Almoxarifado

INTRODUÇÃO:

A GESTÃO de um ALMOXARIFADO bem executadadeve contar com procedimentos padronizados, recursos tecnológicos para maior exatidão e, principalmente, com profissionais capacitados e treinados. O objetivo é organizar, guardar e conservar materiais e produtos para que eles estejam disponíveis sempre que forem necessários. Em uma empresa, a qualidade das atividades do ALMOXARIFADO ganhou um papel importante na GESTÃO por sua influência no desempenho financeiro e por ser uma tarefa integrada com as demais áreas da empresa. 

A palavra é de origem no árabe AL-MUXARIF, que indicava um tesoureiro ou inspetor. Antigamente era o indivíduo que tinha a função de cobrador de impostos, tesoureiro e administrar propriedades da casa real.

O ALMOXARIFADO também indicava a área de jurisdição do ALMOXARIFE ou o edifício onde eram colocados os objetos que eram guardados pelo ALMOXARIFE.

Este último significado é o mais comum atualmente. O ALMOXARIFADO indica uma instalação adequada, uma sala, um prédio específico ou recinto coberto (ou não) destinado à ARMAZENAGEM de vários itens para uso interno da empresa. Segue normas, regulamentos e deve possuir recursos de movimentação e distribuição para prestar um atendimento com rapidez e eficiência.

Por muito tempo o ALMOXARIFADO sempre foi visto como o pior local de trabalho da empresa, o mais insalubre e inadequado – um depósito sujo, desarrumado no qual os materiais eram acumulados (jogados) de qualquer forma e com funcionários de baixa qualificação.

ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO  

● – AS ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO também são relacionadas com a LOGÍSTICA. Elas exigem o controle do ESTOQUE e envolvem o recebimento, guarda, armazenagem e proteção dos materiais adquiridos, quantidades, reposições, datas de validade, controles e registros atualizados do uso e das entregas de materiais aos requisitantes (de acordo com documentação estabelecida e autorizada) etc. Os produtos para uso interno da empresa compreendem uma infinidade de itens:

Os trabalhos também poderão envolver a aquisição (pesquisa e levantamento de preços, pesquisa de fornecedores, registro das compras, quantidades de produtos e o arquivamento de notas) entre outras tarefas de responsabilidade do ALMOXARIFE ou ESTOQUISTA. Todas estas funções devem seguir as normas e os critérios estabelecidos e manter o estoque organizado, classificado e codificado é essencial para qualquer empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Desta maneira, será possível garantir que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário eliminando possíveis divergências e extravios para assegurar a qualidade e as quantidades exatas.

NORMAS E CRITÉRIOS ESTABELECIDOS

– RACIONALIZAÇÃO: aborda o cálculo sobre as quantidades de produtos que devem estar em estoque.

– ACONDICIONAMENTO: busca a otimização das distâncias entre o local de estocagem e os locais onde os produtos serão usados. Também leva em conta a adequação do espaço de guarda e o melhor uso da capacidade do espaço físico disponível.

– LOCALIZAÇÃO: é muito importante observar as condições que possibilitem a facilidade para se encontrar e fazer a separação dos itens que estão sendo procurados. Normalmente no ALMOXARIFADO o trabalho é feito través do uso da etiquetagem.

Todos os objetos são classificados por categoria e colocados em locais determinados para facilitar a busca. Em outra situação também há a preocupação de se evitar a entrega errônea de material, o que acarreta problemas nos controles e perda de tempo.

– EXATIDÃO: os controles devem estar em conformidade com a realidade dos bens armazenados. A inexatidão dos DADOS provoca falhas de contabilidade, fornecimento, divergências de inventário e qualquer tipo de perda. Desta forma o almoxarifado deve trabalhar de acordo com normas para proteção e preservação da qualidade dos materiais para que eles estejam disponíveis quando houver necessidade na quantidade exata e no local exato.

– INVENTÁRIO FÍSICO: o ALMOXARIFADO deve apresentar os indicadores de suas atividades para proporcionar o gerenciamento e controle rigoroso do histórico dos itens. A documentação e os relatórios devem seguir um manual técnico de ALMOXARIFADO com as normas de identificação dos produtos, inventário, inclusão de novos itens, entre outros.

