INTRODUÇÃO:
O INVENTÁRIO FÍSICO (ou INVENTÁRIO DO ESTOQUE) é o processo que faz a classificação, identificação e levantamento detalhado de todos os itens que estão em um estoque. A atividade é importantíssima por conferir se todas as INFORMAÇÕES CONTÁBEIS de entrada e saída de mercadorias (movimentações) estão concordantes com o que está fisicamente no armazém. Assim, é possível verificar a ocorrência de prejuízos por perda, extravio, obsolescência, danos etc. Ao mesmo tempo garante a disponibilidade de materiais para a venda ou produção.
Para a GESTÃO, o conhecimento preciso do estoque permitirá a tomada decisões mais viável e correta. O INVENTÁRIO DO ESTOQUE verifica divergências, auxilia na previsão da reposição de mercadorias e evita o acúmulo de produtos armazenados (que significa produtos parados, sem retorno do investimento e passível de ações comerciais para favorecer a venda). É uma atividade que procura a exatidão na comparação entre ESTOQUE FÍSICO e ESTOQUE CONTÁBIL com um trabalho organizado e bem controlado.
LEVANTAMENTO DETALHADO
O INVENTÁRIO não considera só os produtos pertencentes a empresa. É preciso verificar o ESTOQUE EM TRÂNSITO e ESTOQUE EM CONSIGNAÇÃO.
Estoque em trânsito: também conhecido como ESTOQUE DE CANAL. São produtos já adquiridos pela empresa, mas, que estão em transporte e ainda não foram recebidos. Para a CONTABILIDADE já são registrados e considerados no inventário geral.
Estoque em consignação: são produtos que estão armazenados na empresa, denominada CONSIGNANTE, mas pertencem a um determinado fornecedor, denominado CONSIGNATÁRIO. Foi um acerto entre as partes pelo qual a empresa pode comercializar os produtos CONSIGNADOS ou devolver ao fornecedor. Se a empresa vender a mercadoria consignada, ela deverá repassar ao fornecedor parte do valor da venda.
Para a CONTABILIDADE, produtos CONSIGNADOS pertencem aos fornecedores, devem estar devidamente relacionados no INVENTÁRIO DO ESTOQUE. Portanto, registrados por meio de nota fiscal de remessa em consignação para a empresa onde os produtos estarão armazenados.
Ainda com relação à CONTABILIDADE, o estoque tem vínculo direto com o PATRIMÔNIO e tem o valor a ser considerado no balanço. Um estoque atualizado, com ACURÁCIA, tem implicações de caráter legal pois há normas e leis com regulamentações sobre o INVENTÁRIO conforme o Conselho Federal de Contabilidade (CFC). E todas as empresas deverão apresentar o demonstrativo financeiro de forma periódica.
Manter o INVENTÁRIO DE ESTOQUE atualizado é vital para que os GESTORES tenham conhecimento dos itens estocados para tomar as decisões mais corretas.
ACURÁCIA
A palavra vem do inglês ACCURACY e significa a precisão em uma medição ou no resultado apresentado por um instrumento de medição física. Outras definições apontam que é proximidade entre o resultado de uma medida e o verdadeiro valor do que foi encontrado. Ou, ainda, o grau de exatidão demonstrado por uma tabela ou por uma operação.
O termo foi adaptado na LOGÍSTICA trazendo a proximidade de um resultado obtido com o seu valor real (uma referência). Quanto maior o nível de ACURÁCIA, mais próximo do valor real será o resultado encontrado.
A IMPORTÂNCIA DA ACURÁCIA
Para muitos especialistas, a ACURACIDADE DE ESTOQUE mostra a qualidade das operações, dos serviços prestados e os resultados que foram obtidos – no caso, a correta medição do estoque físico confrontado com o controle contábil. Outras opiniões afirmam que a ACURACIDADE DE ESTOQUE é apresentação do grau de confiabilidade na confrontação entre DADOS e INFORMAÇÕES do estoque registradas em um sistema e o ESTOQUE FÍSICO.
Outro ponto positivo se refere ao local do registro (o ENDEREÇAMENTO): o item estará no local, na quantidade lançado número de série, número de lote ou por qualquer outro método determinado e validado pelo PLANEJAMENTO.
O trabalho da LOGÍSTICA ganha em agilidade e com informações seguras para PICKING e expedição. Assim. a ACURACIDADE é vista como um dos indicadores de desempenho logístico mais importantes.
O CONTROLE E A ACURÁCIA
Em vista da importância da ACURACIDADE em relação à existência física dos itens, podemos afirmar que ela se inicia no trabalho de CONTROLE efetivo (informatizado ou manual). Ele antecipa distorções por impedir falhas e incorreções diversas como cadastramento, números de referência, requisições de compras, etiquetagem, recebimento, trocas, devoluções, saídas e vários outros tipos de problemas da LOGÍSTICA. O CONTROLE atua desde o CADASTRAMENTO e CLASSIFICAÇÃO até chegar ao cliente final (interno ou externo). No presente, é necessária a maior exatidão possível pois as empresas estão em um processo de GESTÃO que está movimentando um número cada vez maior de produtos.
