INTRODUÇÃO:
Até o fim da década de 60 e início dos anos 70 do Século XX, a situação do mercado era estável sem grandes sobressaltos. O trabalho efetuado era com tarefas simples por funcionários com formação básica.
Havia a necessidade de inúmeros níveis hierárquicos que permitiam uma grande burocracia e a conclusão dos trabalhos era em um andamento considerado dentro da normalidade. Mas, as estruturas não tinham agilidade e desperdiçavam muito tempo.
Hoje, o panorama vigente no Século XXI traz consumidores de perfil exigente, produtos/serviços com ciclo de vida curto (de rápida a obsolescência) e a mão de obra com características sociais e culturais complexas.
À vista disso, o mercado pede empresas com flexibilidade e capacidade de resposta veloz. As ações realizadas podem ser complexas, mas feitas através de métodos mais simples. Para tanto, todo e qualquer processo numa empresa necessita ser revisto e mudado. Por estas situações, sendo uma das ferramentas da GESTÃO DE MUDANÇAS e também usada na GESTÃO DA QUALIDADE, a REENGENHARIA, tem, por princípio redesenhar TODAS as atividades em uso em uma empresa para romper formas tradicionais.
REDESENHAR
O REDESENHAR a empresa sugere a mudança de processos sem superficialidades: completa e profunda. Os improvisos fatalmente se tornarão futuramente problemas mais difíceis de serem resolvidos. Por muitos anos, as ações da Administração se voltaram para eficiência e controles. O REPENSAR a empresa vai trocar estes antigos CÂNONES (preceitos ou normas) por inovação, rapidez, serviços e qualidade.
O PAPEL DA REENGENHARIA – FERRAMENTA DE GESTÃO DE MUDANÇAS
O objetivo (o papel) é resolver questões organizacionais da empresa no seu TODO e não em problemas reconhecidamente localizados dentro da estrutura. Se a REENGENHARIA for entendida SÓ para cortar custos e pessoal, suas possibilidades de êxito serão mínimas. O maior obstáculo está no fato de que as empresas e o elemento humano não são lá muito receptivos às MUDANÇAS.
TRABALHANDO COM A REENGENHARIA
O início da REENGENHARIA está em questionar a empresa e suas formas de atuação, criando as bases para REDEFINIR processos. O fato da empresa se questionar já é um ótimo indicador. Mas, antes de começar a usar a REENGENHARIA, é necessário que a ESTRATÉGIA esteja estipulada e que se conheça as expectativas dos STAKEHOLDERS. Agora é possível MAPEAR e saber por onde REPENSAR e REINVENTAR.
APLICAÇÕES DA REENGENHARIA
Os GESTORES responsáveis pelo trabalho poderão, de acordo com o seu critério, analisar os pontos que devem ser:
● APERFEIÇOADOS (que podem ser aproveitados após reformulação).
● ELIMINADOS (caso não tenham utilidade apara a empresa).
Apesar da intensidade das MUDANÇAS a seremintroduzidas na forma de agir, a REENGENHARIA deve ser simples e prática. Habitualmente o método de trabalho cumpre quatro fases distintas:
MAPEAR: relacionar todos os processos da organização.
PLANEJAR O TRABALHO: prever e antecipar recursos para o trabalho detalhando EQUIPES MULTIFUNCIONAIS envolvidas (pessoas da área), atribuir tarefas, tempo previsto e uso da TIC.
EFETIVAR: é uma análise completa dos pontos que já foram separados (tarefas, profissionais envolvidos e ANÁLISE SWOT), avaliar e REINVENTAR processos, prever o impacto das mudanças e seus desdobramentos. É por em prática.
MONITORAR: mesurar os resultados obtidos controlando as ações em comparação com o plano inicial. O responsável também deverá verificar as consequências das mudanças efetuadas em outras áreas com processos integrados.
REENGENHARIA FECHANDO O CICLO
Com a REENGENHARIA as MUDANÇAS na empresa não implicam obrigatoriamente em demissões. O foco está no REDESENHO, cobrindo formas de trabalho em todos os setores e em tudo que está sendo usado nas várias áreas funcionais. A REENGENHARIA aborda planejamentos, desenvolvimento de novos produtos/serviços, aumento da produtividade, redução de custos, gestão dos projetos, produção, logística. A REENGENHARIA fecha um ciclo com proveito para a empresa e na qualidade para o cliente.
