INTRODUÇÃO:
Dentro de uma empresa o departamento de COMPRAS cresceu em importância. Ao mesmo tempo, os profissionais da área há muito deixaram de ter a função de simples funcionários emissores de OC’s (ORDENS DE COMPRAS).
Suportar pressões exercidas pelos Clientes Internos, administrar o incerto em prazos apertados na busca das melhores negociações com os FORNECEDORES, tem exigido métodos mais detalhados de trabalho.
Por ter evoluído de um perfil de função burocrática para um perfil de função estratégica, a profissionalização do departamento de COMPRAS solicitou material humano com maior qualificação.
– Ter habilidade com FORNECEDORES efetivando negociações justas e éticas. O objetivo é obter melhores condições para a empresa em preços, formas de pagamento, qualidade e prazo de entrega.
– Conhecimento do que está sendo comprado.
– Ter controle rigoroso da documentação em uso.
– Gerenciar e compartilhar informações dentro da cadeia LOGÍSTICA com qualidade, clareza, rapidez, monitoramento e segurança.
– Criar bons relacionamentos entre vendedores e compradores.
– Usar a Habilidade Interpessoal amenizando conflitos entre departamentos. É muito comum a existência de desgastes e a responsabilidade, em geral, recai sobre o Departamento de Compras.
– Criar PARCEIRIAS e ampliar a rede de FORNECEDORES.
– Conhecer a demanda dos materiais.
– Ter capacidade de adaptação diante das novas realidades do mercado.
– Analisar previsões de vendas.
– Planejar as aquisições no tempo adequado e na quantidade necessária.
– Verificar e acompanhar os recebimentos.
OTIMIZANDO A GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUE
● Informações: para os profissionais do departamento de COMPRAS, assimilarem a GESTÃO DE COMPRAS e ESTOQUE como parte integrante do processo logístico e de produção, tem sido fundamental. São atividades com forte interdependência e constantemente sofrem influências do ritmo dos negócios. Portanto, organizar e manter o equilíbrio na GESTÃO DE COMPRAS e ESTOQUE se tornou uma atividade complexa, pois envolve a troca constante de DADOS e INFORMAÇÕES entre os setores de COMPRAS, ESTOQUE, VENDAS e PRODUÇÃO para previsões de demanda e para planejar o que será necessário adquirir.
● Registros: o controle rigoroso das entradas e saídas do estoque dará maior precisão (quantitativa e qualitativa), permitindo acompanhar disponibilidades e planejar o que deve ser comprado. Desta forma, é possível manter a quantidade mínima (o estoque de segurança). Os Registros permitem analisar o histórico das movimentações para programar as compras de acordo com a frequência ou sazonalidade identificada na demanda de cada item.
● Gestão de Fornecedores: o GESTOR DE COMPRAS precisa conhecer de perto os principais Fornecedores mantendo um relacionamento mais próximo e com confiabilidade. Esta proximidade poderá se transformar numa Parceria, benéfica para ambas as partes, facilitar a resolução de eventuais problemas e quaisquer outros tipos de ocorrências. O Registro atualizado dos Fornecedores, além das informações cadastrais e dos nomes para contato, serve como base para avaliar:
– Qualidade de produtos.
– Estilo de negociação.
– Maior afinidade com o ramo de negócio.
– Comparação dos preços praticados e evolução das transações.
– Reputação no mercado.
– Pontualidade das entregas.
– Pontualidade nos pagamentos.
– Avaliar a infraestrutura e sua capacidade de fornecimento contínuo.
– Avaliar a capacidade de suporte e de pós-venda.
Cuidado: cada produto deverá ter em cadastro, no mínimo três fornecedores e no máximo cinco. Acima de cinco fornecedores o processo poderá ficar difícil de ser administrado.
TIPOS DE FORNECIMENTO
Fornecimento de Fonte Única: em função das especificações do produto há apenas um Fornecedor.
Fornecimento de Fonte Múltipla: são produtos adquiridos de diversos Fornecedores resultando numa cotação mais complexa e preços bem variáveis.
Fornecimento de Fonte Simples: um Fornecedor é selecionado entre vários outros para suprir a empresa por prazos mais extensos.
GESTÃO ESTRATÉGICA DE ESTOQUE
O ESTOQUE é entendido como sendo um conjunto de mercadorias, materiais e artigos físicos de propriedade da empresa, devidamente armazenados e guardados à disposição para uso. O ESTOQUE permite suprir as solicitações dos requisitantes.
A sua Gestão Estratégica considera todas as possibilidades de manter em disponibilidade o menor estoque possível de um produto, o que significa menor capital de giro parado, mas, sem afetar as operações da empresa.
O GESTOR DE COMPRAS precisa definir o PONTO DE PEDIDO, ou o momento exato para fazer novas aquisições de um determinado produto. É a quantidade mínima de unidades estoque sem causar prejuízos aos clientes (Internos e Externos).
A Classificação do ESTOQUE: o controle do ESTOQUE é um dos ramos da Administração que também cresceu em importância em função do seu significado financeiro e por ser um fator de competitividade. O GESTOR DE COMPRAS pode considerar o ESTOQUE de acordo com os seguintes critérios:
A – ESTOQUE NORMAL: também é denominado como ESTOQUE ATIVO e flutua quanto a quantidade, volume, peso e custo em consequência da sua movimentação (entradas e saídas).
B – ESTOQUE DISPONÍVEL: é a quantidade existente de um determinado item para utilização.
C – ESTOQUE TEÓRICO: é a soma do ESTOQUE DISPONÍVEL com a quantidade solicitada que ainda está à espera do fornecimento.
D – ESTOQUE MORTO: é estático por não ter movimentação.
