INTRODUÇÃO:
Independente do porte e do ramo de atividade da empresa, o PROGRAMA 5S é aplicável para elevar a eficiência operacional em práticas direcionadas à GESTÃO DA QUALIDADE. A ferramenta propõe uma cultura de disciplina, identificando problemas de gestão inadequada, economia e minimizando desperdícios. O processo tem como base a separação adequada dos materiais e outros itens (entre o necessário e o desnecessário). A sigla 5S (CINCO SENSOS) leva em conta o Senso de Utilização, Senso de Ordenação, Senso de Limpeza, Senso de Higiene e Senso de Autodisciplina.
A ideia de qualidade tornou-se vital para o desenvolvimento de qualquer tipo de organização. O 5S tem sido uma das ferramentas que vem permitindo maiores benefícios e melhorando a qualidade dos produtos/serviços em ações preventivas ou corretivas (tanto para clientes internos e clientes externos).
ORIGEM
Durante a II GUERRA MUNDIAL, a força aérea americana realizou intensos ataques aéreos sobre o JAPÃO causando grande destruição às cidades e enormes danos à capacidade industrial.
Com o fim do conflito em 1945, teve início o penoso trabalho de reconstrução. O país estava arrasado, com a infraestrutura destruída, o povo sem perspectivas, sem dinheiro, sem saneamento, hospitais, materiais, escolas, máquinas, equipamentos etc.
Os anos de 1946 a 1949 foram terríveis. Foi necessário um grande esforço interno para que a produtividade chegasse a um padrão mais efetivo e que ajudasse os japoneses a se recuperarem. Em maio de 1950, após receber orientação de especialistas americanos, KAORU ISHIKAWA (1915-1989) criou o PROGRAMA 5S para lidar com a desorganização e com o ambiente das fábricas em fase de reconstrução. O que os americanos faziam muito bem feito foi aperfeiçoado por ISHIKAWA, mudando a atitude dos funcionários, reduzindo custos, desperdícios e aumentando a produtividade.
OBJETIVOS DO 5S
1 – Disciplinar e educar os colaboradores de forma prática em suas próprias atividades com ordem, limpeza, produtividade, segurança e organização. Não é uma ação individual e necessita do envolvimento coletivo. Estes aspectos se tornaram um recurso de competitividade para a empresa.
2 – Criar soluções para questões relativas à higiene e limpeza do ambiente de trabalho que passem a fazer parte da rotina diária do trabalhador pelo uso acertado e organizado do espaço físico.
3 – Transformar o comportamento e a motivação dos trabalhadores para compor uma equipe. Os resultados positivos que podem ser obtidos comprovam o efeito no comprometimento, qualidade e na formação de um ambiente de trabalho mais comunicativo e unido.
4 – Facilitar a adaptação para novas tarefas e a comunicação entre departamentos.
BENEFÍCIOS E RESULTADOS DO 5S
Muitos estudiosos da Administração consideram esta ferramenta como a grande responsável pelo início da reedificação do Japão no pós Guerra e pelos expressivos resultados da indústria japonesa durante a segunda metade do Século XX.
É visto como a origem da Gestão da Qualidade e das ferramentas japonesas como TQC (Controle da Qualidade Total), CCQ (Círculo de Controle de Qualidade), TPM (Manutenção Produtiva Total), KANBAM, KAIZEN e outros.
As práticas do 5S são relativamente simples. Elas abrangem e cuidam dos ambientes, equipamentos, materiais, métodos, medidas e a maneira como as atividades são conduzidas para atingir a qualidade dos produtos e serviços. A introdução do PROGRAMA 5S, na grande maioria dos casos, modifica o humor dos colaboradores com efeitos positivos ao criar um ambiente de trabalho favorável (Clima Organizacional):
– Racionaliza a execução das tarefas aumentando a produtividade, facilita a busca e acesso aos materiais, ferramentas, equipamentos e outros objetos. Ao mesmo tempo, permite maior facilidade para encontrar problemas evitando retrabalho e diminuindo índices de refugo ou perdas.
– Melhora a qualidade de produtos e serviços.
– Reduz a perda de tempo, pois só fica no ambiente o que é, de fato, realmente necessário (e sempre ao alcance).
– Reduz despesas com o melhor aproveitamento dos materiais: o acúmulo excessivo e o estoque de materiais em duplicidade levam ao desperdício.
– Diminui os índices de falhas e acidentes com mais segurança no desenvolvimento das atividades ao reduzir o esforço físico e mental.
– Aumenta a satisfação e motivação dos funcionários em relação ao trabalho.
Em relação ao trabalhador, muitas aplicações do PROGRAMA 5S, além da melhoria do ambiente, trouxeram o senso de responsabilidade, mudança de comportamento, criatividade, novos valores, ética, dedicação e ideias inovadoras.
FASES PARA A IMPLANTAÇÃO DO 5S
1 – Sensibilização: é necessário conscientizar a diretoria da empresa sobre a importância da introdução do Programa, as mudanças na Cultura Organizacional e os possíveis ganhos.
2 – Definição do Gestor: o executivo a ser nomeado como o responsável pela implantação do programa deve ser um gestor com capacidade de liderança e ter o conhecimento dos itens do programa. Assim, ele poderá criar a estrutura para a implantação, montar um plano de ação, treinar os gestores locais e promover as mudanças.
3 – Divulgação: a empresa deverá informar a todos os funcionários sobre a implantação do PROGRAMA 5S e enfatizar sua importância.
4 – Plano de Ação: as áreas onde ocorrerá a implantação do 5S deverão ter um diagnóstico prévio (documentado por relatórios, por fotos e análises) para apontar eventuais falhas e comparar a situação inicial e a situação posterior. O PLANO DE AÇÃO estabelece os objetivos e as metas a serem atingidos.
