INTRODUÇÃO:
Para qualquer ORGANIZAÇÃO, as INFORMAÇÕES geradas pelos sistemas são relevantes na compreensão, avaliação e análise ao servir de parâmetro para definir mudanças. Da mesma maneira, elas são um material de referência para qualquer modelo de gestão empresarial, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, na TOMADA DE DECISÃO e entendimento das mudanças e das demandas do mercado.
Muitos GESTORES não têm o devido reconhecimento e nem dão muita importância à INFORMAÇÃO ORGÂNICA. Boa parte deles se contenta com uma DECISÃO satisfatória. Em parte, isto pode ser justificado porque as INFORMAÇÕES são limitadas. Ou, em muitos casos, falta para o TOMADOR DE DECISÃO a exata percepção de que ela é valiosa na SOLUÇÃO DE PROBLEMAS, no aproveitamento de OPORTUNIDADES e em medidas de curto, médio e longo prazo.
INFORMAÇÕES INTERNAS E INFORMAÇÕES EXTERNAS
A principal função do administrador na empresa, em qualquer nível da hierarquia, é saber TOMAR DECISÕES. Portanto, ele deve OBSERVAR e ter atenção a tudo o que se passa nos AMBIENTE INTERNO e AMBIENTE EXTERNO tendo a maior quantidade possível de INFORMAÇÕES.
Isto é básico para qualquer profissional. Assim. é muito provável que ele identifique e analise situações e ameaças que solicitem ações corretivas ou preventivas (ANTECIPAR e não REAGIR).
A habilidade de lidar com diversas INFORMAÇÕES fará com que a ORGANIZAÇÃO tenha maiores possibilidades ao TOMADOR DE DECISÃO.
Segundo ANTÔNIO ARTUR DE SOUZA (et al. Análise da Satisfação de Usuários de Sistemas de Informações Contábeis. VI Simpósio de Gestão e Estratégia em Negócios Seropédica, RJ, 09/2008), a INFORMAÇÃO tem por características:
Relevância: quando reduz a incerteza, melhora a habilidade dos administradores em fazer previsões e permite corrigir ou confirmar suas expectativas.
Confiabilidade: quando a INFORMAÇÃO disponibilizada é atual, correspondendo à realidade que representa, sem erros.
Completude: quando inclui tudo o que o usuário precisa saber, sem omissão de aspectos importantes ou prolixa sobre a situação em questão.
Conveniência: quando é útil e oportuna.
Apropriada: quando possui um nível de detalhamento e formato adequado.
Verificável: quando permite que dois ou mais usuários tenham a mesma interpretação sobre o mesmo fato.
A INFORMAÇÃO para servir de base no processo de TOMADA DE DECISÃO necessita ser útil e relevante para a situação apresentada, portanto, aborde todos os fatos sem erros e na integra, o conteúdo tem que ser confiável e exposto de maneira clara e objetiva.
Para uma TOMADA DE DECISÃO efetiva, é necessário que o GESTOR tenha INFORMAÇÕES INTERNAS e INFORMAÇÕES EXTERNAS confiáveis e consistentes. É a melhor via que permitirá a redução das incertezas e minimizar erros com a precisão nos processos organizacionais. Para ter confiabilidade, as INFORMAÇÕES deverão ser selecionadas, tratadas, organizadas e acessíveis no momento oportuno.
1 – Informações Internas – As Variáveis Controláveis: permitem conhecer a ORGANIZAÇÃO fornecendo um diagnóstico da ARQUITETURA EMPRESARIAL. É o conhecimento profundo que a ORGANIZAÇÃO tem de si mesma, de seus processos, funções e atividades de cada área.
As INFORMAÇÕES INTERNAS poderão conter receita contra os pontos fracos.
Infelizmente, muito do que se pode encontrar como sendo Pontos Fracos no AMBIENTE INTERNO é uma consequência de omissão ou erros cometidos (a relação CAUSA X CONSEQUENCIA). Com o tempo, pequenos desvios se tornaram grandes problemas por que não tiveram a devida atenção para serem corrigidos.
2 – Informações Externas – As Variáveis Não Controláveis: é o conhecimento das INFORMAÇÕES EXTERNAS. São os componentes das OPORTUNIDADES e das AMEAÇAS (ou limitações) que vem de fora da ORGANIZAÇÃO.
São as Variáveis Ambientais – Econômicas: Taxa de Inflação, Juros, Mercado, Crescimento Econômico. Sociais: Nível de Renda e de emprego. Políticas: Leis, Política Monetária, Impostos e tributos e Instabilidade. Demográficas: Densidade, Mobilidade, Crescimento, Composição, Migração. Culturais: Nível de escolaridade, Estrutura educacional, Meios de Comunicação etc.
A INFORMAÇÃO ORGÂNICA
A literatura sobre o assunto ainda é escassa. Contudo, para muitos estudiosos as INFORMAÇÕES INTERNAS evoluíram em seu conceito e atualmente estão sendo denominadas como INFORMAÇÃO ORGÂNICA.
É o tipo de INFORMAÇÃO que é gerada internamente em uma ORGANIZAÇÃO. É produzida pelo produto de todas as funções organizacionais pelos próprios funcionários que, simultaneamente, produzem e consumem as INFORMAÇÕES.
É o resultado das funções e atividades administrativas, operações e transações e TOMADAS DE DECISÃO que são devidamente acumuladas e registradas (de forma física ou digital) seguindo os procedimentos da GESTÃO DOCUMENTAL e dos MANUAIS ADMINISTRATIVOS.
TIPOS DE INFORMAÇÃO ORGÂNICA
No ambiente corporativo há uma infinidade de fontes de INFORMAÇÃO ORGÂNICA disponíveis apenas para o interessa da própria ORGANIZAÇÃO: atas de reuniões, notas fiscais, balanços, planos e relatórios das diversas áreas funcionais, normas, procedimentos, regulamentos, diretivas, programas, contratos, CRM, Logística, distribuição física, estatísticas em geral, recrutamento e seleção de pessoal etc. Cada uma destas fontes de informações geradas internamente, sem nenhuma duvida, é um recurso de valor estratégico que poderá dar base aos GESTORES para diversas análises e TOMADA DE DECISÕES.
A importância da INFORMAÇÃO ORGÂNICA, disponível em todos os níveis da hierarquia, também se justifica por permitir que os profissionais localizem falhas, GAP’S, desvios e disfunções nos fluxos de INFORMAÇÕES que prejudiquem a EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL e o PROCESSO DECISÓRIO.
Outro aspecto muito interessante é que a INFORMAÇÃO ORGÂNICA tem o potencial para a redução de desgastes e conflitos no AMBIENTE ORGANIZACIONAL ao minimizar as incertezas e a insegurança. Bem administrada, a INFORMAÇÃO ORGÂNICA dá maior crédito ao processo decisório e na dinâmica dos profissionais envolvidos.
De acordo com CARVALHO e LONGO (2002, p.115): […] “a informação orgânica é um conjunto de informações sobre um determinado assunto, materializado em documentos arquivísticos que, por sua vez, mantêm relações orgânicas entre si e foram produzidas no cumprimento das atividades e funções da organização. As informações orgânicas, quando organizadas e ordenadas, formam os arquivos da instituição”. Fonte: MARTA LÍGIA POMIM VALENTIM (professora Titular da Universidade Estadual Paulista – Unesp). https://www.ofaj.com.br/colunas_conteudo.php?cod=514 acesso em 31/08/2022.
