INTRODUÇÃO:
Seguir normas e procedimentos contidos nos MANUAIS ADMINISTRATIVOS é encarado, pela maioria das pessoas, como uma atividade que serve apenas para bloquear a criatividade. O assunto é tratado com a ideia de um conjunto de regras, de caráter mecanicista, e uma ferramenta burocrática.
No entanto, os MANUAIS ADMINISTRATIVOS não são criados para emperrar os trabalhos. Eles são desenvolvidos para orientar tarefas, dar coerência, padronizar rotinas e procedimentos ao coordenar processos existentes para dar QUALIDADE a todos os níveis da empresa. Então, é preciso mudar o conceito e considerar os MANUAIS ADMINISTRATIVOS como uma das FERRAMENTAS DA GESTÃO que promove a disseminação de INFORMAÇÕES e orientações.
Outras opiniões afirmam que o objetivo dos MANUAIS é o correto direcionamento das TAREFAS e PROCEDIMENTOS adotados nos processos administrativos, operacionais e financeiros facilitando o uso de documentos, formulários e fluxogramas.
São importantes por refletirem a CULTURA ORGANIZACIONAL da empresa e o seu teor tem influência no modo como as operações são organizadas e executadas. Apresentam um conjunto de normas, atividades, políticas, procedimentos internos, funções, objetivos, instruções e orientações a serem seguidas e cumpridas pelos colaboradores (individualmente ou em conjunto).
Os MANUAIS também registram e transmitem CONHECIMENTO ao servirem de instrumento de instrução, COMUNICAÇÃO e coordenação. E, como o próprio nome diz, tem que estar ao alcance da mão. Além do mais, permitem um entendimento que comprova que as áreas da empresa não são simples frações ou módulos independentes. As áreas são relacionadas e fazem parte do resultado final em um produto/serviço. Os MANUAIS evitam o retrabalho e operações ineficientes.
O “COMO FAZER”
Deixando de lado as conceituações, os MANUAIS ADMINISTRATIVOS têm como sua mais importante finalidade ensinar COMO FAZER as atividades, com orientação FORMALIZADA para um departamento, setor ou para a empresa como um TODO. O processo de MANUALIZAÇÃO de uma organização (considerada por muitos como BUROCRATIZAÇÃO) é reunir DADOS e INFORMAÇÕES numa disposição sistematizada e segmentada, seguindo critérios rigorosos que minimizem a margem de erro.
O processo é configurado como um instrumento FACILITADOR do funcionamento e não como um COMPLICADOR.
Os MANUAIS fazem parte da GESTÃO DO CONHECIMENTO e ampliaram o seu espaço nos estudos de ADMINISTRAÇÃO e na formação da INTELIGÊNCIA ORGANIZACIONAL.
FINALIDADES DOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS
São focados na eficiência para obter menores custos ao seguir uma direção uniforme em uma sequencia lógica, racional e compreensível a todos. Portanto, ao descrever as funções e atribuições de cada área (com um índice ou sumário), os MANUAIS ADMINISTRATIVOS deverão ter flexibilidade e uma redação simples, concisa, clara e eficiente…
…estabelecendo a hierarquia, o grau de autoridade, amplitude e responsabilidade dentro dos níveis em uma visão geral da empresa.
…orientando como fazer as tarefas e a sua finalidade.
…economizando tempo e esforço nos trabalhos como um veículo de INFORMAÇÃO para os usuários.
…operando como meio de ligação e coordenação com outras organizações.
…trazendo instruções autênticas, necessárias e suficientes.
…em um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição.
O DESENVOLVIMENTO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS
A primeira fase define o objetivo do MANUAL e o profissional responsável pelo seu desenvolvimento. O projeto envolve algumas etapas:
1 – Análise da empresa:
– Estabelece contatos pessoais e entrevistas com a DIRETORIA.
– Seleciona fontes de informações e meios digitais.
– Faz o levantamento completo dos formulários, documentos, manuais em uso, organogramas, fluxogramas etc.
– Utiliza observação direta ou questionários.
2 – Plano:
– Define recursos materiais, recursos humanos e um cronograma de atividades.
– Analisa e filtra informações.
– Analisa a veracidade e a importância do material existente.
3 – Redação: é preciso ter muito cuidado com o texto: o teor deverá ser claro, conciso, sem duplicidades e com vocabulário formal. O uso de termos técnicos só é conveniente para áreas específicas. Nesta fase também será possível prever a validade e estabelecer como serão feitas as eventuais alterações ou atualizações e a quantidade de exemplares.
