INTRODUÇÃO:
Da mesma forma que várias áreas das empresas mudaram de conceito, a partir da metade da década de 1980, a Administração de Compras (ou Gestão de Compras) também passou por transformações.
Suportar pressões exercidas pelos Clientes Internos, administrar o incerto em prazos apertados na busca das melhores negociações com os FORNECEDORES, tem exigido métodos mais detalhados de trabalho.
Ela continua seguindo o que foi estabelecido pela empresa, sendo a tarefa responsável pela aquisição de matérias-primas, insumos, diversos materiais de consumo e mercadorias para revenda.
Contudo, a antiga e preconceituosa visão, que via COMPRAS como uma atividade burocrática e repetitiva, apenas um centro de despesas, ficou no passado. As recentes abordagens da ADMINISTRAÇÃO demonstram que sua GESTÃO se tornou importante, um centro de lucros e uma área estratégica nos negócios. Agora, a ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS é uma área chave da empresa que contribui para a produtividade e competitividade.
CONCEITOS DA ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS
No presente, as observações dos estudiosos analisam em profundidade a atividade: formas de organização, os requisitos para os profissionais, processos de negociação, características do bom negociador, fontes de fornecimento, uso de tecnologia e formação de banco de DADOS e INFORMAÇÕES, classificação de fornecedores, formas operacionais e parcerias. Análises mais detalhadas incluem cálculos de despesas com armazenagem, instalações, custo do estoque, depreciação, análise dos sistemas em uso etc.
Conceito Tradicional: negociar com os fornecedores com base no preço, prazos (de pagamento e de entrega) e qualidade. Porém, a preocupação principal era somente chegar ao menor preço possível.
Conceito Moderno: na atualidade, há uma preocupação maior com recursos financeiros da empresa.
Comprar bem, sem gastos desnecessários, pode melhorar resultados, eliminar o risco de interrupção de atividades por falta de materiais e reduzir custos. Outra preocupação está no estreitamento dos contatos com FORNECEDORES. Dependendo dos relacionamentos e das circunstâncias, eles podem se transformar em PARCEIROS de alto valor para a empresa.
A ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS não tem importância apenas para grandes empresas industriais ou grandes atacadistas, que dependem de enormes volumes de matéria-prima, materiais, insumos, mercadorias ou da prestação de serviços complexos.
“COMPRAR BEM” tem se tornado essencial para organizações de todos os ramos de atividade e tamanho.
É, de fato, uma questão estratégica. Para as pequenas, médias empresas e START UP’s, sem muito fôlego financeiro e pouca margem para cometer erros, o risco é muito maior.
No setor varejista, as circunstâncias são mais difíceis. É uma área que apresenta muitas flutuações, sazonalidade, produtos com data de validade etc. Além do mais, atua diretamente com o consumidor final: exigente, de gosto e preferências cada vez mais inconstante e difícil de fidelizar.
Quando o “COMPRAR BEM” foi não foi correto, o varejo é obrigado a fazer campanhas e promoções oferecendo os produtos por preços mais baixos. É a saída para recuperar recursos financeiros e para abrir espaço nos depósitos. No EMPREENDEDORISMO, um erro na GESTÃO DE COMPRAS pode ser fatal.
Cuidado: a ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS ganhou importância por poder realizar aquisições da forma mais eficiente possível. Os bens/serviços adquiridos (que significam recursos financeiros) junto aos fornecedores e relacionamentos construídos, vão se refletir nas vendas. Mesmo que a maioria das empresas acredite que o seu sucesso é vinculado com vendas, o lucro pode estar em “COMPRAR BEM”.
OBJETIVOS PRINCIPAIS DA GESTÃO DE COMPRAS
● – Suprir a empresa de forma equilibrada, mantendo o fluxo de produtos e serviços para atender todas as necessidades com controle mais rigoroso sobre os custos totais do produto final.
● – Selecionar e manter os melhores fornecedores, criando bons relacionamentos para a continuidade de suprimentos.
● – Efetuar as compras de formaeficiente (o melhor valor por cada centavo, possibilitando um desempenho economicamente superior).
● – Negociar com fornecedores visando o benefício mútuo.
● – Administrar estoques.
● – Acompanhar e monitorar tendências do mercado de suprimentos.
O PROFISSIONAL DE COMPRAS
A atividade atual passou a requisitar profissionais com QUALIFICAÇÃO, preparados com formação mais refinada e cultura geral mais ampla: formação em Administração, Logística ou Engenharia e com cursos complementares.
Além disso, dependendo da empresa, fluência em inglês ou o domínio de outras línguas. São requisitos ou diferenciais muito interessantes e de grande importância.
● – Excelente Habilidade Interpessoal. A função é importante e mais ampla por se relacionar praticamente com todos os departamentos da empresa. Portanto, as pressões por parte de seus CLIENTES INTERNOS são enormes.