Um dos trabalhos mais complexos do ALMOXARIFADO é confrontar o INVENTÁRIO FÍSICO com o INVENTÁRIO CONTÁBIL. O objetivo é:

● Identificar as discrepâncias de valor entre o estoque físico e o estoque contábil.

● Identificar as discrepâncias de quantidades entre o estoque físico existente e os registros do ALMOXARIFADO.

● Apuração do valor total do estoque para efeito dos balancetes contábeis.

– PADRONIZAÇÃO: os materiais do ALMOXARIFADO devem ser padronizados, para fins de melhor controle das compras (fornecimento), e evitar falhas como a duplicidade de itens no registro, para evitar e a falta de materiais.

– RECEPÇÃO, ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAIS: o ALMOXARIFADO é uma área de grande importância, porque um armazenamento mal gerenciado pode afetar gravemente as operações de uma empresa. Então é essencial conseguir fazer uma boa gestão dos itens armazenados.

O ALMOXARIFE

O profissional responsável por todas estas tarefas é o ALMOXARIFE e as suas funções vão muito além da organização do estoque. Ele é responsável, também, por receber e conferir as mercadorias dentro do ALMOXARIFADO e, consequentemente, identifica-las dentro de um sistema pré-definido.

Há técnicas necessárias para a organização dos materiais no estoque, de forma prática e segura, bem como procedimentos essenciais para a função. O perfil deste profissional requer um profissional detalhista, honesto, disciplinado e com alto nível de organização. Ele é encarregado de manter um estoque em dia de variados itens para o atendimento das solicitações internas dos vários departamentos.

● Possibilitar a melhor utilização da capacidade volumétrica e do espaço físico do ALMOXARIFADO.

● Receber e conferir em conjunto com o DEPARTAMENTO DE COMPRAS e com a CONTABILIDADE todos os itens para o uso interno.

● Fazer o correto atendimento às solicitações de retirada, transferência e devolução (quando for o caso) de peças, insumos, ferramentas e equipamentos de uso interno.

● Manutenção e atualização do estoque controlando entradas, saídas, data de validade ou qualquer tipo de ocorrência que implique em alterações.

● Em empresas que atuam com a LOGÍSTICA REVERSA o ALMOXARIFE também pode auxiliar nos processos de tratamento de sucatas e tratamento das sucatas para a destinação padronizada pela empresa e ambientalmente correta.

O TRABALHO DO ALMOXARIFE

Dependendo das atividades estabelecidas pela empresa, em geral, o profissional atua nas seguintes tarefas:

É uma atividade é importante na qual o ALMOXARIFE deve ter todo o cuidado e atenção conferindo o que está descrito na fatura/NF – nota fiscal (o documento que vem junto com a mercadoria) descrevendo quantidades, qualidade marcas, pesos, cores, especificações, preços e etc.

O ALMOXARIFE faz a entrada e o endereçamento dos materiais após a conferência (quantitativa e qualitativa) e a devida regularização no software.

Há INTERFACE com DEPARTAMENTO DE COMPRAS e com a CONTABILIDADE pela conferência do pedido, aspectos físicos e contábeis.

Caso os itens relacionados na nota estiverem divergentes (danos, quebras, avarias e data de validade) é necessário comunicar ao GESTOR para as providências cabíveis (Não receber e devolver todo o pedido? Receber todo o pedido e providenciar a troca/substituição com o fornecedor? Receber os itens corretos e devolver as divergências? Avisar os solicitantes?). As discrepâncias verificadas deverão ser informadas à transportadora, apontadas no canhoto da nota fiscal e nos demais documentos. Essas práticas serão as bases das ações que justificarão as causas da devolução dos produtos e eventual ressarcimento.

2 – ARMAZENAMENTO

Posteriormente à verificação, o armazenamento deverá levar em conta as características do LAY OUT, as condições físicas para que preservem as condições originais dos itens: identificação dos materiais, verificação das condições de recebimento, guarda controlada e informação sobre o local físico correto, monitoramento constante sobre condições de proteção e armazenamento e facilidade de separação, movimentação e distribuição.

