INTRODUÇÃO:

Entre o final de 2019 e o segundo semestre de 2022 o mundo passou por uma grave crise devido à PANDEMIA DA COVID-19. Todas as áreas foram profundamente afetadas e o número de vítimas foi assustador. Além da premência dos programas de vacinação, as autoridades implementaram o isolamento social conforme instruções da ORGANIZAÇÃO MUNDIAL DA SAÚDE (OMS). Foi a alternativa mais viável e urgente no combate a expansão do vírus.

Para o mundo do trabalho, a PANDEMIA acelerou uma tendência que já vinha se ampliando rapidamente nos EUA desde 2005: o desenvolvimento de um ambiente online em detrimento da atividade presencial. E o impacto foi forte, surpreendeu ORGANIZAÇÕES e mudou drasticamente a forma de trabalhar. A situação impôs novas ações revendo hábitos e adaptando a GESTÃO de equipes, o planejamento de marketing, de gestão de pessoas, produção, logística, vendas etc.

OS DESAFIOS DO TRABALHO À DISTÂNCIA

Foi preciso obter ou adequar plataformas, equipamentos, softwares, formas de contato, ambientação e a organização de reuniões à distância (com a EQUIPE completa ou com parte dela)

Neste momento, as empresas também sentiram a necessidade de implantar rapidamente uma nova forma de liderar pessoas. Ou seja, como seria a GESTÃO do TRABALHO REMOTO em um modelo digital baseado na COOPERAÇÃO (operar em conjunto), com autonomia e responsabilidade?

Entre os colaboradores as opiniões se dividiram: o trabalho à distância se tornou a melhor opção (permanente ou híbrido) por diminuir o STRESS do deslocamento, do transporte e do trânsito. Outra parcela não aprovou por não conseguir se organizar e nem foi capaz de equilibrar a rotina de casa com atividades profissionais.

A GESTÃO NO TRABALHO REMOTO

Em 2022, após a fase crítica da pandemia, o modelo do TRABALHO REMOTO se tornou uma experiência significativa e interessante para muitas empresas. E a tendência é que o formato, com as suas modalidades, se amplie ainda mais em vários setores do mercado:

Contudo, há algumas práticas a serem adotadas para que o TRABALHO REMOTO tenha resultados positivos. Sem dúvida, as empresas deverão mudar a CULTURA ORGANIZACIONAL (em primeiro lugar), reelaborar processos internos e saber medir a produtividade dentro dessa realidade. As ORGANIZAÇÕES estão procurando por um estilo de GESTÃO, LIDERANÇA e controle diferentes dos moldes tradicionais. Para muitos especialistas, a LIDERANÇA tem sido o maior obstáculo a ser contornado.

 

Havia o exercício do controle IN LOCO, o acompanhamento das tarefas e dos problemas, as possíveis soluções, a TOMADA DE DECISÕES, AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO etc. Agora, em relação ao gerenciamento das PESSOAS, em qualquer modalidade de TRABALHO REMOTO, as questões são diferentes:

▪ – Como fazer GESTÃO à distância? Qual a melhor maneira de gerenciar a EQUIPE? 

▪ – Como saber se os participantes estão trabalhando, de fato? Eles têm noção e clareza sobre prioridades, prazos e METAS a serem cumpridas?

▪ – Como MOTIVAR? Como dar e receber FEEDBACKS? Como cobrar?

▪ – Qual forma como o GESTOR poderá verificar se os colaboradores estão sendo produtivos? Dependendo do local onde eles estão atuando, o ambiente poderá estar repleto de situações favoráveis a alienação (os DISTRATORES),

. ▪ – Os colaboradores têm disciplina? Até que ponto trabalho é executado com responsabilidade? A colaboração é menor no TRABALHO REMOTO? Como manter o ENGAJAMENTO de um grupo de trabalho ON LINE?

Cuidado: as OBRIGAÇÕES PROFISSIONAIS dos colaboradores não mudaram na modalidade remota: horários, comprometimento, atividades, metas, prazos, cobranças etc. As OBRIGAÇÕES PROFISSIONAIS dos GESTORES não mudaram na modalidade remota: LIDERANÇA, reuniões e conversas, acessibilidade, resultados, apoio (técnico, emocional e motivacional), FEEDBACK etc.

PRÁTICAS DA GESTÃO À DISTÂNCIA

Diversas empresas preferiram não retomar ao modo presencial de trabalho. Optaram pela adaptação e total manutenção das atividades no modelo à distância (e com a alternativa de estabelecer uma parte em MODELO HÍBRIDO).

A LIDERANÇA efetiva,fundamental no modelo FACE TO FACE WORKING, teve que aprender a atuar em uma nova situação ao privilegiar: EMPATIA, capacidade de diálogo, ESCUTA ATIVA e disposição frente aos integrantes da EQUIPE. A literatura sobre o assunto traz diversas práticas para o GESTOR:

E envolve a leitura de e-mails, mensagens e diversas informações, FOLLOW UP, análise de relatórios, horários de reuniões etc. Assim será possível estabelecer prioridades, método de monitoramento de horas trabalhadas e o grau de importância de cada tarefa atribuída.

2 – Definição de Objetivos: para dar segurança, transparência e estruture na rotina do trabalho, será preciso apresentar os OBJETIVOS a EQUIPE e firmar os prazos de entrega em comum acordo. Os OBJETIVOS deverão ter as caraterísticas SMART (Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas e Temporais.

