Na disputa para conquistar a preferência dos clientes ou consumidores finais, as empresas têm procurado formas para que suas operações sejam perfeitas –irretocáveis. E esta ideia é válida para o e-commerce e em qualquer modalidade de negócio. O mercado está muito mais exigente, seletivo e com critérios rígidos. Neste ambiente de concorrência, a LOGÍSTICA evoluiu e se tornou PROATIVA adotando perspectivas mais amplas e detalhadas.
Os SOFTWARES se tornaram uma ferramenta extremamente útil para a tarefa do INVENTÁRIO. Contando com INFORMAÇÕES estruturadas e de maneira integrada, as empresas têm condições mais favoráveis para CONTROLAR e administrar com flexibilidade e segurança. Numerosas tarefas, que antes demandavam um tempo precioso, são facilmente executadas acessando o Cadastro de Fornecedores, Gestão de Compras, Estoques, Contas a Pagar, Cadastro de Clientes, Gestão de Vendas, Emissão de Notas Fiscais, Expedição, Produção, Contas a Receber, Finanças, Contabilidade, Impostos etc.
O WMS é capaz de reduzir o desgaste do INVENTÁRIO e minimizar erros de contagem. A atividade é executada de maneira automatizada, com base nos registros. De acordo com a opinião dos especialistas em LOGÍSTICA, as empresas terão maior ACURACIDADE através de INVENTÁRIOS PERMANENTES. Portanto, as contagens frequentes vão permitir a verificação das causas dos desacordos no estoque, extravios, perdas, erros na movimentação ou falha nas operações.
O sucesso do INVENTÁRIO tem início em um PLANEJAMENTO correto antevendo todas as providências para preparar o trabalho. O plano considera o entendimento das fases a serem cumpridas e a maneira como elas serão realizadas. Envolve um calendário de reuniões, a convocação dos participantes, listagem dos itens, espaço físico, CUT-OFF, contagem, recontagem, checklist, registros, ajustes, reconciliação (justificando as variações ocorridas), atualização e análise da ACURÁCIA. É evidente que não existe uma fórmula exata para este trabalho – cada empresa tem de encontrar a maneira mais adequada de acordo com as suas circunstâncias e CULTURA ORGANIZACIONAL. Porém, há alguns procedimentos básicos na preparação para o INVENTÁRIO.
CUT OFF é um verbo que vem do inglês e significa cortar. Por esta razão, muitos especialistas usam o termo DATA DE CORTE e CUT OFF TIME – é o corte das operações para mostrar a situação dos itens antes do início da arrumação física e contagem. O CUT OFF é uma tarefa que não deve ser negligenciada e uma das medidas mais importantes. Se ela for realizada de maneira inadequada poderá prejudicar todo o resultado do INVENTÁRIO, principalmente no que se refere a ACURACIDADE DO ESTOQUE.
O INVENTÁRIO de ESTOQUE é uma lista de todos os produtos armazenados em um estoque. Manter a sua atualização é importante para as empresas terem o conhecimento dos itens estocados e tomar decisões mais corretas. Os ESTOQUES são um dos ATIVOS de maior importância por sua influência sobre o resultado (lucro ou prejuízo). Boa parte da ORGANIZAÇÕES ainda prefere realizar o INVENTÁRIO só uma vez por ano (Dezembro). Opiniões mais atualizadas alertam sobre o risco desta forma de trabalho. Qualquer erro ocorrido em Abril só será notado quando na época do levantamento anual.
Nas empresas é preciso realizar um INVENTÁRIO periodicamente com o levantamento detalhado dos itens nos ESTOQUES. Eles precisam ser muito bem gerenciados e com o controle exato sobre entradas e saídas. Há diferentes métodos de INVENTÁRIOS como alternativas para a empresa escolher a metodologia que melhor atender suas necessidades. Mas, antes de decidir, é importante conhecer as opções disponíveis. Para o profissional que vive no ramo da LOGÍSTICA, ter o conhecimento sobre o processo de trabalho de INVENTÁRIO e a segurança de ter um ESTOQUE com todos os itens corretos têm enorme importância. Outras áreas da empresa também se beneficiam por ter a INFORMAÇÃO atualizada sobre o que está disponível.
A importância da ACURACIDADE é identificar os erros de estoque em relação aos números apresentados pelo sistema. A ACURÁCIA de estoque indica o nível da qualidade e confiabilidade das INFORMAÇÕES existentes na CONTABILIDADE em relação à existência física. A baixa confiabilidade tem influência em todos os setores da empresa e pode conduzir a uma decisão errada.
Ao verificarmos a literatura sobre o assunto, é comum que o MODAL VIRTUAL seja trocado pelo conceito do MODAL INFOVIÁRIO. De fato, suas aplicações são semelhantes. Entretanto, o MODAL VIRTUAL é mais relacionado ao meio de transporte utilizado para a entrega de INFOPRODUTOS (os produtos de aspectos não físicos). O MODAL INFOVIÁRIO é mencionado sob o aspecto de que os INFOPRODUTOS são entregues através de uma INFOVIA, o MODAL necessário para o transporte. Outros pontos de vista têm definido o MODAL INFOVIÁRIO ao transporte de DADOS e INFORMAÇÕES para o meio CORPORATIVO.
A ACURACIDADE tem sido uma das preocupações de maior relevância. Diante das incertezas da demanda, os estoques bem controlados dão a segurança para as operações em qualquer empresa e permitem a continuidade do nível de serviço. Porém, se os estoques forem excessivos eles poderão causar perdas em relação ao capital que foi investido. Nos últimos anos o cenário vem trazendo desafios pela maior exigência dos clientes, os produtos têm tido ciclos de vida mais curtos e o comércio eletrônico tem crescido vertiginosamente requerendo formas de GESTÃO mais flexíveis para a intensidade dos fluxos.