O Ciclo de Compras

INTRODUÇÃO:

Para qualquer empresa, o departamento de COMPRAS tem sido de importância estratégica nos últimos anos, independentemente do seu porte ou segmento.

Ao mesmo tempo, cresceu a necessidade de formar equipes com profissionais especializados, capacitados e que estejam preparados para efetuarem as aquisições mais favoráveis para o bom desempenho dos negócios, junto aos melhores fornecedores e pelos melhores preços. No presente, o perfil profissional também leva em conta o envolvimento no desenvolvimento de novos produtos, a busca de alternativas de novas fontes de suprimentos e a formação de parcerias.

O CICLO DE COMPRAS

Para a empresa poder contar com os materiais necessários e para que não haja a falta ou escassez de itens essenciais, a FUNÇÃO DE COMPRAS segue etapas de trabalho para a aquisição de materiais e produtos. Estas etapas, denominadas CICLO DE COMPRAS, seguem uma determinada lógica que dá andamento aos processos de aquisição e muitas vezes tem se tornado complexa e desgastante:

1 – RECEBER SOLICITAÇÕES DE COMPRAS

O primeiro passo dentro do CICLO DE COMPRAS é receber as REQUISIÇÕES DE COMPRAS, um documento emitido pelos demais departamentos e áreas da empresa (os CLIENTES INTERNOS) com as seguintes informações:

• Identificação completa do requisitante contendo: data/hora, assinatura autorizada, aprovação e conta na qual será debitado o custo.

• Especificação completa do material requisitado.

• Quantidade e unidade de medida.

• Prazo – data e local de entregue.

• Outras informações pertinentes que não deixem nenhuma margem de dúvida.

O profissional de COMPRAS, dependendo das normas da empresa deverá verificar o estoque disponível no presente ou se o serviço solicitado atenderá, de fato, suprir as necessidades sem prejudicar o orçamento da empresa.

2 – SELECIONAR FORNECEDORES

De acordo com os itens descritos na REQUISIÇÃO, é necessário consultar o BANCO DE DADOS de fornecedores e identificar, selecionar quais são os mais importantes, os aprovados e compatíveis para o trabalho de pesquisa e cotação:

– os que ofereçam serviços de qualidade.

– os mais flexíveis em uma negociação.

– os que tenham prazos favoráveis (pagamento e entrega).

– os que possam se tornar parceiros.

– os que possam criar uma relação em que as duas partes sejam beneficiadas.

3 – COLETA DE PREÇOS

É um trabalho de abordagem e pesquisa com os prováveis fornecedores e leva em conta: preço, especificações técnicas corretas, termos de qualidade, garantias e as condições de venda (entrega e forma de pagamento de acordo com orçamento e as possibilidades da empresa). A definição terá por base o equilíbrio entre os todos estes fatores. Normalmente, dependendo do tipo de produto, o requisitante e o departamento de compras estarão envolvidos na TOMADA DE DECISÃO.

4 – AVALIAÇÃO DAS PROPOSTAS

Nesta fase, as propostas de cada um dos fornecedores consultados são analisadas, não só em relação aos preços. O custo-benefício de cada um deles é avaliado com o objetivo de classificar quais (ou qual) os que estão mais indicados para atender às necessidades da empresa.

5 – EMISSÃO DO PEDIDO

O documento também é conhecido como OC – Ordem de Compra. Trata-se de uma oferta legal de compra que, uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal referente à entrega de produtos ou prestação de serviços segundo os termos e condições especificados nas negociações ou em um contrato de compra.

A OC é emitida tomando por base a REQUISIÇÃO e nas cotações. De acordo com as normas e regulamento de cada empresa, uma cópia da OC fica com o  departamento de compras, outra é enviada ao fornecedor e as demais são entregues para a contabilidade, para o requisitante e para a LOGÍSTICA providenciar a recepção e o correto armazenamento.

6 – ACOMPANHAMENTO

Cabe ao fornecedor a responsabilidade sobre a entrega seguindo as condições estabelecidas pela OC. O departamento de compras poderá acompanhar (rastrear) a entrega e verificar a pontualidade. Caso haja algum imprevisto, no cumprimento dos prazos de entrega, o departamento de compras deverá tomar todas as medidas possíveis, providenciar as alternativas e notificar os demais envolvidos.

Em geral, as medidas podem considerar a agilização do transporte, encontrar possibilidades de outras fontes alternativas ou uma atuação mais próxima ao fornecedor para a solução dos imprevistos e na reprogramação das atividades da empresa.  

O Departamento de Compras também tem a responsabilidade de atuar em conjunto com o fornecedor quando houver qualquer tipo de alteração no processo de entrega. A demanda por suprimentos é muito dinâmica e se modifica com frequência. Muitas vezes é preciso se adaptar às novas condições: acelerar ou atrasar a entrega ou mudanças de última hora. O fornecedor deve ser informado imediatamente para providenciar o que for preciso no tempo hábil.

7 – RECEBIMENTO E ARMAZENAGEM

Mas, é preciso conferir e verificar o material quanto a ocorrência de erros, discordâncias na quantidade entregue, qualidade, avarias etc. que solicitem troca ou devolução (sempre notificar os demais envolvidos).  

A – Caso tudo esteja conforme a OC, é preciso que a LOGÍSTICA direcione cada item para os seus devidos locais de armazenamento, para que não ocorram perdas ou danos.

B – Caso haja algum problema, o departamento de compras poderá reter ou devolver as mercadorias, entrar em contato urgente com o fornecedor, notificar os demais envolvidos e tomar providências para corrigir as falhas.  

8 – APROVAÇÃO DO PAGAMENTO AO FORNECEDOR

Caso o recebimento não tenha apresentado nenhuma divergência, a CONTABILIDADE deverá providenciar o pagamento seguindo a forma de negociação estabelecida com o fornecedor.

Sugestão de Leitura

PINHEIRO, ANTÔNIO MENDES; ALTO, CLÉLIO FERES MONTE; ALVES, PAULO CAETANO. Técnicas de Compras. Editora FGV. Edição 2ª. Rio de Janeiro, 2016.