Um INVENTÁRIO não tem ACURACIDADE quando o CONTROLE ou o lançamento no sistema não foram executados com correção. INFORMAÇÕES divergentes com a CONTABILIDADE fatalmente irão prejudicar as demais áreas da empresa – desde o nível de GESTÃO até os níveis operacionais.
Ou seja, decisões erradas, planejamento de estoques sem exatidão, compras sem bases corretas, atrasos na linha de produção e falta do produto para o cliente (interno ou externo).
VANTAGENS DA ACURÁCIA
Hoje as ORGANIZAÇÕES vêm procurando trabalhar com custos operacionais menores e estoques administrados para serem cada vez mais enxutos e equilibrados diante de um mesmo nível de demanda. O CONTROLE e as INFORMAÇÕES no sistema requerem um cuidado total para que os saldos dos estoques nos sistemas tenham total sintonia com os saldos físicos. O alto nível de ACURACIDADE de estoque tem como vantagens:
1 – Atualização Tecnológica: a troca dos antigos registros manuais por programas confiáveis de gestão de estoque (incluindo os coletores de dados, tabletes etc.) têm sido fundamentais para elevar o grau da ACURACIDADE e faz com que a empresa esteja sempre atualizada na área. O sistema acusa automaticamente os produtos faturados que saem do estoque e mostram o saldo atual. Da mesma maneira, o sistema registra a chegada de mercadorias e atualiza o saldo. Caso contrário, surgirão inconsistências.
2 – Implantação do inventário rotativo: a busca pelo nível de ACURACIDADE mais favorável tem feito muitas empresas mudarem a sua filosofia de trabalho. Aos poucos o INVENTÁRIO anual, tradicionalmente feito anualmente em dezembro, está sendo substituído pelo INVENTÁRIO ROTATIVO ou CONTAGEM CÍCLICA. Nesta modalidade de INVENTÁRIO a contagem é periódica em uma determinada quantidade de itens (apenas uma parte do estoque em ciclos conforme o PLANEJAMENTO). Pelo rotativo é possível atualizar o estoque físico e contábil com frequência e detectar distorções com antecipação. Assim, o processo será mais confiável e com a agilidade necessária para o INVENTÁRIO GERAL
3 – Ter nível de estoque adequado: a empresa poderá emitir pedidos de compra corretamente pelo sistema e adequar a quantidade e o valor relacionados de produtos em função da demanda (os resultados mais positivos de uma empresa poderão estar relacionados às compras feitas de modo mais inteligente).
4 – Aproveitamento do Espaço Físico: uma das grandes dores de cabeça para a ARMAZENAGEM se refere à capacidade de estocagem. AACURACIDADE poderá indicar se a capacidade de armazenagem está próxima ou não de atingir o máximo de sua de capacidade de estocagem ou solicitar alterações no LAY OUT.
Um ARMAZÉM (e mesmo um ALMOXARIFADO) são áreas onde há uma grande circulação de pessoas e produtos. O LAY OUT correto visa melhor aproveitamento físico para facilitar o acesso, permitir resultados positivos na distribuição do espaço para melhor controle e organização do trabalho.
O PLANEJAMENTO deverá prever a melhor forma da execução com segurança de operações de carga e descarga (com empilhadeiras, guindastes, carregadores etc.), acesso e verificação das pilhas ou prateleiras, entradas e as saídas dos materiais de acordo com a dimensão e peso, agilidade na separação de pedidos, estruturar o trânsito interno, cuidar da sinalização, estabelecer o endereçamento e manter equipamentos de segurança.
5 – Menor custo de estoque: este é um dos principais custos logísticos. O custo de estoque abrange o valor dos itens armazenados e todo o processo de operação que mantém os produtos estocados. O alto nível de ACURACIDADE de estoque diminui o retrabalho, permite maior agilidade nas operações, o aproveitamento do espaço disponível e da mão de obra.
Sugestão de Leitura
MAGALDI, MIGUEL AUGUSTO BRUM; PINTO. PAULO LAFAYETTE. Logística. Atualizando Conceitos. Editora ALL Print. Edição 1ª.. São Paulo, 2013.
RAZZOLINI FILHO, EDELVINO. Logística: Evolução na Administração – Desempenho e Flexibilidade. Editora Juruá. Edição 1ª. Curitiba, 2006.
WILKER, BRÁULIO SILVA. Gestão de Estoques: Planejamento, Execução e Controle. INDEPENDENTLY PUBLISHED – 2019.
