INTRODUÇÃO:
A GESTÃO DE COMPRAS tem como finalidade básica prover os itens necessários para a empresa desenvolver suas atividades: matérias-primas, insumos, material de consumo ou produtos para revenda. Negocia com fornecedores por preços mais vantajosos, segue especificações, padrões de qualidade necessários, dentro dos prazos estabelecidos.
A tarefa do GESTOR segue um plano de trabalho definido, toma por base dados de períodos anteriores para projetar estimativas, analisa o nível de demanda dos produtos, a época do ano, as variações de preços e os níveis de estoque.
O TRABALHO DA GESTÃO DE COMPRAS
Administrar o departamento de compras não difere das ações das demais áreas da empresa. É uma das mais importantes funções na busca da relação custo-benefício.
A rotina do GESTOR de compras segue o FLUXOGRAMA, normas e procedimentos em relação aos formulários e documentos, controle e acompanhamento das solicitações de compras, tempo de espera do material, análise de desempenho da área de compras, Curva ABC, gestão de seus funcionários, orçamento do seu departamento e diversos relatórios gerenciais.
INTERFACE
É necessário manter uma comunicação constante e troca de informações confiáveis com os departamentos envolvidos.
O trabalho do GESTOR de compras, no entanto, necessita uma INTERFACE mais efetiva com:
● Administração de Materiais – acompanha e controla estoques, analisa suas flutuações e demandas (rotineiras ou eventuais) para o processo produtivo. Assim, acompanhando o estoque, mantém o equilíbrio reduzindo custos e gastos com aquisições desnecessárias ou aquisições muito antecipadas (evitar excessos ou faltas).
● Logística – trabalho de recebimento, conferência e devoluções. Também acompanha a organização e armazenagem dos produtos e auxilia no planejamento do espaço físico e condições de segurança para maior integridade dos produtos.
● Finanças/Contabilidade – limites de aprovação de compra, formas de pagamento negociadas, recebimento de notas fiscais, emissão de notas fiscais de devolução, contas a pagar, liquidação de débitos, valor dos itens estocados etc.
● Vendas – informa o andamento das aquisições e a disponibilidade de produtos a serem comercializados com os canais de distribuição ou, no caso do varejo, a disponibilidade a ser distribuída nos pontos de venda. Pelas características da atividade, o departamento de COMPRAS, talvez, seja a área que tenha o maior nível de relacionamentos com todos os componentes da empresa, ou seja, o maior número de CLIENTES INTERNOS.
CLIENTES INTERNOS
São entendidos como sendo os diversos departamentos que requisitam materiais necessários para tarefas rotineiras ou para atividades mais específicas.
A – O relacionamento dos Clientes Internos com COMPRAS tem início com o envio de REQUISIÇÃO ou SOLICITAÇÃO DE COMPRAS.
B – Necessidades: o CLIENTE INTERNO estabelece ou verifica a necessidade de aquisição em função da análise do estoque disponível, pela constatação do volume em estoque mínimo (ou de segurança), compras rotineiras, situação emergencial, por um aumento de demanda etc.
A partir da identificação do problema ou da necessidade o CLIENTE INTERNO emite e envia um documento denominado REQUISIÇÃO DE COMPRAS (ou Pedido Requisição ou Solicitação de Compras) ao setor de COMPRAS com o maior número de informações detalhadas e com qualidade, segurança, agilidade e clareza:
● Identificação correta do solicitante (requisitante).
● A data de emissão.
● A descrição da necessidade.
● As características gerais e especificação correta dos itens necessários.
● Fornecedor (ou Fornecedores).
● Quantidades.
● Prazos, datas de entrega e urgência.
C – Avaliação: ao receber a REQUISIÇÃO DE COMPRAS, o COMPRADOR analisa os itens solicitados pelo REQUISITANTE. Posteriormente esclarece as eventuais dúvidas junto ao REQUISITANTE com relação ao produto ou material antes de pesquisar ou entrar em contato com fornecedores (as informações deverão ter qualidade). Não existe um formulário padrão para a REQUISIÇÃO DE COMPRAS e cada empresa cria e emite o documento de acordo com sua necessidade.
