INTRODUÇÃO:
As reuniões são comuns no ambiente de trabalho. Elas podem ser diárias, semanais ou mensais segundo a necessidade e de acordo com a cultura da empresa.
Do mesmo modo, as reuniões podem ter uma determinada finalidade: reuniões a nível de DIRETORIA que tratam de assuntos estratégicos, as reuniões gerenciais que envolvem a EQUIPE que responde ao GESTOR (de caráter cotidiano, especificas, de planejamento, de nível técnico etc.) e as reuniões comuns entre os COLABORADORES para a solução de problemas.
Contudo, as REUNIÕES DE ALINHAMENTO e as REUNIÕES ONE ON ONE vêm chamando a atenção por seus objetivos mais inerentes:
A – Reuniões de ALINHAMENTO: são realizadas entre LÍDERES e subordinados na solução dos eventuais desalinhamentos organizacionais para orientar os componentes da EQUIPE para o caminho mais positivo para a ORGANIZAÇÃO. As empresas procuram formas de ALINHAMENTO com a finalidade de adequar a ESTRUTURA ORGANIZACIONAL para maximizar resultados, ter efetividade nos trabalhos e o melhor aproveitamento possível dos recursos materiais e humanos.
B – Reuniões de ONE ON ONE: são conhecidas como UM-A-UM, ou ALINHAMENTO 1:1 ou simplesmente 1:1. A sua importância tem crescido, pois, servem como base para a construção de um relacionamento mais concreto entre o LÍDER e o subordinado ao oferecer orientação e suporte constantes.
A REUNIÃO ONE ON ONE
É uma reunião diferenciada, individual e regular entre o GESTOR e cada um dos membros da sua EQUIPE.
O objetivo é facilitar o trabalho, obter feedbacks, compartilhar e resolver problemas, melhorar a comunicação, desenvolver projetos, ajudar os dois participantes a crescerem pelo estabelecimento de uma relação mais construtiva.
Para o GESTOR é mais fácil chegar ao sucesso conhecendo e entendendo a personalidade de cada componente da equipe. É um momento interessantíssimo – as 1:1 costumam criar um espaço de trabalho mais favorável, produtivo e confiável. Apesar da exposição das necessidades e dos objetivos de ambos, o foco da ONE ON ONE é o COLABORADOR e, a critério da empresa, em muitas ocasiões estas reuniões também poderão fazer parte do processo de ALINHAMENTO.
AS REUNIÕES ONE ON ONE SÃO FLEXÍVEIS
▪ De acordo com a CULTURA ORGANIZACIONAL da empresa, os CEOs fazem reuniões 1:1 trimestrais com COLABORADORES sem ferir a autoridade dos profissionais do nível gerencial.
▪ As reuniões 1:1 podem ser entre um membro da EQUIPE e um de seus colegas mais experientes ou com um SUPERVISOR (sem a necessidade obrigatória da presença do GESTOR ou um acompanhamento intenso).
▪ As reuniões 1:1 devem seguir um cronograma prévio ou, de acordo com a ocasião, ocorrer em momentos específicos e com a duração aproximada de 30 minutos.
▪ As reuniões 1:1 devem seguir uma programação mais acurada quando o GESTOR tem uma EQUIPE numerosa ou quando ele esteja sobrecarregado.
AS VANTAGENS DA ONE ON ONE
A literatura sobre o assunto traz diversos pontos positivos para as ORGANIZAÇÕES que praticam este tipo TREND na GESTÃO DE PESSOAS:
▪ Elas permitem que os COLABORADORES tenham uma ligação mais consistente com o TRABALHO (e não com o EMPREGO). Dependendo da maneira como a reunião é conduzida, ela dá ao funcionário o senso de propósito e significado ao TRABALHO dentro da EQUIPE e dentro da empresa.
