INTRODUÇÃO:
Em 1933, ELTON MAYO afirmava em seu livro “THE HUMAN PROBLEMS OF AN INDUSTRIAL CIVILIZATION” que a fábrica deveria ser vista como um SISTEMA SOCIAL, não apenas econômico ou industrial.
Saindo da abordagem da TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS, podemos entender que o funcionamento de uma empresa (ou de uma fábrica) também poderia deveria ser visto como a movimentação de uma série de INFORMAÇÕES, a partir da coleta de DADOS (números e conteúdos que podem ser classificados em PRIMÁRIOS e SECUNDÁRIOS) em um processo diário e ininterrupto.
Os DADOS são trocados entre funcionários, governos, clientes, fornecedores, prestadores de serviços, terceirizados etc. e fazem com que os negócios tenham andamento e sustentabilidade. Portanto, as INFORMAÇÕES têm se tornado o ativo de alto valor estratégico através de uma GESTÃO competente de DADOS vindos das mais diversas fontes.
Origem: livros, revistas, jornais, INTERNET, STAKEHOLDERS, softwares, sindicatos, ONGS, SITES, operações, transações comerciais, clientes e diversas outras formas.
Entretanto, para que este universo não seja caótico ou sem valia, ele necessita de um trabalho de GESTÃO muito bem planejado, sistematizado, homogêneo, organizado e ter SEGURANÇA para ser usado por todos os envolvidos.
OBJETIVO DA GESTÃO DE DADOS
Esta atividade cuida, faz o gerenciamento e a guarda rigorosa dos DADOS existentes na empresa. Em uma ADMINISTRAÇÃO atualizada, eles são entendidos como um verdadeiro tesouro, com a capacidade de se transformar em INFORMAÇÕES para as decisões estratégicas.
A GESTÃO DE DADOS
A literatura disponível sobre este assunto é extensa. Mas, há algumas práticas que são básicas (ou até óbvias) para que as empresas administrem os DADOS de maneira efetiva e de forma mais profissional segundo sua CULTURA ORGANIZACIONAL, seus modelos de GESTÃO e Identidade Organizacional:
1 – Pessoas: a atividade requer profissionais com perfil de LIDERANÇA e, principalmente, com capacitação em processos, método e ferramentas.
O GESTOR da área, o responsável pelo planejamento e projeto define critérios de armazenagem, classificação, tecnologia, confiabilidade, confidencialidade, compartilhamento dos DADOS das INFORMAÇÕES etc.
2 – Avaliação do Cenário: o GESTOR da área poderá, a princípio, avaliar o cenário considerando:
● Se a empresa já possui alguma forma organizada (ou não) em um catálogo de DADOS e INFORMAÇÕES armazenadas. É preciso mudar? É preciso começar do ZERO? É preciso refazer tudo?
● Quais os processos, métodos, tecnologias e ferramentas em uso atualmente?
● Quais são as formas de classificação e de controle?
● Quais são os profissionais com ACESSIBILIDADE?
● Quais os critérios de CONFIDENCIALIDADE e de CONFIABILIDADE?
● Quais as formas de segurança?
3 – Integração: esta tarefa analisa como deverá ser feita a integração dos DADOS e INFORMAÇÕES através da análise do relacionamento entre as áreas da empresa, fornecedores, clientes, terceiros, órgãos governamentais, atividades em TRABALHO REMOTO etc. considerando as alternativas em longo prazo.
4 – Capacitação e Treinamento: o GESTOR da área deverá avaliar, em conjunto com o RH, as necessidades de treinamento e de capacitação na utilização dos DADOS e INFORMAÇÕES.
É para dar maior eficiência, credibilidade e menor incidência de erros na utilização dos equipamentos e na coleta, registro, armazenamento, compartilhamento e segurança.
5 – Monitoramento: é necessário monitorar todo o desenvolvimento e o andamento do projeto para efetuar melhorias constantes ou correções. Os DADOS e INFORMAÇÕES possuem uma dinâmica muito forte. Então, a GESTÃO deve estar sempre evoluindo para reduzir riscos e para desenvolvimento de sua INTELIGÊNCIA COMPETITIVA.
6 – Questões sobre Segurança: em conjunto com a ALTA ADMINITRAÇÃO, o profissional responsável pela GESTÃO DE DADOS poderá desenvolver políticas, processos e tecnologias para a estruturação dos DADOS e INFORMAÇÕES e aprimorar eficiência dos processos de GESTÃO, qualidade, utilização e segurança.
É fundamental na eficiência operacional e na garantia de confiabilidade das INFORMAÇÕES que darão o devido suporte na TOMADA DE DECISÃO.
A GOVERNANÇA é o exercício de autoridade e do controle que permitem o gerenciamento de DADOS seguindo o plano de trabalho, compartilhamento, arquitetura estabelecida, regras de segurança, níveis de qualidade, aspectos operacionais e tecnológicos.
O volume de DADOS tem apresentado um crescimento enorme e, portanto, o seu gerenciamento necessita ser inteligente e efetivo pelo uso de processos digitais. Porém, a tecnologia para SEGURANÇA das INFORMAÇÕES e do CONHECIMENTO que a empresa acumulou é prioritária por ser a base do sucesso nos resultados, produtividade e capacidade de crescimento.
6.1 – Confidencialidade: ela estabelece quem são os profissionais aptos e autorizados estejam para acessar determinados dados. Esta medida de segurança determina apenas quais os níveis hierárquicos e as áreas funcionais e os profissionais que podem ter o acesso a determinados DADOS.
6.2 – Integridade: manter a integridade dos DADOS garante que o conteúdo esteja protegido e em segurança em relação às ações externas e internas.
Muitas organizações adotam BACKUPS de arquivos armazenados com a finalidade de manter os documentos intactos.
6.3 – Disponibilidade: é preciso ter critérios ao definir quais DADOS e INFORMAÇÕES deverão estar amparadas por sistemas de proteção, mas, com a certeza de estarem em um endereço certo e no momento preciso para o andamento dos trabalhos.
6.4 – Autenticidade: partindo da ideia que o volume de DADOS tem apresentado um crescimento enorme, há uma grande preocupação quanto ao seu valor e AUTENTICIDADE. DADOS e INFORMAÇÕES sofrem frequentes alterações e mudanças que só poderão ser feitas por profissionais com permissões específicas. Esta norma de segurança evita que o material armazenado seja adulterado ou que tenham o conteúdo corrompido por colaboradores não autorizados.
6.5 – Confiabilidade: é preciso uma vigilância constante sobre as fontes de DADOS e INFORMAÇÕES para que elas sejam autênticas e confiáveis.
6.6 – Terceirização: a segurança dos DADOS e das INFORMAÇÕES vem exigindo um esforço muito complexo por parte das empresas: a preocupação com a perfeição, os profissionais envolvidos, custos etc.
Uma das alternativas que vem ganhando força no mercado é a contratação de empresas especializadas na segurança virtual e trabalham no monitoramento remoto dos sistemas. Estes TERCEIRIZADOS eliminam brechas, impedem ataques de hackers ou problemas relacionados à integridade dos arquivos ou mesmo para a capacidade de armazenamento restrita.
No presente, este tipo de serviço também já é acessível para pequenas e médias empresas que também consideram a possibilidade da terceirização da segurança em suas estratégias. No EMPREENDEDORISMO, este campo de trabalho tem sido muito atraente para a criação de START UP’S.