4 – Produção: concebe o LAYOUT, formato, formulários, índice geral, capa, cores, diagramação, material e a aprovação pela DIRETORIA etc.
5 – Impressão: cuidado com a qualidade (sem improvisos), encadernação adequada e custos.
6 – Envio: o material deverá ser enviado às áreas, setores e unidades aos cuidados dos responsáveis. Cada MANUAL deverá ter instruções de uso e um acompanhamento para avaliar sua eficácia. 7 – Atualização: é necessário o cuidado com a manutenção e atualização do material. As atualizações podem ser feitas por meio de revisões, troca das folhas corrigidas, novas edições, cancelamentos etc.
CLASSIFICAÇÃO
Os GESTORES necessitam avaliar corretamente a necessidade e a importância de desenvolver e manter a base para as melhores formas de trabalho. Na ADMINISTRAÇÃO moderna, os MANUAIS são classificados levando em conta suas funções, as diferentes necessidades e as estruturas das empresas.
A – MANUAL DE POLÍTICAS E DIRETRIZES: direciona as ações dos níveis mais elevados da hierarquia. Estabelecem políticas, níveis de organização e orienta a DIRETORIA/ALTA GERÊNCIA (os executivos responsáveis) sobre o modo de agir da empresa, na condução dos negócios e na filosofia de trabalho. Este MANUAL envolve a Política Comercial (Marketing e Vendas), RSE (Responsabilidade Social Empresarial) e o relacionamento com a COMUNIDADE, Política na GESTÃO DO CAPITAL HUMANO, Política de produção e Política financeira.
B – MANUAL DE ORGANIZAÇÃO: mostra a maneira formalizada como a empresa está organizada em suas atividades e as relações entre os diferentes departamentos (ou unidades). O MANUAL DE ORGANIZAÇÃO define com clareza deveres e responsabilidades relacionadas a cada um dos cargos, estabelece níveis de autoridade e responsabilidades de cada unidade.
C – MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS: descreve detalhadamente o desenvolvimento e a operacionalização das atividades que compõem os diversos sistemas funcionais.
Este MANUAL estipula critérios e procedimentos para a uniformidade na execução dos trabalhos.
Ao mesmo tempo, coordena as atividades dos departamentos de maneira racional:
– Normas: trazem orientações e instruções para determinadas atividades comuns às unidades da empresa.
– Procedimentos: apresentam o detalhamento das atividades.
– Formulários: mostram todos os documentos em uso no processo administrativo.
– Fluxograma: é a representação gráfica dos procedimentos.
– Anexos: são informações referentes a assuntos mais específicos com tabelas, circulares internas, documentos, textos, leis ou assuntos gerais.
D – MANUAL DE INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS: contém instruções mais específicas sobre determinadas atividades de cada área. O objetivo é permitir a maior qualificação, treinamento e capacitação para os colaboradores.
As INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS contêm objetivos básicos, informações sobre cargos/funções, a relação das tarefas básicas e sua interação com as tarefas de outros cargos/funções. Poderão incluir procedimentos para a avaliação dos trabalhos.
E – MANUAL DE INTEGRAÇÃO: apresenta aos colaboradores recém-contratados as informações sobre a empresa de forma a permitir o rápido entendimento:
– Histórico, produtos, serviços e as atividades desenvolvidas.
– O sistema de autoridade, hierarquia e os profissionais do quadro gerencial.
– Normas de comportamento, convivência, ética e a filosofia de trabalho. – Direitos e deveres, benefícios concedidos, incentivos e serviços à disposição dos funcionários.
F – MANUAL DO EMPREGADO: utilizado pelos níveis intermediários e inferiores (independentemente do grau de instrução) contendo orientações gerais e informações diversas.
G – MANUAL DE FORMULÁRIOS: cria ou altera os métodos do trabalho administrativo, muda formulários, LAYOUT e FLUXOGRAMA. FORMULÁRIOS não atuam de forma isolada e formam uma sequencia de comunicação de informações para as MÉTRICAS, KPI’S, TOMADA DE DECISÕES e demais atividades.
H – MANUAIS PADRONIZADOS: apresentam as especificações pré-determinadas para logística, vendas, compras, controle de qualidade, desenvolvimento de produtos etc.
REQUISITOS DOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS
● Ter sua real necessidade avaliada.
● Conter um Índice de assuntos.
● GLOSSÁRIO (dicionário com termos técnicos).
● Ter redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível com linguagem bem objetiva.
● Ter distribuição a todos os usuários (por área de trabalho).
● Ser material de consulta formalizado dentro da GESTÃO DO CONHECIMENTO.
