Sessão de Brainstorming

INTRODUÇÃO:

Não há receita fixa ou obrigatória para se preparar a reunião de BRAINSTORMING. O propósito é que a sessão produza variedade de ideias de forma SINERGÉTICA, com resultados e efeitos mais amplos do que seria obtido por esforços individuais. Só que o planejamento e a organização da reunião requerem alguns cuidados prévios do MEDIADOR para que o trabalho tenha EFICIÊNCIA e EFICÁCIA. E que a reunião também seja motivadora para que todos os membros estejam envolvidos no processo.

PROVIDÊNCIAS BÁSICAS

1 – O MEDIADOR: deve ser um profissional com conhecimento e experiência sobre o tema a ser abordado. Por exemplo, se o problema a ser estudado for sobre CONTABILIDADE não será conveniente convocar um engenheiro florestal como MEDIADOR.  Para que não haja dispersão ou desarmonia, é preciso um roteiro esclarecendo aos participantes cada etapa do processo.

2 – OS PARTICIPANTES: o MEDIADOR deverá relacionar e convocar um grupo de colaboradores com conhecimento e envolvimento direto com o tema da sessão (entre 5 e 20 indivíduos). Para registar as ideias produzidas e controlar o tempo, o MEDIADOR necessita de um ASSISTENTE. O tempo de duração segue conforme o andamento da sessão ou fica a critério do MEDIADOR.

3 – LOCAL: a forma mais comum para se realizar o BRAINSTORMING é reunir o grupo numa sala isolada e confortável, de preferência longe de fatores que causem qualquer tipo de interferência. O objetivo é criar um ambiente para o pensamento criativo.  O MEDIADOR deverá definir o espaço, o horário e organizar uma ambientação adequada.

Portanto, é essencial promover um clima igualitário, com uma atmosfera que libere as mentes que normalmente trabalham longe de atividades criativas, que não estimulam o raciocínio. O local também deverá contar com mobiliário e materiais necessários.     

4 – SENSIBILIZAÇÃO: num primeiro contato o MEDIADOR deverá “quebrar o gelo”, expor a todos os motivos para a realização da sessão, o problema a ser abordado, explicitar as regras básicas, as metas, a importância do trabalho e motivar a participação. Ainda nesta etapa, serão entregues todas as informações pertinentes ao problema para uma reflexão prévia. Já será possível pensar em diversas alternativas sobre a CAUSA, o EFEITO e as SOLUÇÕES.

BRAINSTORMING – AS QUATRO REGRAS

Quatro regras básicas vão procurar eliminar as inibições que acontecem visando ativar a produção de novas ideias e a sinergia para aumentar o processo criativo dos presentes (a CRIATIVIDADE é o resultado da associação de ideias).   

PRIMEIRA REGRA – Sem críticas: elas são altamente inibidoras. As ideias produzidas não deverão sofrer críticas ou pré-julgamentos de nenhum dos participantes. No decorrer da sessão todos devem ser ouvidos e incentivados a colocarem suas opiniões. A intenção é estimular os debates construtivos ampliando tudo o que for sugerido.

O MEDIADOR deverá ter extremo cuidado para que a sessão não seja contaminada pelos que tenham medo de expor ideias e nem dominada pelos que intimidam a participação dos demais. Cuidado: da CRÍTICA ao DEBOCHE a distância é muito curta! As críticas serão feitas no tempo oportuno, no qual todas as ideias são detalhadamente avaliadas.

SEGUNDA REGRA – Foco na quantidade: a preocupação agora é voltada para obter o maior número de ideias que podem desencadear outras ideias. Isto tornará o processo de avaliação e depuração altamente compensador. A maior quantidade de ideias geradas ampliará a chance se encontrar as melhores soluções.

TERCEIRA REGRA – Ousadia: o BRAINSTORMING também tem outra característica interessante. Muitos participantes consideram uma grande oportunidade de apresentar ideias que não teriam coragem de colocar diante de seus superiores. Na sessão, nenhuma ideia é idiota ou descabida. É o momento de ter ousadia: ideias que parecem sem nexo podem abrir caminhos: podem transformar padrões estabelecidos, novas formas de pensamento, soluções mais inteligentes e QUEBRAR PARADIGMAS. Este é o resultado por se observar o problema de outra perspectiva, com pontos de vista diferentes ou saindo da ZONA DE CONFORTO.

QUARTA REGRA – depurar ideias: no BRAINSTORMING a soma é 1+1= 3. Portanto, para que esta conta feche, o próximo passo é apresentar e fixar as propostas em folhas do “FLIP CHART” para a visualização de todos.

BRAINSTORMING – TRABALHANDO AS SOLUÇÕES

Após a troca de informações, identificação das possíveis CAUSAS do problema em estudo e da triagem das MELHORES ideias, já é possível evoluir com os trabalhos. Agora, é solicitado aos participantes que escreveram as CAUSAS numa ordem hierarquizada e as prováveis soluções.

Seguindo o mesmo critério, as ideias para a SOLUÇÃO do problema também serão debatidas e questionadas quanto à viabilidade, ao impacto (técnico e político), consequências, rapidez e custos envolvidos.

Se houver uma grande variedade de SOLUÇÕES, é sinal de que as CAUSAS não foram identificadas adequadamente ou houve a dispersão dos participantes. As ferramentas a serem usadas poderão ser escolhidas: Diagrama de ISHIKAWA, MIND MAPS (ou SEMANTIC MAPS), 5 POR QUES, SWOT, CHECKLIST, 5W2H etc.

Com base no resultado obtido a empresa poderá ter diversas alternativas para solucionar problemas ou aprimorar sua eficiência organizacional. E, segundo muitos especialistas, o efeito produzido sobre o CAPITAL HUMANO é muito importante para a MOTIVAÇÃO e participação em atividades que exijam a criatividade, PENSAMENTO LATERAL e raciocínio. Muito diferente das atividades do dia-a-dia.

BRAINSTORMING – 7 Receitas de OURO:

1 – Uma conversa por vez

2 – Quantidade é o que importa – criar o máximo de ideias

3 – Construir sobre as ideias dos outros

4 – Provocar ideias loucas

5 – Ser visual (ao máximo)

6 – Manter o FOCO sem dispersar do assunto

7 – Sem críticas e sem julgamentos

Sugestão de Leitura:

GODOY, MARIA HELENA P. C. Brainstorming – Como Atingir Metas. Editora Falconi. Edição 1ª. São Paulo, 2004.

OLIVEIRA, RODRIGO. Brainstorming: Gere ideias e propostas de solução…  Formato: eBook Kindle – Amazon Serviços de Varejo.