Algumas atividades para a REENGENHARIA atuar não são tão problemáticas:
Combinar vários serviços num só, mudar a ordem das tarefas, condensar vários formulários, estabelecer a realização das tarefas em tempo e lugar em que façam mais sentido, redução de conciliações, verificações e controles, escolha entre descentralização ou não, racionalizar controles burocráticos etc.
Segundo HAMMER e CHAMPY (1994, p. 51 citado por CARAVANTES; PANNO; KLOECKNER, 2004, p.277), as mudanças são as seguintes: unidades de trabalho – de departamentos funcionais para equipes de processos; os serviços – de tarefas simples para trabalhos multidimensionais; os papéis das pessoas – de controlados para autorizados.
A MUDANÇA DE CICLO vai considerar também treinamento, avaliação de desempenho, remuneração, encarreiramento, mentalidade protetora para mentalidade de resultados, chefia e liderança etc.
Porém, há alguns tópicos em que a REENGENHARIA enfrentará sérios problemas. Portanto, o uso da HABILIDADE POLÍTICA será fundamental em conjunto com os planos de MUDANÇA. São áreas consideradas DIFÍCEIS de serem tocadas. A situação é bem mais complexa, pois dificilmente as empresas aceitam começar do zero, sem aproveitar nada do passado. Não conseguem deixar de imediato a MISSÃO/VISÃO/VALORES, estruturas da hierarquia, CULTURA ORGANIZACIONAL, IDENTIDADE VISUAL, CLIMA ORGANIZACIONAL, formas de motivação, recrutamento e seleção de pessoas etc.
De acordo com estudiosos, a área que apresenta maiores contratempos para a REENGENHARIA é a GESTÃO DE NEGÓCIOS. Em geral, as maiores RUPTURAS necessárias estão no modelo de relação com clientes (incluindo a avaliação de satisfação) fornecedores e parceiros.
MODALIDADES DE REENGENHARIA
Estratégica: a empresa opta pela MUDANÇA total e profunda. A prioridade é mudar linhas de negócios e a visão para mercados mais atraentes. Em alguns, casos é preciso comprar outras empresas participantes do mercado de interesse.
Organizacional: é a mais comum e diminui níveis de hierarquia para reorganizar tarefas e cargos com estruturas mais ágeis e menos burocráticas.
Processos: tem sendo muito utilizada para modificar a maneira de se fazer negócios e competir com vantagem. O objetivo é reduzir custos, tempo das atividades, melhoria na produção, melhoria na qualidade pelo aumento da eficiência e redução no tempo de resposta aos clientes.
AS REGRAS DA REENGENHARIA
– Antes de REDESENHAR a estratégia da empresa precisa estar definida.
– A REENGENHARIA usa processo primário como base (PRÉ-PROJETO).
– A REENGENHARIA aperfeiçoa o uso da TIC e permite inovações tecnológicas.
– A REENGENHARIA deve ser compatível com a estrutura da empresa.
– Todos devem participar das MUDANÇAS.
REENGENHARIA – A ONDA CONTRÁRIA
A REENGENHARIA como ferramenta da GESTÃO DE MUDANÇAS não escapa de críticas ferozes. As transformações criam uma onda contrária vindas de setores acostumados a atuar de uma determinada maneira e a usufruir de privilégios. Os Gestores responsáveis pelo trabalho deverão saber ultrapassar as RESISTÊNCIAS contra os novos processos.
A maior ONDA CONTRÁRIA é que, na ideia geral, a REENGENHARIA tem relação direta com o DOWNSIZING, que demite funcionários sem muito critério e justiça. Portanto, a insegurança por parte dos colaboradores também reduz a motivação e a participação efetiva.
Sugestão de Leitura
CARAVANTES, GERALDO R.; PANNO CLÁUDIA C,; KLOECKNER, MÔNICA C. Administração: teorias e processo. Editora Pearson. Edição 1ª. São Paulo, 2004.