▪ Dependendo da maneira como a reunião é conduzida, ela eleva o ENVOLVIMENTO, ENGAJAMENTO, PRODUTIVIDADE e a CULTURA DO PERTENCIMENTO dos funcionários ao criar confiança e um bom relacionamento entre GESTOR e a EQUIPE. Ao mesmo tempo, mostra que há o empenho na valorização das PESSOAS por parte da empresa.
▪ Em geral, os assuntos são previamente escolhidos pelo COLABORADOR, em uma lista específica, visando o ALINHAMENTO de expectativas com o GESTOR. Portanto, é uma oportunidade valiosa para o COLABORADOR ser criativo, autêntico e ouvido ao expressar ideias, percepções e opiniões sobre projetos e tarefas.
AS REUNIÕES ONE ON ONE
1 ▪ Noção exata sobre os OBJETIVOS da reunião: segundo os especialistas estes encontros são úteis para o GESTOR conhecer melhor os seus subordinados diretos a nível pessoal para eliminar barreiras, dar e receber FEEDBACK, orientar quanto aos treinamentos ou cursos necessários, verificar dificuldades no desempenho, esclarecer quanto à missão, propósito e objetivos da empresa.
2 ▪ Agenda: as reuniões 1:1 não são encontros comuns, do dia a dia. Para o GESTOR e para o COLABORADOR é indispensável o agendamento correto durante o horário de trabalho e priorizar um roteiro de questões (a PAUTA do COLABORADOR) sobre o que será importante e produtivo a ser abordado.
3 ▪ Informações Prévias: é importante que o GESTOR obtenha antecipadamente algumas informações sobre o COLABORADOR que for participar da reunião. Especialistas em GESTÃO DE PESSOAS apontam alguns cuidados para o GESTOR e aconselham uma classificação em quatro estágios:
3A – Novatos: são os recém-contratados, sem experiência, novos no posto de trabalho e ainda sem confiança para realizar as tarefas. Vão demandar reuniões mais frequentes e nestes casos, o GESTOR também poderá treinar o funcionário para crescer.
3B – Pouca experiência: são COLABORADORES que ainda não estão aptos para a AUTOGESTÃO. Neste casso o GESTOR deverá utilizar a 1:1 com acompanhamento mais próximo e verificar as dificuldades nas tarefas do dia a dia. As reuniões deverão ser mais frequentes.
3C – Experientes: são funcionários com certo tempo de empresa, conhecedores da CULTURA da empresa, experientes e confiantes em suas tarefas. As ONE ON ONE MEETING são mais espaçadas e curtas.
3D – Veteranos: as reuniões poderão ser mais espaçadas e curtas. Em geral, possuem um nível muito maior de AUTOGESTÃO. Para este grupo de profissionais não há a necessidade de reuniões frequentes e o contato já é bem mais estruturado, os assuntos são tratados com maiores detalhes. O grau de proximidade é maior e permite a abordagem sobre vida pessoal, ambições profissionais, desafios, aquisição de conhecimentos, perspectivas de carreira etc.
4 ▪ Roteiro de perguntas: é preciso saber fazer perguntas pertinentes e com muito critério. Ao mesmo tempo, é preciso saber ouvir atentamente as respostas (agradáveis ou não). A partir das respostas, será muito importante contar com algumas perguntas adicionais no bolso do colete ou fazer uso da criatividade para questões que não estavam previstas (mas, que se fizeram necessárias).
As questões pessoais exigem muito cuidado por parte do GESTOR. O COLABORADOR poderá se sentir constrangido para expor aspectos pessoais. Sendo assim, é mais interessante fazer uma abordagem sobre os principais projetos, interesses e perspectivas de vida.
5 ▪ Ambientação: as ONE ON ONE MEETING são o melhor cenário para os COLABORADORES poderem expor ideias, impressões e abordar questões que, provavelmente, seriam desconfortáveis para um ambiente formal e aberto.
Cabe ao GESTOR proporcionar o local em que o COLABORADOR se sinta confortável para expor suas opiniões sobre a empresa e sobre a equipe em que está atuando. Também cabe ao GESTOR fazer o COLABORADOR se sentir mais à vontade e confiante para expor opiniões sem receio de retaliações, críticas e interpretações tendenciosas.
