maior envolvimento dos funcionários em trabalhos mais complexos, de maior abrangência e com vários níveis de dificuldade.
● – Aumenta a motivação e a produtividade ao diminuir o tempo necessário nos processos decisórios.
● – Permite aos funcionários exercerem a criatividade, o desenvolvimento profissional em todos os níveis conhecimento.
● – Aumenta o comprometimento. Os funcionários são estimulados a terem maiores RESPONSABILIDADES.
● – O GESTOR pode exercer a LIDERANÇA construtiva, incentivando o espírito de equipe e a cooperação. Este momento é uma grande oportunidade para descobrir talentos formando e desenvolvendo PESSOAS (profissionais capazes de agir em caso de necessidade).
● – O GESTOR tem condições e tempo disponível para desenvolver atividades relacionadas ao PLANEJAMENTO TÁTICO. Ganha tempo para se ocupar com outras prioridades e seu trabalho ganha em qualidade. Ele passa a supervisionar, orientar e corrigir seus subordinados.
DESVANTAGENS DA DELEGAÇÃO
A DELEGAÇÃO apresenta pontos que poderão ser a origem de alguns obstáculos. O processo exige um planejamento coeso com a programação das atividades e treinamento dos funcionários de forma mais rigorosa.
● – Por medo de perder o poder, o GESTOR poderá fazer a DELEGAÇÃO sem a qualidade necessária. Mas, a expectativa é que ele seja hábil para formar uma equipe perfeita, bem entrosada de forma que não haja a perda da hierarquia.
● – Muitas vezes a INVEJA acaba por se tornar um componente importante que prejudica o processo de DELEGAÇÃO: Por que ele e não eu?
● – É comum um subordinado, a quem foi delegada uma TAREFA, se enxergar como uma peça importante e com maior poder do que o Gestor.
● – Quando há funcionários sem proatividade, o processo de DELEGAÇÃO corre um sério risco de se tornar um problema. Há PESSOAS muito limitadas que se prestam às rotinas e às obrigações ou apenas executam o que lhes é mandado.
Outra desvantagem, e fato comum, é a falta de zelo na escolha dos subordinados a quem se fará a DELEGAÇÃO. Existem profissionais que dificilmente conseguem se enquadrar no processo.
Em uma empresa o processo de DELEGAÇÃO não é uma tarefa fácil. Há a necessidade de que o GESTOR tenha plena e total convicção da qualidade, comprometimento de seus subordinados (aspectos que, antecipadamente, devem ser muito bem analisados).
MONITORANDO O PROCESSO DE DELEGAÇÃO
O processo de DELEGAÇÃO necessita de um monitoramento sistemático, analisando o andamento do trabalho, as dificuldades encontradas e as orientações necessárias. O processo de transferência de atribuições precisa ter acompanhamento garantindo que a tarefa esteja de acordo com o plano de trabalho.
Outro aspecto importante é fazer com que o subordinado sinta que é valorizado e apoiado para ter mais confiança e autonomia. O MONITORAMENTO pode feito dentro de intervalos agendados e mais convenientes às tarefas e à capacitação do funcionário que recebeu a RESPONSABILIDADE.
O GESTOR E A DELEGAÇÃO
Até certo ponto, é comum que alguns GESTORES deleguem novas tarefas ao seu subordinado esperando por resultados imediatos. A maioria dos casos mostra que o objetivo ficou a desejar por falta de LIDERANÇA, por falta de interesse em passar uma instrução precisa e por não conhecer bem todos os membros da EQUIPE. É fundamental acompanhar o colaborador para que ele evolua e venha a adquirir novas habilidades (ou aprimore ainda mais as que ele já possui). Cabe ao GESTOR definir o que deve ser feito, a expectativa do resultado (qualidade, quantidade e o cronograma com as datas limite) e a forma de monitoramento. Não é de hoje que saber DELEGAR é uma carência dentro das empresas e se trata de uma das habilidades mais importantes que um GESTOR deve dominar. Mas, a falta de talento no aspecto LIDERANÇA faz com que muitos trabalhos percam a sua efetividade pelo excesso de CENTRALIZAÇÃO. Parte dos EXECUTIVOS tem o mau hábito de atuar com o foco somente nas urgências sem dar atenção aos indivíduos sob seu comando. Não sabem DELEGAR, ou seja, conceder certa autoridade aos subalternos para dar oportunidade de evolução e aprendizado.
Sugestão de Leitura
GEHRINGER, MAX. Aprenda a Ser Chefe. Editora Integrare. Edição 1ª. São Paulo, 2015.
GENETT, DONNA M. O poder de delegar: Aumente sua eficiência e melhore sua vida pessoal e profissional. Editora Best Seller. Edição 15ª. Rio de Janeiro, 2006.
SMITH, JANE. Delegando Poder. Editora Clio. Edição 5ª. Belo Horizonte, 1996.