3 – Recursos: cabe ao GESTOR providenciar meios e apoio que facilitem o dia a dia no andamento das atividades. Portanto, envolve recursos técnicos, canais de acesso e comunicação, orientações precisas, alternativas de estudo, esclarecimento de dúvidas e cooperação ou aprendizado com outros membros da EQUIPE etc.

4 – Reuniões: o GESTOR deverá predefinir com o GRUPO uma agenda com datas e horários de reuniões com todos os colaboradores ou reuniões individuais em caso de questões específicas ou de ordem pessoal. Elas serão úteis para a interação e troca de experiências, comentários, debates, impressões, problemas diversos, dúvidas, soluções, BRAINSTORMING etc.

Nas reuniões o GESTOR deverá ter (*) ASSERTIVIDADE ao expor expectativas sobre os resultados e estabelecer tarefas, prioridades, cronogramas com a participação dos membros. Será preciso assegurar que o GRUPO esteja corretamente informado sobre procedimentos, diretrizes, tarefas, indicadores de desempenho, segurança de dados, alterações, projetos, estratégias e decisões.

Mas, há alguns detalhes para que a reunião seja objetiva, principalmente na administração do tempo. Assim, o GESTOR deverá redigir uma PAUTA, roteiro ou CHECK LIST com perguntas de caráter técnico sobre o trabalho. O preparo inclui a habilidade de falar pouco e saber ouvir muito.

5 – Capacidade de Comunicação: em muitos casos, este tem sido um ponto onde os GESTORES têm apresentado alguns GAPS. Se na modalidade no FACE TO FACE a COMUNICAÇÃO já era um agente decisivo, no trabalho a distância sua importância ganhou maiores contornos. Em qualquer forma de trabalho, a COMUNICAÇÃO precisa ser clara, precisa e concisa sem deixar margem de dúvidas ou falhas no entendimento.

A clareza do EMISSOR e o entendimento do RECEPTORES são essenciais. Outro problema dos GESTORES referente à COMUNICAÇÃO está em aprender a ouvir a EQUIPE e precaução quanto aos sinais vindos dos colaboradores (feições, gestos, vocabulário, tom de voz e fala).   

(*) ASSERTIVIDADE significa a capacidade do GESTOR saber falar e expor de forma clara, tranquila, objetiva, sem gerar conflitos, caos ou regime de terror.

6 – Motivação, Engajamento e Pertencimento: apesar do trabalho ter se transformado para o modo virtual, nem por isso ele deixou de requerer a continuidade de alguns padrões que havia no FACE TO FACE: bom AMBIENTE LABORAL, uso de INTELIGÊNCIA INTERPESSOAL e de SOFT SKILSS, cultura criativa, espaço para sugestões, métodos diferentes e ideias novas vindas dos colaboradores.

Na maioria dos casos, estas práticas funcionam em conjunto com ações que aproximem e unam o time. Esta interação elevará o grau de confiança na GESTÃO, o envolvimento e influência nos aspectos motivacionais no sentido de PERTENCIMENTO e no nível de ENGAJAMENTO.  

7 – FEEDBACK: mesmo no modo de TRABALHO VIRTUAL, alguns padrões que havia no modo presencial continuaram em uso: o FEEDBACK é um deles. Mas, junto com a capacidade de COMUNICAÇÃO, o FEEDBACK tem sido um aspecto em que os GESTORES têm apresentado alguns problemas.

Um FEEDBACK deverá ser uma prática constante e consiste em um retorno positivo, negativo individual ou coletiva a respeito de alguma questão (muitos especialistas estão usando o termo DEVOLUTIVA). 

Os FEEDBACKS precisam ser comuns, frequentes com diálogos que salientem o reconhecimento, a qualidade, cumprimento dos prazos e a prática dos aos valores da ORGANIZAÇÃO. São motivadores, construtivos e fundamentais para orientar, corrigir, ensinar e desenvolver PESSOAS.

A primeira preocupação do GESTOR deverá ser sempre uma reflexão correta sobre os assuntos a serem abordados, os termos a serem empregados e as formas para dar o FEEDBACK sem causar desgastes e conflitos.

Nestas oportunidades é preciso utilizar as reuniões para compartilhar o sucesso e elogiar a EQUIPE e seus membros que têm apresentado bons resultados. Ao mesmo tempo, orientar com muita clareza quem está com algum tipo de problema ou dificuldades.

Cuidado Senhor GESTOR: um bom LÍDER não faz críticas pessoais, não compara e nem expõe colaboradores, não destrói autoestima de ninguém, não faz apenas avaliações negativas, acompanha todos os casos levantados e não solicita que outro membro da equipe forneça o FEEDBACK em seu lugar. Um bom LÍDER elogia em público e repreende em particular.

Sugestão de Leitura

WARZEL CHARLIE; PETERSEN, ANNE HELEN. Trabalho remoto: As vantagens e desvantagens do home office. Editora Best Business. Edição 1ª.  São Paulo, 2022.

ALVES, TIAGO. Nem home nem office: Como as mudanças nas organizações convergem para um novo modelo de trabalho com os escritórios do futuro. Editora‏ Gente. Edição 1ª.  Caieiras, 2022.