Departamentalização

INTRODUÇÃO:

A TEORIA NEOCLÁSSICA de HENRY FAYOL focou a DEPARTAMENTALIZAÇÃO em função do desenvolvimento industrial e econômico após a I GUERRA MUNDIAL. Muitas empresas se agigantaram ou procuraram novas maneiras de ADMINISTRAÇÃO. Ao analisar a empresa como um TODO, FAYOL aborda a administração diferenciando 6FUNÇÕES BÁSICAS e essenciais para qualquer empresa: Funções Administrativas, Funções Técnicas, Funções Comerciais, Funções Financeiras, Funções de Segurança e Funções Contábeis.

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

É a divisão da empresa em setores menores para uma ESTRUTURAÇÃO mais positiva e competitiva. Outras definições mostram a DEPARTAMENTALIZAÇÃO como sendo um agrupamento de atividades similares que agrupa pessoas e áreas da ORGANIZAÇÃO com aptidões em comum. A DEPARTAMENTALIZAÇÃO traz maior eficiência operacional para a empresa ao possibilitar processos mais efetivos e rápidos.

Segundo SEIFFERT e COSTA (2007) a DEPARTAMENTALIZAÇÃO é “a distribuição de pessoas entre posições sociais que influenciam os relacionamentos de papéis desempenhados por elas”. 

Mas, para que esta estruturação seja organizada, a TEORIA NEOCLÁSSICA passou a utilizar o ORGANOGRAMA como a melhor maneira de se apresentar a posição de cada profissional e de cada DEPARTAMENTO dentro da empresa, as hierarquias e o relacionamento.

Nos anos 20, o crescimento industrial exigiu trabalhos administrativos e controles mais rigorosos. Os resultados da produção, entradas, saídas, custos, suprimentos, controles diversos se tornam cada vez mais complexos, exigindo outros tipos de tarefas (a DIVISÃO DO TRABALHO). A variedade de especialidades específicas e a burocracia levaram as empresas a criarem departamentos, divisões, seções e setores. Esta divisão formalizada, agrupada e coordenada dinamizou a ADMINISTRAÇÃO e o controle dos resultados. 

A DIVISÃO DO TRABALHO, no sentido vertical, mostra os níveis de autoridade que foram se tornando necessários (hierarquia e no sentido horizontal, mostra a DEPARTAMENTALIZAÇÃO pelo agrupamento de trabalhos.

O CRITÉRIO FUNCIONAL DE UMA ORGANIZAÇÃO

Um projeto de ESTRUTURA ORGANIZACIONAL eficaz deverá levar em conta os critérios estabelecidos de acordo com a CULTURA ORGANIZACIONAL:

A – As atividades deverão ser analisadas e distribuídas por cargos distintos em função da especialização do trabalho.

B – As tarefas deverão ser agrupadas em departamentos seguindo sempre todos os  processos de reestruturação e mudança empresarial.

C – Cadeia de comando com a hierarquia definida, esclarecendo o sistema de autoridade (Centralizada ou Descentralizada).

D – A margem de controle sobre a quantidade de pessoas a serem gerenciadas.

E – Definição de regras, regulamentos e sistemas burocráticos.

A Administração é dividida em cinco áreas: Financeira, Administrativa, Comercial, Produção e Recursos Humanos (ou GESTÃO DE PESSOAS). Alguns estudiosos também colocam nesta classificação a TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação), P&D (Pesquisa e Desenvolvimento) e Logística. Estas funções ganharam muita importância no decorrer dos últimos anos.

Cada empresa define sua estrutura, segundo suas necessidades e não há um padrão rigoroso para a criação e definição de responsabilidades. Mas, grande parte das organizações segue o seguinte critério:

Departamento Administrativo-Financeiro: sua responsabilidade é criar a administrar as condições para que a empresa funcione a contento: serviços gerais, segurança patrimonial, refeitório, manutenção predial etc. Muitas organizações preferem ter o Departamento Administrativo desvinculado do Departamento Financeiro (que tem a responsabilidade de administrar os recursos financeiros através do trabalho da contabilidade, controladoria, faturamento, contas a pagar, contas a receber, tesouraria, cobrança etc.).

Departamento Comercial: geralmente engloba MARKETING e VENDAS, ou dependendo da filosofia de trabalho, podem ser departamentos atuando separadamente. Marketing: estudar o mercado, lançar produtos, coletar e armazenar informações de mercado, administrar o SAC, fazer o trabalho de propaganda/publicidade. Vendas: abordar e contatar o mercado, atender clientes, vender valor e não o preço, emitir pedidos, acompanhar entregas e o pós-vendas.