E – ESTOQUE INATIVO: é formado por produtos obsoletos, inservíveis com validade vencida ou que tiveram baixa demanda. Os itens que deverão ser eliminados, vendidos como sucata ou então descartados de forma AMBIENTALMENTE CORRETA (de acordo com o que estiver determinado pelas leis e pela GESTÃO AMBIENTAL). Algumas empresas utilizam a classificação ESTOQUE DE EXCEDENTES, ESTOQUE MORTO ou ESTOQUE DE OBSOLETOS.
F – ESTOQUE DE RECUPERAÇÃO: é constituída por sobras da produção, devolução das retiradas de estoque, recuperados pela manutenção ou desmontagem de máquinas e equipamentos etc. Também há os itens originários do processo de LOGÍSTICA REVERSA que tenham condições normais de uso e aproveitamento após a sua recuperação. Portanto, ainda poderão vir a fazer parte do ESTOQUE NORMAL.
G – ESTOQUE EMPENHADO: é o volume de determinados itens que já tem a sua destinação antecipadamente comprometida e permanecem armazenados (materiais empenhados para a produção ou para atender qualquer outra aplicação ou área funcional). Algumas empresas utilizam a classificação ESTOQUE RESERVADO.
H – ESTOQUE FÍSICO: é a quantidade de materiais armazenados à espera de utilização. É a soma do ESTOQUE DISPONÍVEL e do ESTOQUE EMPENHADO.
I – ESTOQUE MÍNIMO: é a quantidade mínima de um artigo ou item a ser mantida em estoque para evitar a paralização da produção no caso de uma fábrica. O ESTOQUE MÍNIMO também se destina à prevenção de qualquer eventualidade ou emergência (falta) pelo consumo anormal, picos de demanda não programados ou atraso de entrega. No caso do Varejo, o ESTOQUE MÍNIMO evita a falta de mercadorias nas lojas. Também é denominado ESTOQUE DE RESERVA, ESTOQUE DESEGURANÇA ou ESTOQUE DE PROTEÇÃO.
J – ESTOQUE MÉDIO: ou ESTOQUE OPERACIONAL, são considerados como sendo a metade da quantidade necessária para um determinado período somado ao ESTOQUE DE SEGURANÇA.
K – ESTOQUE MÁXIMO: é a quantidade necessária de um item para suprir a empresa em um período estabelecido, somado ao ESTOQUE DE SEGURANÇA.
L – ESTOQUE EM TRÂNSITO: produtos que estão em trânsito para entrega nas transportadoras.
● – PONTO DE PEDIDO: também é chamado de LIMITE DE CHAMADA ou PONTO DE RESSUPRIMENTO. Trata-se da quantidade de um item que, ao ser atingida, requer a análise para ressuprimento.
● – PONTO DE CHAMADA DE EMERGÊNCIA: é a quantidade que, quando atingida, requer providências para que não aconteça a ruptura no estoque. Em geral, as empresas estabelecem como sendo a metade do ESTOQUE MÍNIMO.
● – RUPTURA DE ESTOQUE: é a ocorrência quando a disponibilidade de um item chega a ZERO em função do não atendimento das solicitações ou escassez no fornecimento.
● A análise das vendas: o GESTOR DE COMPRAS necessita analisar o histórico de vendas e as previsões para os próximos períodos. São informações que servirão de base para seu planejamento, a partir do entendimento sobre o comportamento do mercado e um calendário com épocas de pico e/ou demanda menor, evitando perdas de materiais, oportunidades de negócio e prejuízos.
● Descrição e Padronização de produtos: um controle sobre o estoque deve criar um padrão próprio de produtos com suas respectivas descrições para um controle mais rigoroso. Cada item necessita ser agrupado e codificado numa categoria específica: material de consumo, materiais para produção ou produtos prontos para serem revendidos.
● Curva ABC: é um dos métodos mais eficazes de controle e análise que auxiliam na apuração dos itens mais importantes (e que nunca podem faltar).
● TIC – Tecnologia da Informação e Comunicação: a tecnologia tem sido amplamente utilizada com softwares de gestão específicos para a administração de estoques para medir o desempenho e controle de inventário. As informações detalhadas sobre compras e a documentação devem ser registradas e continuamente avaliadas e acompanhadas em tempo real:
– Os controles das SOLICITAÇÕES DE COMPRAS, COTAÇÕES e ORDENS DE COMPRA. Este controle deve ser feitode maneira integrada com a CONTABILIDADE e área financeira (contas a pagar e impostos), com o estoque (entradas e saídas), LOGÍSTICA, PRODUÇÃO e VENDAS.
– Cadastro de Fornecedores com o controle atualizado de DADOS e históricos de compras.
Sugestão de Leitura
SILVA, BRÁULIO WILKER. Gestão de Estoques: Planejamento, Execução e Controle. Editora Independently Published, 2019.
SILVA, GIOVANA GAVIOLI RIBEIRO DA, Gestão de estoques e armazenagem. Editora Senac. Edição 1ª. São Paulo, 2018.
DIAS, MÁRIO. Manual do Comprador: Conceitos, Técnicas e Práticas Indispensáveis. Editora Saraiva, Edição 1ª. São Paulo, 2012.
MELO, EDSON CORREIA DE; PENOF, DAVID GARCIA. Gestão de Produção e LOGISTICA. Editora Saraiva. Edição 1ª. São Paulo, 2013.
DIAS, MARCO AURÉLIO PEREIRA. Administração de Materiais: Princípios, Conceitos e Gestão. Editora Atlas. Edição 6ª. São Paulo, 2009.
DIAS, MARCO AURÉLIO PEREIRA. Administração de Materiais – Uma Abordagem Logística. Editora Atlas. Edição 7ª. São Paulo, 2019.
