INTRODUÇÃO:
No momento atual, as empresas procuram estabelecer ações que as tornem cada vez mais competitivas. Além das medidas, visando a redução de custos, o gerenciamento eficaz em todos os seus processos tem se mostrado uma providência primordial. De acordo com as formas de GESTÃO, as tarefas da armazenagem poderão ter um peso significativo no resultado de uma empresa e, portanto, as técnicas aplicadas deverão garantir o máximo de exatidão para oferecer economias significativas e maiores lucros. Sendo assim, cabe aos GESTORES a responsabilidade de administrar e organizar as tarefas do ARMAZÉM e do ALMOXARIFADO de forma irrepreensível. Um dos cuidados a serem tomados é sobre a INTERFACE e a coordenação entre os trabalhos de diversos departamentos envolvidos.
INTERFACES DA ARMAZENAGEM
INTERFACE é a designação dada à forma como acontece o processo de comunicação entre duas ou mais partes distintas e que não podem se conectar diretamente. Mas, em ADMINISTRAÇÃO, a INTERFACE pode ser entendida com o como o meio capaz de criar a COMUNICAÇÃO ou interação entre dois ou mais grupos com o objetivo de uma atuação coordenada. Em LOGÍSTICA as tarefas da CADEIA DE SUPRIMENTOS e da GESTÃO DE ARMAZÉNS têm sua devida importância, nenhuma se sobrepõe à outra e todas requerem um trabalho sincronizado.
O que poderá ser considerado como uma um “diferença” entre as tarefas é o nível de complexidade que, por sua vez, irá depender do tipo dos materiais que a empresa utiliza, dos bens que ela produz ou do seu ramo de atividade.
Uma das tarefas da ARMAZENAGEM é garantir que todos os itens recebidos fornecedores (o ESTOQUE) estejam disponíveis para suprir as necessidades da empresa.
O objetivo é obter exatidão quanto às quantidades, marcas, volumes, preços, pesos, qualidade, requisitos de integridade física e requisitos de integridade química. A INTERFACE compreende desde as informações recebidas do departamento de COMPRAS a respeito da programação de entregas pelos FORNECEDORES até a ARMAZENAGEM propriamente dita (para ressuprimento ou para o uso imediato).
É uma atividade que exige uma forte integração entre o departamento de COMPRAS, TRANSPORTADORAS, GESTÃO DE ESTOQUES e área FINANCEIRA/CONTABILIDADE.
A – Compras: é necessário que departamento de COMPRAS informe as datas e horários previstos para a entrega dos pedidos aos departamentos requisitantes, a EQUIPE responsável pelo recebimento eà portaria da empresa utilizando o agendamento de fornecedores. Estas providências serão úteis para evitar transtornos e para preparar a área de entrada e descarga dos materiais.
Será preciso que os responsáveis pelo recebimento verifiquem a capacidade de recebimento quanto ao espaço físico, o LAY OUT local e a estrutura, (DOCAS, RAMPAS ou as áreas apropriadas para a descarga), pessoal disponível e equipamentos necessários para a descarga e movimentação (empilhadeiras, paleteiras, talhas, carrinhos etc.).
Requisitante: uma das práticashabituais é notificar ao departamento de COMPRAS e ao departamento requisitante as ocorrências no RECEBIMENTO. Dependendo do caso, o Requisitante deverá estar presente na recepção, efetuar a inspeção e análises técnicas.
B – Transportadoras: os responsáveis pelo recebimento deverão notificar a transportadora sobre desavenças (mercadorias e documentação) e devoluções. Em caso de divergências, o contato com os FORNECEDORES são de responsabilidade do departamento de COMPRAS.
C – Gestão de Estoques: conhecendo com antecedência quais serão os tipos e as dimensões de materiais a serem recebidos, será possível planejar formas de ACONDICIONAMENTO mais corretas. O trabalho de RECEBIMENTO deverá ser sincronizado com as atividades de estocagem antecipando e a capacidade do espaço de armazenagem para melhor aproveitamento horizontal e vertical disponível (prateleiras, porta paletes etc.).
D – Finanças/Contabilidade: os responsáveis pelo recebimento deverão enviar as NOTAS FISCAIS (fatura) para pagamento ao FORNECEDOR caso não haja nenhuma irregularidade.
