INTRODUÇÃO:
Administrar é uma tarefa exaustiva que vai exigir do GESTOR muita dedicação, planejamento, direcionamento, inspiração e transpiração. Então, cabe a ele o uso das diversas ferramentas disponíveis, pois a quantidade de informações e as mudanças que ocorrem rapidamente requerem do profissional, forçosamente, a preocupação em planejar e documentar.
A FERRAMENTA 5W2H:
É uma das ferramentas administrativas de maior importância e grande facilitador da GESTÃO. A FERRAMENTA 5W2H (ou PLANILHA 5W2H) pode ser aplicada com êxito em diversas situações, em qualquer organização, de qualquer porte, independentemente do mercado de atuação.
A 5W2H é um método muito simples que torna mais rápido todos os processos. É um modelo de planilha ou CHECKLIST com atividades a serem executadas mapeando de forma planejada e muito clara indicando o que será feito, porque, quem vai fazer, quando e onde. E quanto vai custar.
VANTAGENS:
Esta técnica vai dar qualidade ao planejamento de processos, controle da execução das tarefas e mostra os passos para garantir um trabalho bem-sucedido:
Economiza tempo e foca objetivos com maior exatidão.
A 5W2H coloca tarefas de maneira concreta e organizada.
Auxilia na tomada de decisões.
Pode mostrar as prováveis falhas de desempenho.
CRIANDO A PLANILHA:
A 5W2H prevê, a princípio, uma listagem dos problemas a serem resolvidos e as diversas ideias para sua solução ao responder às sete perguntas a seguir:
5W:
WHAT – O que será feito?
WHY – Por que será feito?
WHERE – Onde será feito?
WHEN – Quando será feito?
WHO – Por quem será feito?
2H:
HOW – Como será feito?
HOW MUCH – Quanto vai custar?
WHAT TO DO? – O que fazer?
É o tema e o problema especificando o objetivo. Define as ações a serem feitas, o que é preciso fazer tendo em mente as causas do problema.
WHY TO DO? – Por que fazer?
Verifica a justificativa para atingir o objetivo geral ou solucionar uma situação.
WHERE TO DO? – Onde fazer?
É a definição da abrangência esperada do local e espaços físicos que serão utilizados para as tarefas.
WHEN TO DO? – Quando fazer?
Determina prazos, cronogramas e define datas-limite para alcançar objetivos.
WHO WILL DO? – Quem vai fazer?
Determina as pessoas que farão parte das atividades e designa os responsáveis (escolher as pessoas certas, no lugar certo e atribuições certas em cada uma das ações).
HOW TO DO? – Como fazer?
Define em detalhes as fases necessárias, apresenta todo o processo ponto a ponto e descreve como as ações serão tomadas.
HOW MUCH – Quanto custa?
É a parte mais decisiva do processo. É um orçamento para investimentos necessários (recursos, equipamentos e mão de obra). Verifica o custo envolvido, viabilidade e retorno.
MONITORANDO O 5W2H:
Após a definição das 7 perguntas, o GESTOR também deverá tomar um cuidado adicional. Por uma questão de disciplina é extremamente importante verificar se o que foi planejado está sendo executado conforme o plano.
Muitos GESTORES contam com uma coluna a mais em sua PLANILHA para um controle mais preciso: observações, atualizações ou monitoramento do projeto para o acompanhamento das ações.
Cada etapa deve apresentar a situação atual e real das Tarefas:
Tarefa concluída, em andamento, em atraso, revisada, reagendada e outras situações.
VARIAÇÕES DO 5W2H:
5W1H sem a pergunta HOW MUCH.
5W3H que também considera a pergunta HOW MANY (quantos?).
6W2H que considera a pergunta WHOM (FOR WHOM – para quem?).
A 5W2H poderá ter um resultado ainda melhor ao ser utilizada com outras ferramentas: Análise SWOT, Matriz BCG, BENCHMARKING, PODC, 5 Forças de PORTER, Diagrama de ISHIKAWA etc.
Esta ferramenta, bastante útil para as empresas e precisa ser aplicada levando em conta as possibilidades de sintonia (INTERFACE) com as tarefas de outras áreas. O que pode ser uma solução para um departamento pode não ser para outro.
