INTRODUÇÃO:
Cada vez mais, várias áreas de negócios vêm aplicando os KPI’S como uma ferramenta para analisar qualquer fase de um processo e avaliar os seus níveis de desempenho. Com os recursos disponíveis na TIC e softwares de gestão empresarial, é possível cruzar inúmeras INFORMAÇÕES e contar com uma base bem mais consistente para a TOMADA DE DECISÃO.
Dentro desta noção, de acordo com a necessidade, os GESTORES podem utilizar diversos KPI’S como padrão de análise e para a integração entre os diversos departamentos.
Os INDICADORES podem ter um grande valor para em busca de melhores resultados transformando tarefas, processos e métodos em uso.
Os KPI’S permitem reações, correções, apontam falhas e podem antecipar soluções para problemas. O trabalho da GESTÃO se torna mais racional para qualquer tipo de organização, sem improvisos e imediatismos.
UTILIZANDO OS KPI’S
Os INDICADORES CHAVE DE DESEMPENHO não são uma exclusividade de grandes corporações. Eles são importantes para qualquer tipo de organização, independentemente do seu tamanho e ramo de negócio. Eles propiciam decisões mais corretas, maior segurança e ajustes necessários.
KPI’S NO EMPREENDEDORISMO
Alguns fatores podem explicar por que o uso de KPI’S não é uma prática muito comum nas START’UPS e MICRO EMPRESAS.
1 – DESCONHECIMENTO: muitos EMPREENDEDORES POR OPORTUNIDADE, mesmo com uma formação mais refinada, não conhecem o assunto. O meio acadêmico, em geral, não tem por hábito abordar os INDICADORES CHAVE DE DESEMPENHO. E os indivíduos que se aventuram em PEQUENAS EMPRESAS, no TRABALHO INFORMAL, AUTO EMPREGO e no EMPREENDEDORISMO POR NECESSIDADE, na sua grande maioria, não têm a menor ideia do que seja um KPI.
2 – PRECONCEITO: para a maioria dos EMPREENDEDORES, os INDICADORES significam mais BUROCRACIA e só funcionam nas grandes empresas. Para eles o assunto é muito complexo, trabalhoso e toma o tempo disponível para as tarefas do dia-a-dia – alguns poucos CONTROLES (entenda-se MÉTRICAS) sobre compras, vendas e lucro já são suficientes (quanto entrou – quanto saiu – quanto sobrou!).
No entanto, ainda que estes empreendimentos se encontrem em uma fase inicial, os KPI’S são importantes para que os empresários tenham condições de avaliar a viabilidade do seu negócio. É uma etapa cheia de incertezas e alto risco, situação muito comum ao se iniciar um EMPREENDIMENTO. Porém, são parâmetros que servem de GUIA para definir de METAS, examinar gastos, bem como para o acompanhamento contínuo da evolução das operações. É uma excelente alternativa para verificar se a evoluindo está em um sentido mais seguro.
3 – ESCRAVIDÃO: por outro lado, também são frequentes os casos de EMPREENDEDORES que estão “escravizados” pela preocupação de estabelecer controles sobre as suas operações. Eles criam uma série enorme de INDICADORES e controles contendo muitas informações sem valor ou que, por falta de tempo, não são nem analisadas.
4 – O INVERSO É VERDADEIRO: há EMPREENDEDORES que estão “escravizados” pela preocupação com o dia-a-dia: captar e atender clientes, vender, negociar, receber, pagar etc. e não criam o hábito de analisar ou avaliar a sua própria situação e a condição em que sua empresa se encontra.
KPI’S NASMÉDIAS EMPRESAS
Esta é outra realidade em que a empresa já está mais evoluída.
Ela conta com produtos/serviços determinados, atua em um mercado estabelecido e requer processos internos mais consistentes (ou em fase de desenvolvimento).
Ao mesmo tempo, procura opções para expandir os negócios, aumentar os lucros e a rentabilidade – é por uma questão de sobrevivência. Mesmo com uma situação mais sólida e procurando criar uma estrutura mais adequada, a MÉDIA EMPRESA ainda apresenta um risco alto e incertezas quanto ao futuro.