D – Cotações: depois desta verificação preliminar, o COMPRADOR inicia o processo de busca no seu banco de dados pesquisando o histórico da aquisição dos itens solicitados, fornecedores habituais (ou não), parceiros e preços praticados. A busca pode ser pela Internet, em catálogos disponíveis ou através de fichas dos fornecedores para o produto/material ou serviço. Após esta filtragem inicia-se a próxima fase do processo de compras que é a cotação ou coleta de preços.
COLETA DE ORÇAMENTOS e COTAÇÕES
O COMPRADOR efetua um levantamento de orçamentos de fornecedores em diversas fontes. Na maior parte das empresas o comprador usa uma política de pesquisar e redigir no mínimo três e no máximo cinco orçamentos de diferentes fornecedores. Em alguns casos, se houver possibilidade, ele obtém uma amostra do produto para a verificação e análise da qualidade.
Na maioria dos casos, esta fase do trabalho requer que o REQUISITANTE (o CLIENTE INTERNO) esteja sendo constantemente informado a respeito do andamento das negociações e eventuais problemas. Da mesma forma, é preciso uma ligação com os FORNECEDORES para conseguir as melhores condições possíveis (preços, prazos, qualidade, garantia e entrega).
MAPA COMPARATIVO DE PREÇOS
É uma ferramenta gráfica para facilitar a pesquisa (cotação) ou a tomada de decisão para registrar o levantamento ou para efetuar uma compra. Contém os diversos fornecedores e os preços pesquisados.
Este tipo de relatório apresenta informações relevantes para a tomada de decisão do COMPRADOR a partir dos dados informados pelos fornecedores sobre o produto/serviço e demais condições. No MAPA constam preços, prazos de pagamento e entrega para que o comprador tenha base para avaliar qual a melhor decisão (no mínimo cinco fornecedores).
EMISSÃO DO PEDIDO DE COMPRA
A emissão de ordem de compra (OC) é feita pela empresa compradora, enviada ao fornecedor para que se faça um aceite da negociação. A partir do momento que seja aceito pelo fornecedor, a OC representa um contrato de compra com o fornecedor, contendo as informações negociadas, e todas as informações para controle da compra e entregas. Com este documento o COMPRADOR pode conferir as mercadorias no momento da chegada e desembarque.
● O COMPRADOR deverá fornecer as informações necessárias a todos os envolvidos no processo: Requisitante, Finanças, Contabilidade e Logística.
● O COMPRADOR deverá se manter informado de todo o processo de entrega da mercadoria. A rotina ainda prevê que a OC (com o número do Departamento de Compras) seja relacionada com uma (ou mais) Solicitação de Compras (com o número/identificação do Cliente Interno) previamente cadastrada.
RECEBIMENTO DO MATERIAL
CONFERÊNCIA COM OC, PEDIDO e NOTA FISCAL.
Nesta etapa do processo o Departamento de Compras tem um papel importante no Gerenciamento de Materiais. Partindo da ideia de que a OC é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, ela apresenta fielmente todas as condições e as características da compra efetuada. É o acordo que representa a negociação que foi realizada em relação a:
Materiais. Quantidades.
Especificações e Cubagem. Qualidade.
Frequência e programação das entregas. Prazos de entrega.
Preço. Prazos de pagamento.
Local de entrega. Tributação.
Espaço físico. Outros.
O RECEBIMENTO é a atividade certifica que os produtos recebidos estejam de acordo com as especificações constantes no PEDIDO DE COMPRA. Normalmente, este processo segue alguns passos comuns:
● – Notificar a portaria da empresa, com antecedência, para permitir a entrada e o recebimento do material sem perda de tempo para os envolvidos (o setor de recebimento, depósito e transportadora).
● – Simplificar a burocracia.
● – Orientar os profissionais envolvidos no processo.