● – Alto grau de Resiliência.
● – Bons conhecimentos em informática. As empresas contam com softwares e ferramentas operacionais a serem utilizadas pelo GESTOR DE COMPRAS no FOLLOW UP, gerenciamento de contatos e negociações, rapidez na comunicação e manutenção de um cadastro atualizado de fornecedores.
● – Conhecimento especializado sobre produtos e serviços.
● – Conhecimento e atualização sobre especificações técnicas, legislação, contratos, normas de fornecimento, transportes, logística, finanças e outros que estejam relacionados ao produto/serviço que a empresa necessita.
● – Visão HOLÍSTICA.
● – Uso das diversas ferramentas da Administração de Empresas.
● – Capacidade de Relacionamento para desenvolver novos fornecedores.
● – Grande capacidade de Negociação.
● – Além da formação mais refinada, é preciso ser organizado e ter habilidade em planejamento, redação de relatórios, criação de formulários e gestão das documentações. As compras devem ser realizadas no tempo certo, na quantidade certa e verificadas no recebimento.
● – O GESTOR precisa manter os suprimentos dentro de um fluxo constante, abastecendo a linha de produção, ou, se for o caso, a sua rede de lojas. Assim, ele evita excedentes sem necessidade, reduz custos e usa um mínimo de recursos financeiros.
● – Administrar contratos com os fornecedores, ter Ética nas negociações de forma justa, obtendo as melhores condições para a empresa: preços, prazos de pagamento, entregas e qualidade compatível.
● – O GESTOR precisa conhecer o FLUXOGRAMA e os detalhes da GESTÃO DOCUMENTAL da empresa.
INTERFACE NA GESTÃO DE COMPRAS
O GESTOR DE COMPRAS necessita estar integrado com as diversas áreas. Um dos seus grandes desafios é ter talento com a Habilidade Política e Habilidade Interpessoal em seus contatos.
Cuidado: a capacidade de administrar as pressões e permanecer num estado de tranquilidade é relacionada aos resultados do trabalho.
Praticamente, há INTERFACE com todos os departamentos da empresa (os CLIENTES INTERNOS):
● – Área Industrial (materiais, produção e manutenção).
● – LOGÍSTICA (é a INTERFACE mais intensa dentro de uma CADEIA DE SUPRIMENTOS: recebimentos, prazos, conferências, documentação e aprovação, administração de materiais, depósitos, almoxarifado, controle de estoques, trocas, devoluções etc.).
● – Finanças e Contabilidade (valores, limites financeiros, aprovação, formas de pagamento, Notas Fiscais, impostos etc.).
● – Administrativo (materiais de consumo).
● – Marketing/vendas (materiais promocionais).
● – Demais CLIENTES INTERNOS (solicitações dos departamentos em geral).
● – TIC (tecnologia para o processamento dos fluxos documentais e sistemas de INFORMAÇÕES que funcionem de maneira adequada).
O CICLO DE COMPRAS
Em geral, as atividades deste ciclo seguem uma forma de gestão de acordo com a filosofia de trabalho de cada organização:
● – Requisição de Compras do Departamento Solicitante (Cliente Interno).
● – Coleta de Orçamentos – Cotações.
● – Negociação com Fornecedores.
● – Definição do Fornecedor.
● – Emissão do PEDIDO DE COMPRA ou ORDEM DE COMPRA (OC).
● – Acompanhamento do PEDIDO e prazo de entrega.
● – Recebimento do Material.
● – Conferência com o pedido emitido.
● – Entrada no Estoque.
● – Direcionamento dos produtos.
● – Saída do estoque para destinação.
Sugestão de Leitura
ALMEIDA JUNIOR, SEBASTIÃO. Gestão de Compra.. Editora QUALITYMARK. Edição 1ª. Rio de Janeiro, 2009.
ALTO, CLÉLIO FERES MONTE; PINHEIRO ANTONIO MENDES; ALVES, PAULO CAETANO. Técnicas de Compras. Editora FGV. Edição 2ª. Rio de Janeiro, 2016.
BAILY, PETER; FARMER, DAVID; JESSOP, DAVID; JONES, DAVID. Compras – Princípios e Administração. Editora Atlas. Edição 1ª. São Paulo, 1999.
COSTA, ROBERTO FIGUEIREDO; DIAS, MÁRIO. Manual do comprador: Conceitos, técnicas e práticas indispensáveis: Conceitos, Técnicas e Práticas Indispensáveis em um Departamento de Compras. Editora Saraiva. Edição 5ª. São Paulo, 2012.
ARAÚJO, JORGE SIQUEIRA DE. Administração de Compras e Armazenamento. Editora Atlas. São Paulo, 1999.