Departamento de Recursos Humanos: atua no relacionamento entre a empresa e colaboradores, verifica a melhor adequação de cada um deles às tarefas a serem realizadas e outras funções como recrutamento e seleção, integração, perfil dos cargos, avaliação de desempenho, remunerações, pacote de benefícios e incentivos, higiene e segurança do trabalho e programas de T&D (Treinamento e Desenvolvimento). Departamento Pessoal cuida da documentação prevista por lei e de acordo com Estrutura da empresa, pode ser um departamento atuando separadamente do Recursos Humanos.

Departamento de Logística: a sua responsabilidade é gerenciar o transporte e armazenamento das mercadorias. A Logística é ampla e envolve planejamento, controle do fluxo de materiais e mercadorias, operação e serviços. Procura dar agilidade a todas as funções relacionadas desde a produção até a entrega.

Departamento Industrial: sua responsabilidade básica é voltada para o processamento de pedidos, OF’s ou OS’s, montar um Lay-out eficiente para organizar a produção, aumentar a produtividade e reduzir custos, fazer a manutenção industrial, aperfeiçoar as instalações atuais e prever a expansão da capacidade produtiva, Engenharia de Processos e de Produtos (pesquisa/desenvolvimento – criação e melhoria de produtos), controlar custos, fazer inventários periódicos (matérias primas e insumos almoxarifado), controlar estoque de produtos (intermediários e acabados), implantar programas de Controle de Qualidade (Defeito zero), estudar de tempos e movimentos e ter flexibilidade.

Cuidado: não existe um modelo ideal de Estrutura Organizacional a ser adotado – não há fórmula mágica. Depende do tipo e tamanho do negócio e, o que funciona para uma empresa, pode não funcionar para outra.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO

1 – Departamentalização por Função: o agrupamento das atividades e tarefas de acordo com as funções principais desenvolvidas e a hierarquia da empresa.

Vantagens: agrupa especialista sob uma única chefia, garante o máximo de utilização das habilidades técnicas das pessoas, orienta os colaboradores para uma única atividade específica. Desvantagens: reduz a cooperação interdepartamental, exige forte concentração nas atividades específicas e faz com que as pessoas focalizem seus esforços sobre as próprias especialidades sem a visão sobre outros departamentos.

2 – Departamentalização por Localização Geográfica: ou territorial ou regional. É feita uma distribuição das atividades em função de áreas geográficas. Utilizada por empresas grandes e que cobrem áreas e mercados extensos. A Administração é ajustável às condições e necessidades locais.

3 – Departamentalização por Produtos: é agrupamento das atividades com base em produtos (por produto principal ou por linha de produtos). Assim sendo, todas as atividades necessárias, para a sua produção deverão ser agrupados numa única unidade.

4 – Departamentalização por clientes: tem por base a diferenciação e agrupamento das atividades de acordo com as características do cliente e de suas necessidades. O conjunto de atividades é estruturado pela forma como a empresa organiza atividades segundo o perfil de clientes atendidos. O foco é particularizado sobre as demandas, para atender e criar soluções compatíveis com as necessidades de um grupo específico. A GESTÃO de cada grupo de clientes é efetuada pelo executivo  responsável pelo departamento.

5 – Departamentalização por fase do processo: é conjunto de atividades estruturadas por etapas de produção destinadas para um único produto.

7 – Departamentalização por Projetos: é conjunto de atividades estruturadas de acordo com os principais projetos executados pela organização. Poe exemplo, uma construtora inicia atividades com projetos e construção de casa populares. A empresa se desenvolve e encontra oportunidade de negócios em projetos e construção de condomínios/edifícios residenciais e, passado algum tempo, também começa a explorar o segmento de mercado para terraplanagem. Posteriormente  também passa a atuar na área de galões específicos para a indústria (cada departamento executa vários projetos, porém, são específicos e destinados para públicos que têm necessidades específicas).

8 – Departamentalização mista: ocorre quando a empresa faz uso de mais de um dos TIPOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO e dependendo do ramo de atividade e da forma como o trabalho será realizado, é interessante trabalhar com mais de um dos modelos de DEPARTAMENTALIZAÇÃO. É uma forma de trabalho muito comum.

Muitos estudiosos da ADMINISTRAÇÃO afirmam que estes modelos de DEPARTAMENTALIZAÇÃO estão em vias de extinção por causa dos avanços da tecnologia, o abandono da VERICALIZAÇÃO em favor da HORIZONTALIZAÇÃO e das alternativas oferecidas pela TERCEIRIZAÇÃO. Mas, outras opiniões defendem a ideia de que, apesar destas opções, as tarefas continuaram a ser heterogêneas devido à DIVISÃO DO TRABALHO.

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