● Passar por revisões, atualizações contínuas e ter flexibilidade: é comum a ocorrência de mudanças nos processos – eles transformam ou se tornam obsoletos com o passar do tempo.
PRINCIPAIS VANTAGENS
O conhecimento mais aprofundado da ORGANIZAÇÃO, em relação às suas normas e procedimentos, vai diminuir a ineficiência e elevar a competitividade. E, contrariando o senso comum, os MANUAIS podem dar maior rapidez e também se transformar em material de estudo e treinamento:
● Auxiliam na visão do fluxo de atividades da empresa
● São as fontes formais da informação sobre o trabalho.
● Definem critérios e padrões.
● Sendo o instrumento de consulta e orientação corretas, eliminam divergências.
● Permitem a adequação e coerência nos procedimentos dentro das várias unidades da empresa.
PRINCIPAIS DESVANTAGENS
● De maneira geral eles são pouco flexíveis.
● Perdem o valor se não forem revisados e atualizados constantemente.
● São inúteis quando trazem conteúdos muito sintetizados.
● São inúteis quando trazem muitos detalhes e redação inadequada.
● Os MANUAIS ADMINISTRATIVOS são um MEIO e não a FINALIDADE do trabalho.
● Os MANUAIS ADMINISTRATIVOS não resolvem todos os problemas.
PRECAUÇÕES
MANUAIS são muito úteis até o momento em que eles se tornam um fardo. Os maiores problemas são o excesso de regras, formalismos, documentos e perda de tempo. A BUROCRACIA é necessária para qualquer tipo de organização. Mas, o apego exagerado às NORMAS e REGULAMENTOS faz com que elas se tornem a prioridade absoluta.
Cuidado: Os MANUAIS favorecem a integração de diversos subsistemas na ORGANIZAÇÃO com base na realidade da sua CULTURA ORGANIZACIONAL. Em muitos casos, há a tendência das NORMAS e REGULAMENTOS deixarem de ser um MEIO de trabalho para se transformarem no OBJETIVO do trabalho.
O que não pode acontecer é a empresa se tornar refém dos MANUAIS…
MANUAIS ELETRÔNICOS
Os MANUAIS ADMINISTRATIVOS são ferramentas importantes para o trabalho dos GESTORES e, ao contrário do que muitos afirmam, eles não são uma prerrogativa das grandes corporações.
Da mesma maneira que ocorre com a GESTÃO DOCUMENTAL, os MANUAIS ADMINISTRATIVOS são instrumentos de controle e avaliação imprescindíveis para micro, pequenas e médias empresas, evidentemente, dentro da sua realidade e do seu volume de trabalho. Muito do insucesso das empresas pode ser explicado pelo DESCUIDO com estes aspectos (inclusive para STARTUP’S e profissionais que atuam em HOME OFFICE).
O desenvolvimento da Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), com os recursos da informática, vem oferecendo inúmeras alternativas para facilitar a elaboração e implantação dos manuais. Os MANUAIS ELETRÔNICOS são elaborados com maior rapidez, atualizados e disponibilizados aos interessados pelas redes de computadores disponíveis na empresa.
Cuidado: A PANDEMIA do CORONAVÍRUS COVID–19 e a urgência para conciliar a ADMINISTRAÇÃO às novas circunstâncias de um cenário de DISTANCIAMENTO SOCIAL (que elevou o volume das TRANSAÇÕES DIGITAIS) forçou a reavaliação de todas as formas de trabalho. O NOVO NORMAL não eliminou a necessidade da GESTÃO DOCUMENTAL e dos MANUAIS ADMINISTRATIVOS. Com certeza, estas ferramentas se tornaram mais enxutas, mas, não foram extintas! O NOVO NORMAL deu espaço para novas soluções bem mais simples e de forma veloz e prática.
Sugestão de Leitura
DIAS, SÉRGIO VIDAL DOS SANTOS. Manuais de Controle nas Empresas: Padronização dos Processos e Procedimentos Organizacionais. Editora Juruá. Edição 1ª. Curitiba, 2018.
OLIVEIRA, DJALMA DE PINHO REBOUÇAS DE. Sistemas, Organização e Métodos: Uma abordagem gerencial. Editora Atlas. Edição 19ª. São Paulo, 2010.
D´ASCENÇÃO, LUIZ CARLOS M. Organização, Sistemas e Métodos: Análise, Redesenho e Informatização de Processos Administrativos. Editora Atlas. Edição 1ª. São Paulo, 2001.
CURY, ANTÔNIO. Organização e Métodos: Uma Visão Holística. Editora Atlas. Edição 7ª. São Paulo, 2000.
