INTRODUÇÃO:
Entendemos como RUÍDOS DE COMUNICAÇÃO as distorções e barreiras que se formam na COMUNICAÇÃO entre o EMISSOR e o RECEPTOR. Um AMBIENTE CORPORATIVO, com inúmeros avanços tecnológicos em busca de eficiência e resultados, necessita reconhecer e procurar eliminar ao máximo a presença destes RUÍDOS.
Na prática, eles prejudicam a COMUNICAÇÃO eficaz. O primeiro passo é aceitar a existência do problema, o que é absolutamente indispensável. Isto se justifica, pois qualquer interferência na compreensão exata do conteúdo transmitido compromete toda a qualidade do trabalho.
Os RUÍDOS DE COMUNICAÇÃO podem ser definidos como qualquer elemento interno ou externo que interfere no processo de transmissão de informações entre o EMISSOR e o RECEPTOR. As falhas na comunicação são um dos principais motivos de muitos problemas de eficiência nas organizações.
Infelizmente a ocorrência de RUÍDOS é muito mais frequente do que se possa imaginar. Muitos GESTORES apontam que a origem está em TAREFAS que envolvem diferentes pessoas, procedimentos e um grande volume de informações.
Os RUÍDOS podem surgir no andamento e na execução de tarefas, em ordens mal elaboradas e em reuniões. Como resultado, alguma fase importante poderá ficar perdida pelo caminho.
AS CAUSAS
AMBIENTE DESFAVORÁVEL: a possibilidade da ocorrência de RUÍDOS é maiorem ambientes onde haja muito barulho, circulação de pessoas ou outros fatores que possam tirar a atenção. Num AMBIENTE FÍSICO há uma grande possibilidade de que o EMISSOR não transmita a mensagem corretamente e que o RECEPTOR não tenha a compreensão exata.
Muitos garantem que o uso do AMBIENTE VIRTUAL é infalível para eliminar o problema. Não é verdade, pois os canais de comunicação podem ser inadequados, usados por engano ou prejudicados pela falta de coesão entre os envolvidos. E para complicar, é muito costumeiro receber e-mails muito mal escritos, com erros de concordância e mal redigidos que somente o EMISSOR consegue entender o que ele escreveu (e muitas vezes, nem ele sabe o que ele quis dizer!).
CONTEXTO E MOMENTO: em muitas ocasiões o contexto e o momento em que o EMISSOR passa a mensagem não é o mais conveniente.O RECEPTOR pode não estar prestando atenção no momento em que qualquer tipo de informação está sendo recebida. Assim, a probabilidade da ocorrência de RUÍDOS é muito grande.
LINGUAGEM E VOCABULÁRIO: usar JARGÕES, termos técnicos ou palavras de outros idiomas podem ser prejudiciais na transmissão.
E é evidente que há a necessidade de verificar se o RECEPTOR possui o mesmo nível de entendimento e que esteja familiarizado com o vocabulário.
Caso contrário, é bem possível que o tema seja imbricado por falta de consonância da dicotomia cognitiva do RECEPTOR, no alinhamento de sua capacitação ao agregar valores para alavancar níveis de Background. Certo?
RUÍDOS DE COMUNICAÇÃO – DESGASTES E PREJUÍZOS
Atualmente num AMBIENTE CORPORATIVO a COMUNICAÇÃO efetuada de forma clara, concisa e precisa é essencial. Este cuidado se justifica para que exista um bom andamento das tarefas visando EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL.
Dentro de qualquer tipo de relação os constantes RUÍDOS DE COMUNICAÇÃO podem ocasionar desgastes desnecessários entre os membros da equipe. Eles provocam a queda de rendimento, desestabilizam o CLIMA ORGANIZACIONAL, causam conflitos e prejudicam a qualidade de vida. Entretanto, o pior efeito está no RETRABALHO e nos atrasos das tarefas. Mas, a maior preocupação é quando estes ruídos ou PANES DE COMUNICAÇÃO acontecem com os clientes.
REDUZINDO RUÍDOS DE COMUNICAÇÃO: os transtornos causados pelos RUÍDOS se tornaram preocupação constante. O problema maior é saber como lidar com a enorme massa de INFORMAÇÕES que diariamente circula na empresa. A falta de FILTROS determinados criam problemas que, na maior parte dos casos poderiam ter sido evitados.
CANAIS OFICIAIS: a maneira mais segura para lidar com a COMUNICAÇÃO é FORMALIZAR e DOCUMENTAR os processos (mesmo com o aumento da burocracia). É mais seguro usar CANAIS OFICIAIS que estejam formalizados, com o devido registro e numa única fonte: arquivos bem organizados com formulários, documentos, textos, planilhas, slides, e-mails etc. com o histórico de todas as alterações. São mais fáceis de localizar e compartilhar.
SEGMENTAR A MENSAGEM: transmitir na hora certa e enviar somente o essencial para cada tipo de público dando relevância à COMUNICAÇÃO INTERNA (entregar apenas o que for pertinente e importante para cada grupo).
PLANEJAR A COMUNICAÇÃO: criar padrões não significa uma forma rígida de trabalho para inibir o processo de criatividade dos colaboradores. É a maneira de não desperdiçar tempo seguindo um plano de COMUNICAÇÃO INTERNA, prevendo os canais e os formatos adequados (físicos ou virtuais) mais interativos e acessíveis.
“Comunicação não é o que você fala, mas o que o outro entende”. MARCELO TASS
EXERCITAR A COMUNICAÇÃO: o desenvolvimento de uma COMUNICAÇÃO mais eficiente pode ser considerando nos programas de TREINAMENTO para as equipes. É muito útil o emprego de DINÂMICAS, DRAMATIZAÇÕES ou outras técnicas que promovam a integração, o aprimoramento do vocabulário e o hábito do diálogo. Outra expectativa para essas atividades é amenizar atritos e aproximar os participantes com a oportunidade para a livre expressão e opiniões.
CONFIRMAR QUE A INFORMAÇÃO FOI COMPREENDIDA: qualquer processo de COMUNICAÇÃO envolve um EMISSOR, um ou mais RECEPTORES e uma MENSAGEM. No percurso entre eles podem ocorrer ruídos (ou panes) desvirtuando as informações.
Comprovadamente, é uma das principais causas de atritos dentro de uma empresa. Infelizmente, poucos EMISSORES tomam o cuidado de verificar e confirmar a compreensão da MENSAGEM que foi transmitida. É um hábito muito simples para detectar eventuais dúvidas e falhas sendo uma questão de método ou de boa vontade. Por sua vez, a experiência mostra que poucos RECEPTORES, por vergonha ou medo, procuram tirar dúvidas com os EMISSORES. Como resultado o FEEDBACK (o retorno) pode não ser correto.