5 – Treinamento dos gestores: a MÉDIA GERÊNCIA receberá as devidas orientações e treinamento para executar o programa e orientar líderes locais disseminando os conceitos e as propostas aos funcionários.
6 – Criação de comitês locais: serão os responsáveis pela implantação do 5S no local de trabalho.
O CONTEÚDO DO 5S
O nome se deve às cinco letras iniciais das palavras japonesas nas cinco atividades iniciadas pela letra “S”
1 – SEIRI – SENSO DE UTILIZAÇÃO
AKAFUDA – RED TAG: o SEIRI começa pelo AKAFUDA (ou RED TAG). Significa separar o necessário do desnecessário e representa o senso de utilização dos recursos. É um cartão vermelho colocado pelos funcionários sobre objetos, equipamentos, ferramentas, máquinas, móveis, papéis, arquivos desnecessários a serem retirados da área de trabalho.
O que for retirado poderá ser descartado (de forma ambientalmente correta), consertado, transferido, vendido ou estocado conforme a necessidade. Todo o material que aguarda a destinação final será colocado numa área à parte chamada RED TAG STATION. O SEIRI mantém apenas o NECESSÁRIO no local de trabalho combatendo o desperdício com a diminuição dos obstáculos à produtividade. Permite melhor visualização do espaço (Arrumação, Organização e Seleção).
2 – SEITON – SENSO DE ORDENAÇÃO
Significa arrumar e organizar o ambiente representando o senso de Sistematização e Classificação. O segundo S prevê um espaço organizado no sentido da disposição dos móveis, ferramentas, equipamentos, documentos e objetos numa sequência que possa permitir o fluxo correto das tarefas, rapidez e facilidade na busca
Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar Assim, dentro do processo produtivo, são eliminados os movimentos desnecessários, pois o que é mais usado no dia-a-dia, fica ao alcance das mãos, em locais previamente determinados. A falta de ORDENAÇÃO gera desperdício. Refere-se à perda de tempo resultante do deslocamento de pessoas à procura de objetos, documentos, ferramentas, materiais etc. Esta maneira de se organizar tem por base o uso da comunicação visual para a rápida identificação e localização dos elementos necessários ao desenvolvimento das tarefas.
3 – SEISO – SENSO DE LIMPEZA
Significa manter limpo o ambiente, para facilitar a manutenção da área, dos equipamentos, ambiente de trabalho e processos tornando a limpeza parte essencial do trabalho diário e não uma atividade ocasional, realizada apenas quando os objetos estiverem desordenados. Tudo é recolocado em seus devidos lugares ficando mais fácil encontrá-los (zelo). É efetuada pelos trabalhadores do setor que devem também inspecionar o funcionamento do processo.
4 – SEIKETSU – SENSO DE HIGIENE
É em todos os aspectos: manter a higiene nos locais de trabalho e a higiene pessoal (Higiene, Saúde e Integridade).
5 – SHITSUKE – SENSO DE AUTODISCIPLINA
Significa a educação. Os demais 4S devem estar incorporados para serem cumpridos espontaneamente e por hábito. O objetivo é o controle, atenção e autogestão para manter a disciplina na manutenção e revisão dos padrões. Isto deve impedir a volta do ambiente anterior. Este senso cria a disciplina moral e ética, permite a administração participativa e faz com que os procedimentos passem a fazer parte naturalmente do cotidiano da organização (Educação e Compromisso). O SHITSUKE é extremamente importante porque o 5S é simples, fácil de implantar, mas muito difícil de ser mantido.
O CRESCIMENTO DO 5S
O 5S necessita de auditorias periódicas, pode ter um lado motivacional com a premiação por desempenho, faz a análise dos indicadores de não conformidades, pode agendar palestras, treinamentos e reunião com as lideranças. Um dos principais requisitos para o sucesso do Programa é a efetiva participação, apoio e acompanhamento pela diretoria da empresa.
No fim da década de 60, o estilo japonês de administração passou a ser adotado por empresas do mundo inteiro visando dar melhores condições ao ambiente do “chão de fábrica”. O Programa chegou ao Brasil no início da década de 1980 e se tornou, cada vez mais, uma prática importante para a qualidade total. seu conceito se ampliou e está sendo aplicado, também, em áreas administrativas, em empresas prestadoras de serviço e em instituições de ensino.
Sugestão de Leitura
TONIAZZO, RUBILAR. 5S – Muito além da limpeza e Organização. Formato: eBook Kindle.
RIBEIRO, HAROLDO. Como Formar a Cultura do 5S na Empresa. Editora PDCA. Edição 1ª. São Paulo, 2017.
FERREIRA, ESTEVÃO. 5S na Prática: O guia para organizar a rotina. Editora Qualificando-se. Edição 1ª. 2016.
RIBEIRO, HAROLDO. Você sabe o que é 5S (ou pensa que sabe)?. Editora PDCA. Edição 1ª. São Paulo, 2017.
LAPA, REGINALDO P.; BARROS FILHO, ANTÔNIO M.; JOSÉ F. ALVES. Praticando os 5 Sensos. Editora Qualitymark. Edição 2ª. Rio de Janeiro, 2003.
RIBEIRO, HAROLDO. Quick 5S: Guia Rápido para a Implantação do 5S. Editora PDCA. Edição 1ª. São Paulo, 2017.
SILVA, JOÃO MARTINS DA. 5 S – O Ambiente da Qualidade. Editora Fundação Christiano Ottoni. Edição 2ª. Belo Horizonte, 1994.
CARVALHO, PEDRO CARLOS. O Programa 5S e a QUALIDADE TOTAL. Editora Alínea. Edição 5ª. Campinas, 2011.
