INTRODUÇÃO:
Em LOGÍSTICA todas as tarefas têm sua devida importância, nenhuma se sobrepõe à outra e todas requerem um trabalho sincronizado. A tarefa do RECEBIMENTO deverá garantir que todos os itens entregues pelos fornecedores cheguem até ao ARMAZÉM/AMOXARIFADO (o ESTOQUE) para suprir as necessidades da empresa. O objetivo é obter exatidão quanto às quantidades, marcas, volumes, preços, pesos, qualidade, requisitos de integridade física e requisitos de integridade química. O RECEBIMENTO também verifica os prazos de validade e outras exigências mais específicas, de acordo com cada item que compõe o fornecimento.
Normalmente, o processo de RECEBIMENTO de materiais é complexo e vai variar de acordo com o segmento da empresa. Entretanto, a tarefa segue práticas muito similares e, dentro da LOGÍSTICA e da ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS, tem sido visto como uma das etapas mais importantes.
“A armazenagem possui quatro atividades básicas: RECEBIMENTO, estocagem, administração de pedidos e expedição”. (ARBACHE et al, 2004).
RECEBIMENTO
O Recebimento de Materiais é a atividade que certifica que os produtos recebidos estejam de acordo com as especificações constantes no PEDIDO DE COMPRA ou ORDEM DE COMPRA (a OC). Normalmente, este processo segue alguns passos comuns:
● – Orientar todos os profissionais envolvidos no processo.
● – Notificar a portaria da empresa com antecedência para permitir a entrada e o recebimento do material sem perda de tempo para todos os envolvidos: DEPARTAMENTO DE COMPRAS, setor de recebimento, depósito e transportadora.
● – Antever locais de estacionamento ou de desembarque e os equipamentos necessários para a descarga e movimentação (empilhadeiras, paleteiras, talhas, carrinhos etc.).
● – Verificar todas as condições de segurança e prevenir acidentes (roupas e EPI’s desde a chegada até a saída dos veículos).
● – Simplificar a burocracia.
● – Antever a capacidade do volume de entrega (inclui os períodos de maior demanda, evitando filas e perda de tempo de espera).
● – Verificar a documentação e outros procedimentos:
PEDIDO DE COMPRA ou ORDEM DE COMPRA.
Notas Fiscais e os canhotos. Descrição dos Produtos.
Verificar as quantidades e volumes.
Verificar especificações corretas (cores, tamanhos, medidas, etc.).
Verificar danos (no transporte ou no recebimento).
Prazos e datas de validade de acordo com o que foi estabelecido.
Impostos. Valor do frete.
● – Inspecionar os materiais pela CONFERÊNCIA QUANTITATIVA e CONFERÊNCIA QUALITATIVA.
● – Testes de laboratório (se for o caso).
● – Procedimentos de devolução ou trocas.
● – Armazenagem em locais previamente estabelecidos.
● – Verificar os procedimentos de saída da Transportadora.
● – Executar os lançamentos necessários (Físico e Fiscal).
É vital que o Gestor de Compras tenha uma visão técnica para ter certeza de que os materiais adquiridos estejam de acordo com o que foi solicitado nas especificações da ORDEM DE COMPRA. Da mesma maneira, ele deve ter condições de reconhecer uma alternativa de cotação, uma economia de custo potencial ou produtos mais adequados.
O Recebimento de Materiais é a atividade que certifica que os produtos recebidos estejam de acordo com as especificações constantes no PEDIDO DE COMPRA ou ORDEM DE COMPRA (a OC). Atualmente, os analistas sobre o assunto dividem o RECEBIMENTO em quatro fases:
FASE 1 – ENTRADA DE MATERIAIS: esta etapa recepciona e posiciona os veículos das transportadoras nos locais indicados para a descarga. De acordo com as NORMAS e REGULAMENTOS de cada empresa, um funcionário do DEPARTAMENTO DE COMPRAS também poderá acompanhar todo o trabalho e confirmar ou não a compra.
De forma simultânea, são alocados os equipamentos e materiais necessários para descarregar os produtos para consumo interno, produtos acabados, semi acabados e matérias primas. Caso a carga tenha vindo solta, ela poderá ser PALETIZADA pela EQUIPE para ser retirada do veículo com segurança seguindo medidas padronizadas (altura e largura). É conveniente evitar a movimentação em separado para evitar os riscos com a manipulação desnecessária, perda de tempo para descarga e controle. Os responsáveis pelo recebimento efetuam duas modalidades de conferência: CONFERÊNCIA QUANTITATIVA e CONFERÊNCIA QUALITATIVA.