A maneira de conduzir (ou gerenciar) suas atividades já não pode mais depender de anotações ou da intuição dos empresários. Nesta fase do seu CICLO a empresa necessita trabalhar com PLANEJAMENTO – ORGANIZAÇÃO – DIREÇÃO e CONTROLE contando com o suporte de INFORMAÇÕES corretas.
O uso de INDICADORES passa a ser importante para acompanhar o desempenho. Eles expõem com precisão o andamento das operações, mostram as modificações necessárias, o que está e o que não está trazendo resultados positivos e auxiliam na definição das METAS. É preciso concisão para evitar MÉTRICAS DE VAIDADE com DADOS e INFORMAÇÕES em relatórios inúteis.
KPI’S NASGRANDES EMPRESAS
Os problemas e os desafios são muito maiores. Na mesma proporção, a dimensão do trabalho e a extensão dos negócios exigem um gigantesco nível de informações, o que faz com que o volume de MÉTRICAS e de KPI’S sejam imensos.
Há muitos profissionais envolvidos na coleta de MÉTRICAS e nos processos decisórios nos mais diversos níveis da hierarquia. Essa diversidade vai requerer um grande esforço da GESTÃO no que concerne à organização. Neste cenário, os KPI’S cumprem o seu papel auxiliando na definição da ESTRATÉGIA da empresa, nas METAS dos DEPARTAMENTOS, nas METAS INDIVIDUAIS, no acompanhamento em tempo real do desempenho das diversas áreas, nas ações inovadoras e para chegar à eficiência corporativa.
CATEGORIAS DE KPI’S
Para que os INDICADORES realmente sejam úteis para a empresa, é necessário que os GESTORES e EXECUTIVOS tenham definido com clareza a estratégia, OBJETIVOS e METAS a ser conquistadas.
A partir deste ponto é possível criar diversos KPI’S voltados para o acompanhamento dos resultados, avaliação e TOMADA DE DECISÃO. Há vários tipos de INDICADORES que apresentam várias informações e, que segundo os especialistas, devem ser enquadradas em categorias:
1 – INDICADORES ESTRATÉGICOS: são os KPI’S para analisar os resultados previstos com os resultados obtidos. Ou seja, analisa como a empresa está diante dos objetivos que foram anteriormente estabelecidos e comparam a situação presente em relação ao que deveria ser.
2 – INDICADORES DE CAPACIDADE: fazem a mensuração da capacidade de resposta positiva de um processo em um determinado período de tempo.
3 – INDICADORES DE QUALIDADE: fazem parte da TQM (TOTAL QUALITY MANAGEMENT) verificando falhas, desvios, danos e na falta de conformidade ocorridos na fabricação de produtos ou na prestação de serviços.
4 – INDICADORES DE PRODUTIVIDADE: compara a produção na relação hora/máquina, homem/hora etc. apontando a necessidade de correções.
TIPOS DE KPI’S
Em sua área, cada GESTOR pode estabelecer as MÉTRICAS e KPI’S de acordo com a sua necessidade, utilidade ou em função das análises a serem efetuadas:
A TENDÊNCIA PARAOS KPI’S
O uso dos INDICADORES vem sendo ampliado além da ideia comum, entendida como uma ferramenta utilizada somente para monitorar e acompanhar o desempenho das organizações. Pesquisas recentes apontam para o aumento da sua eficácia através de maior TRANSPARÊNCIA e ALINHAMENTO mais efetivo dos KPI’S.
A TRANSPARÊNCIA dos KPI’S expressa um novo conceito no qual a empresa compartilha as MÉTRICAS mais importantes contribuindo para o efetivo ALINHAMENTO de todos os profissionais. Assim os departamentos ou áreas poderão conhecer quais são os INDICADORES de maior importância para as suas atividades, para planejar as mudanças com maior exatidão, de forma organizada e reativa.