10-90: O GESTOR deverá falar 10% e ouvir 90% (ESCUTA ATIVA) e demonstrar que naquele momento há uma abertura para opiniões. Dentro dos 10% para falar, o GESTOR poderá aproveitar e compartilhar as próprias experiências diante de situações e desafios semelhantes.
6 ▪ Observação: além de ouvir 90%, o GESTOR deverá se ater não apenas ao que está sendo dito, mas como o COLABORADOR está se expressando. O vocabulário e LINGUAGEM CORPORAL são indicadores muito importantes nestes momentos.
Cuidado: a 1:1 não se destina a avaliação de desempenho e nem se trata de um tribunal. Acima de tudo é preciso ser um contato AMISTOSO.
1 ▪ Noção exata sobre a Finalidade da reunião: o encontro não é a respeito do GESTOR, mas é um momento para o COLABORADOR e suas questões. Então, ele é a parte quem tem a responsabilidade de estar preparado para a reunião.
2 ▪ A PAUTA da reunião: o GESTOR poderá solicitar antecipadamente que o COLABORADOR, a seu critério, prepare uma lista ou uma PAUTA sobre temas que ele gostaria de apresentar na reunião. Ela deverá conter suas atividades, dificuldades e prioridades de acordo os propósitos da empresa. Contudo, no decorrer do encontro o GESTOR, a seu critério, poderá fazeralguns questionamentos para abordar com o COLABORADOR (e não há nada de errado com uma reunião mais livre).
3 ▪ A ATA da reunião: o encontro é validado com uma ATA feita pelo COLABORADOR documentando assuntos e os pontos abordados, as metas a serem cumpridas e avaliadas em FOLLOW UP com o GESTOR. É para que as ações e os resultados sejam mensurados e aprimorados. No mesmo documento será conveniente planejar o próximo encontro.
A IMPORTÂNCIA DO GESTOR
Há algumas discussões interessantes sobre o papel do GESTOR. Um processo ONE ON ONE malfeito deverá impactar de forma muito negativa e inviabilizar a finalidade dos encontros. Os principais pontos que causam problemas referem-se a falta de ÉTICA PROFISSIONAL e LIDERANÇA.
1 ▪ ÉTICA PROFISSIONAL: a FALTA DE ÉTICA por parte do GESTOR tem sido um dos grandes transtornos por desmotivar e desengajar COLABORADORES e para desacreditar a 1:1:
▪ Os tópicos tratados na reunião individual são confidenciais e deverão ser preservados.
▪ Infelizmente, muitos GESTORES vêm as colocações do COLABORADOR como sendo a ameaça ao seu STATUS.
▪ Aproveitam as propostas do entrevistado em seu próprio proveito ou utilizam as informações obtidas para futuras represálias (inclusive na AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO).
▪ Dão FEEDBACKS pouco consistentes.
2 ▪ LIDERANÇA: este é um requisito básico que leva em conta a habilidade na condução de PESSOAS para a solução de problemas, para ter resultados junto com as PESSOAS a partir das PESSOAS. A LIDERANÇA é uma habilidade que se tronou imprescindível no mundo corporativo muito apreciada para os profissionais em cargos de comando.
A capacidade de LIDERANÇA do GESTOR poderá ser o grande diferencial para que a reunião individual tenha sucesso e utilidade para promover a participação efetiva dos COLABORADORES e a SINERGIA dentro da EQUIPE. GESTORES sem LIDERANÇA, em geral, farão a ONE ON ONE MEETING se tornar mais uma simples atividade burocrática a ser cumprida.
BENJAMIN ABRAHAM HOROWITZ (1966) é empresário de tecnologia investidor, blogueiro e autor norte americano.
“A chave para uma boa reunião individual é entender que é uma reunião do funcionário e não do gerente.”
“Durante a reunião, por ser uma reunião de funcionários, o gerente deve falar 10% e ouvir 90%.”