FASE 2 – CONFERÊNCIA QUANTITATIVA: o objetivo é verificar a documentação e comparando as ORDENS DE COMPRA (OC’s) com as NOTAS FISCAIS dos fornecedores: quantidades, valores negociados, condições de pagamento contratado e programação de entrega prevista. Se for necessário, a tarefa deverá incluir a triagem de outros papéis: certidões, licenças, certificações, manuais, registros, guias, garantias etc.
Conferência Quantitativa: verifica se a quantidade declarada na NOTA FISCAL do fornecedor corresponde à quantidade efetivamente recebida. É utilizada a CONTAGEM CEGA (*), onde o conferente verifica a quantidade recebida, desconhecendo os dados da NOTA FISCAL do fornecedor.
A comparação e a confrontação, entre o que foi recebido e o que deverá ser faturado, serão realizadas posteriormente (caso haja alguma discrepância será providenciada a recontagem).
A contagem pode ser feita de forma manual, por meio de cálculos, balanças (contadoras e pesadoras) e pesagem. A Conferência Qualitativa também poderá fazer a organização da carga para facilitar a localização.
FASE 3 – CONFERÊNCIA QUALITATIVA: faz a conferência utilizando identificação e INSPEÇÃO TÉCNICA (por amostragem ou em 100% dos itens) verificando adequação e finalidade às quais eles se destinam. A tarefa avalia avarias ou não conformidades, e dependendo da atividade da empresa, poderá ser preciso recolher alguma amostra antes do processo de armazenagem. A Conferência Qualitativa também:
● Verifica o estado do físico e químico do material, a integridade das embalagens, vazamentos, umidade, quebras, aparência, avarias, dimensões, especificações, peso, cores, densidade, pressão, lote de fabricação, data de validade, número de série etc.
● Segue normas já estabelecidas para referendar a aprovação e armazenagem.
● Segue normas já estabelecidas para a rejeição, devolução ou troca.
● Emite relatórios de inspeção com as respectivas responsabilidades.(*) Contagem Cega: também é conhecida como Conferência Cega. Permite confrontar os itens da NOTA FISCAL com os produtos recebidos antes do lançamento em estoque.
O conferente não conhece o conteúdo que está sendo entregue, sendo obrigado a realmente contar todos os itens (em geral confere os produtos a partir do comprimento e do volume ou através de Coletores).
Os principais benefícios desse processo é o aumento da ACURACIDADE do estoque, diminuição das perdas verificadas nos inventários e impede o recebimento de produtos em discordância com a OC.
Rejeição, devolução ou troca: qualquer irregularidade deverá ser notificada ao DEPARTAMENTO DE COMPRAS que entrará em contato com o FORNECEDOR apontando as ocorrências, as razões da recusa e providenciar a devolução e a troca dos produtos reprovados. A EQUIPE responsável pelo recebimento deverá relatar ao transportador as divergências e anotar no verso da 1ª via da NOTA FISCAL e nos documentos transportados as condições que motivaram a devolução.
FASE 4 – REGULARIZAÇÃO: a tarefa do RECEBIMENTO é concluída com a REGULARIZAÇÃO após a decisão de aceitar ou recusar a carga pela CONFERÊNCIA QUANTITATIVA, CONFERÊNCIA QUALITATIVA, verificação e comparação dos itens com as NOTAS FISCAIS (fatura) do FORNECEDOR e pelo laudo de inspeção técnica.
ARBACHE, FERNANDO SABA; MOREIRA, CHRISTOPHE MONTENEGRO, SALLES, WALMIR FERREIRA; SANTOS, ALMIR GARNIER. Gestão de logística: distribuição e trade marketing. Editora FGV. Edição 4ª. Rio de Janeiro, 2011.
POZO, HAMILTON. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. Editora Atlas. Edição 7ª. São Paulo, 2016.
VIANA, JOÃO JOSÉ. Administração de materiais. Editora Atlas. Edição 3ª. São Paulo, 1999.
MARTINS, PETRÔNIO GARCIA; ALT, PAULO RENATO. Administração de materiais e recursos patrimoniais. Editora Saraiva. Edição 3ª. São Paulo, 2012.