● – Antever a capacidade do volume de entrega (inclui os períodos de maior demanda, evitando filas e perda de tempo de espera).
● – Antever locais de estacionamento ou de desembarque.
● – Verificar a documentação:
Número do Pedido/Ordem de Compra.
Notas Fiscais e os canhotos.
Descrição dos Produtos.
Verificar as quantidades ou volumes.
Verificar especificações corretas (cores, tamanhos, medidas, etc.).
Verificar danos (no transporte ou no recebimento).
Prazos e datas de validade de acordo com o que foi estabelecido.
Impostos.
Valor do frete.
● – Testes de laboratório (se for o caso).
NEGOCIAÇÃO – CONCEITO
A NEGOCIAÇÃO com os FORNECEDORES: a boa negociação é primordial e é considerada uma das mais importantes tarefas do setor de compras. Nesta etapa do processo o COMPRADOR deve ter habilidade para negociar preços, condições de pagamento, prazos de entrega etc. O COMPRADOR que fecha a negociação no primeiro preço ofertado, sem negociar, tem uma grande probabilidade de pagar mais caro, o que resulta em preços não competitivos e menor margem de lucro ou produtos de baixo giro no estoque (encalhados).
A palavra NEGOCIAÇÃO tem origem no latim, na Roma Antiga, da expressão NEGOTIATUS (negar o ócio – sem ócio – sem descanso).
É um assunto atual e muitos autores se dedicam a aprofundar as pesquisas sobre o tema, que faz parte da interação humana. Então, isto contribui para que a literatura sobre este assunto seja extensa e as definições variem de acordo com a visão de cada estudioso. NEGOCIAR é…
…a forma para os indivíduos minimizarem (ou eliminarem em definitivo) diferenças através do diálogo em busca de um acordo.
…o processo INTERPESSOAL (um diálogo) que visa o entendimento entre as partes. Pode ser simples ou complexo, rápido ou demorado, envolvendo duas ou mais pessoas (ou grupos de pessoas ou grupos de empresas).
…o processo que procura a aceitação de ideias, propósitos ou interesses para se chegar ao melhor resultado possível para as partes envolvidas.
…o processo envolvendo um simples e breve diálogo ou um longo e complexo processo de conversações entre as partes envolvidas.
Porém, a maioria dos estudos define NEGOCIAÇÃO como o meio pelo qual as pessoas (as partes envolvidas) buscam ENTENDIMENTO e CONSENSO.
NEGOCIAR É UMA ARTE
A experiência mostra que a todo tempo estamos dentro de um processo constante de NEGOCIAÇÃO (conscientemente ou inconscientemente – perceptível ou imperceptível). Chegar a um ponto comum, a um ACORDO, é uma tarefa complexa.
Por isso ela é vista como sendo uma ARTE por lidar com pontos de vista antagônicos e variados. E são poucas as pessoas que conseguem chegar a um acordo. Na maior parte das vezes, o que acontece é uma ACOMODAÇÃO.
Sugestão de Leitura
MIGUEL, FABIO LUÍZ PERES; FREITAS, WALTER; VILLAR, CRISTIANE BIAZZIN. Compras estratégicas: Construa parcerias com fornecedores e gere valor para seus negócios. Editora Saraiva. Edição 1ª. São Paulo, 2014.
COSTA, ROBERTO FIGUEIREDO; DIAS, MÁRIO. Manual do comprador: Conceitos, técnicas e práticas indispensáveis. Editora Saraiva. Edição 5ª. São Paulo, 2012.
ACCIOLY, FELIPE. Gestão de Estoques. Editora FGV. Edição 1ª. Rio de Janeiro, 2009.
ALTO, CLÉLIO FERES MONTE; ALVES, PAULO CAETANO; PINHEIRO ANTONIO MENDES. Técnicas de Compras. Editora FGV. Edição 1ª. Rio de Janeiro, 2009.
CAMPOS, AILTON H. M. Como Negociar Com Arte e Técnica. Editora Elimar. São Paulo, 1996.