3 – REPOSIÇÃO

Sempre que o sistema informar que um item estiver acabando ou está com o seu estoque abaixo do nível de segurança é preciso fazer providenciar a reposição junto ao DEPARTAMENTO DE COMPRAS ou diretamente ao fornecedor.

5 – GUARDA DE MERCADORIAS

Esta é outra grande responsabilidade do ALMOXARIFE. É verificar se os produtos foram armazenados adequadamente, em lugares indicados, a fim de preservar suas características em relação a diversos fatores: refrigeração e sensibilidade à temperatura ambiente, umidade, luz solar  ou riscos de toxidade e grau de INFLAMABILIDADE (a facilidade com que algum produto entra em combustão). Produtos frágeis ou que quebram facilmente também necessitam de cuidados especiais para preservação.

6 – DOCUMENTAÇÃO

Não existe um padrão rigoroso, pois cada empresa faz a GESTÃO DOCUMENTAL de acordo com a sua CULTURA ORGANIZACIONAL e pelas suas NORMAS e PROCEDIMENTOS e rotinas de trabalho estabelecidas. Em geral, são padronizados os seguintes documentos (preferencialmente em um software eficiente):

6.1 – Ficha de Localização: aponta a localização exata do ENDEREÇO onde o material está guardado (código, corredor, prateleira etc.).

6.2 – Ficha de controle de Estoque:  controla os itens disponíveis acompanhados de acordo com as quantidades de entradas e saídas e com alertas para ressuprimento pelo estoque de segurança.

6.3 – Relatórios de Ocorrências: informa ao fornecedor, ao DEPARTAMENTO DE COMPRAS e à CONTABILIDADE os motivos da devolução (aspectos qualitativo e quantitativo). Eventualmente o ALMOXARIFADO poderá informar a OCORRÊNCIA ao requisitante.

6.4 – Relatório de Inspeção: informa  o aceite ou a recusa do material do fornecedor quanto ao aspecto qualitativo.

6.5 – Requisição: segundo muitos especialistas, é o documento principal do ALMOXARIFE. É o documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado e é vital que contenha as seguintes informações: numeração, data/hora da emissão, identificação do requisitante (departamento e o responsável), prazos, descrição completa e detalhada dos produtos.

6.6 – Relatório de Devolução de Materiais: este documento é utilizado para devolver ao  almoxarifado as quantidades de material requisitadas além do que foi necessário (sempre é necessário atualizar as entradas – saídas e devoluções).

6.7 – Relatório de Atividades: é interessante que o ALMOXARIFADO mantenha semanalmente uma descrição de suas atividades e eventos para proporcionar maior acuidade no gerenciamento, controle dos itens, devoluções etc.

6.8 – Manual do ALMOXARIFADO: este documento deverá apresentar os regulamentos padronizados da empresa e todas as normas de identificação dos itens estocados, procedimentos, práticas para inventários, inclusão/exclusão de itens, documentação vigente, fluxogramas, banco de dados (nome e classificação dos produtos e respectivos fornecedores) e procedimentos de controle e informações precisas refletindo a realidade dos materiais armazenados.

Sugestão de Leitura

DIAS, MARCO AURÉILO P. Administração de Materiais uma Abordagem Logística. Editora Atlas. Edição 4ª. São Paulo, 1993.

CRUZ, JABSON TAMANDARÉ DA; PEREIRA, LEANDRO. Rotinas de Estoque e Almoxarifado. Editora SENAC. Edição 2ª. São Paulo, 2017.

SILVA, GIOVANA GAVIOLI RIBEIRO. Gestão de estoques e armazenagem. Editora SENAC. Edição 1ª. São Paulo, 2018.

PAOLESCHI, BRUNO. Almoxarifado e gestão de estoques: do Recebimento, Guarda e Expedição à Distribuição do Estoque. Editora Érica. Edição 2ª. São Paulo, 2009.

TADEU, HUGO. Gestão de estoques: Fundamentos, modelos matemáticos e melhores práticas aplicadas. Editora Cengage Learning. Edição 1ª. São Paulo, 2010.